Синтетический и аналитический учет товаров в организации

Для отражения движения товарно-материальных ценностей, приобретенных в качестве товаров для последующей реализации, предназначен основной, активный, материальный счет 41 «Товары».

Данным счетом пользуются, в основном, организации торговли и общественного питания, каковым и является предприятие.

Оприходование прибывших на склад товаров тары отражается по дебету счета 41 «Товары» в корреспонденции с кредитом счетов 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и 42 «Торговая наценка» (при учете товаров по продажным ценам) на разницу между стоимостью приобретения и стоимостью по продажным ценам (скидки, накидки). Транспортные (по завозу) и другие расходы по заготовке и доставке товаров относятся с кредита счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» в дебет счета 44 «Расходы на реализацию».

Стоимость оплаченных товаров, оставшихся на конец месяца в пути (не прибывших на склад), в конце месяца может отражаться по дебету счета 41 «Товары» и кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (без оприходования этих товаров на склад). В начале следующего месяца эти суммы сторнируются и числятся на текущем счете как дебиторская задолженность по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» [5].

Поступление товаров и тары возможно отражать в учете с использованием счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» в порядке, аналогичному порядку учета соответствующих операций с материалами.

Если выручка от продажи отпущенных (отгруженных) товаров определенное время не может быть признана в бухгалтерском учете, то до момента признания выручки эти товары учитываются на счете 45 «Товары отгруженные». При фактическом их отпуске (отгрузке) производится запись по кредиту счета 41 «Товары» в корреспонденции со счетом 45 «Товары отгруженные».

При признании в бухгалтерском учете выручки от продажи товаров их стоимость списывается со счета 41 «Товары» в дебет счета 90 «Доходы и расходы по текущей деятельности».

Товары, переданные для переработки другим организациям, не списываются со счета 41 «Товары», а учитываются обособленно.

Типовым планом счетов бухгалтерского учета к счету 41 «Товары» предусмотрены следующие субсчета:

• — 41/1 «Товары на складах»;
• — 41/2 «Товары в розничной торговле»;
• — 41/3 «Тара под товаром и порожняя»;
• — 41/4 «Покупные изделия»;
• — 41/5 «Товары, переданные для подготовки на сторону»;
• — 41/6 «Предметы проката».

На субсчете 41−1 «Товары на складах» учитывается наличие и движение товарных запасов, находящихся на оптовых и распределительных базах, складах, в кладовых организаций, оказывающих услуги общественного питания, овощехранилищах, холодильниках и т. п.

На субсчете 41−2 «Товары в розничной торговле» учитывается наличие и движение товаров, находящихся в организациях, занятых розничной торговлей (в магазинах, палатках, ларьках, киосках и т. п.) и в буфетах организаций, занятых общественным питанием. На этом же субсчете учитывается наличие и движение стеклянной посуды (бутылок, банок и др.) в организациях, занятых розничной торговлей, и в буфетах организаций, оказывающих услуги общественного питания.

На субсчете 41−3 «Тара под товаром и порожняя» учитываются наличие и движение тары под товарами и тары порожней (кроме стеклянной посуды в организациях, занятых розничной торговлей, и в буфетах организаций, оказывающих услуги общественного питания).

На субсчете 41−4 «Покупные изделия» организации, осуществляющие промышленную и иную производственную деятельность, пользующиеся счетом 41 «Товары», учитывают наличие и движение товаров (применительно к порядку, предусмотренному для учета производственных запасов). Поступление товаров можно отражать в учете с использованием счетов 15 «Заготовление и приобретение материалов» и 16 «Отклонение в стоимости материалов» в порядке, аналогичном порядку учета соответствующих операций с материалами.

Аналитический учет по счету 41 «Товары» ведется по ответственным лицам, наименованиям (сортам, партиям, кипам), а в необходимых случаях и по местам хранения товаров.

Таблица 2.4 — Корреспонденция счетов бухгалтерского учета по поступлению товаров от поставщиков

В условиях перехода к рыночной экономике ведение бухгалтерского учёта основывается на самом широком использовании средств вычислительной техники. Эти даёт возможность создавать автоматизированные рабочие места (АРМ) бухгалтера на базе персональных компьютеров. Организация АРМ бухгалтера является важным резервом дальнейшего совершенствования учётной работы, значительно повышает возможность использования учётной информации в управлении предприятиями торговли и общественного питания.

Автоматизация учёта требует дальнейшего развития его методологии, применения более совершенных форм бухгалтерских регистров, разработки технологического процесса ввода и обработки экономических данных, сокращения документооборота, создания массивов постоянной информации.

Автоматизация учета материалов на складе.

Особенно важно в настоящее время располагать компьютерами, позволяющими создавать автоматизированные рабочие места. Автоматизация на предприятии обеспечивает: контролируемый ввод и вывод информации; организацию хранения учетной информации на внешних носителях; защиту информации от несанкционированного доступа; семантическую целостность и защиту от физического разрушения хранимой учетной информации; поиск, арифметическую и логическую обработку информации; обмен с другими информационными объектами. В этом случае товары приходуются кладовщиком сразу же при поступлении товарно-материальных ценностей на склад. И только после оприходования отпускаются в расход по цене приобретения. Автоматизация склада позволила существенно улучшить учет товаров на предприятии, а также сократить трудоемкость.

Отлаженная работа с поставщиками.

Также на предприятии необходимо наладить работу с поставщиками товаров. Заказы на приобретение товаров должны делаться только после того, как одобрен выбор поставщика. Для этого в организации можно составить специальные перечни поставщиков, что сокращает время, расходуемое на поиск необходимой информации и при повторе заказа существенно снижает затраты отдела снабжения. Такой перечень должен постоянно пополняться новой информацией о товарах или возникающих проблемах с действующими поставщиками. Для проведения объективного анализа должна быть разработана методика, которая максимально бы предоставляла алгоритм выбора и оценки поставщиков на основании выполнения установленных критериев по конкретным позициям. Товары закупаются на основании 3-х основных критериев: цена, качество и сроки.

В связи со всем вышеизложенным для о предприятия собенно важно:

• — вести оценку и повторную оценку поставщиков с целью определения наиболее выгодных для него партнеров;
• — определить критерии оценки поставщиков.

Проверка качества, укомплектованности поставок при получении товаров.

Информация о необходимых товарах формируется на уровне бригады и передается начальнику отдела материально-технического снабжения. Контроль закупленных товаров на данном предприятии осуществляется только визуально — по количеству и качеству. Этого может оказаться не всегда достаточным. При выявлении брака осуществляется замена товара. При необходимости, оформляется претензия, а в особых случаях — отказ от покупки у данного поставщика с последующим исключением данного поставщика из действующего реестра поставщиков. Нужно описать требования к закупаемой продукции и в дальнейшем осуществлять контроль закупаемых товарно-материальных запасов согласно этим требованиям.

Соблюдение условий хранения материалов.

На предприятии относительно высок риск порчи товара и тары на складе. Это характеризуется тем, что на данном предприятии только частично соблюдается принцип соответствия в учете товарных операций. Этот принцип требует:

• — отражения в учете поступления, выбытия, внутреннего перемещения товаров и тары, результатов их инвентаризации в том отчетном периоде, в котором совершены хозяйственные операции, проведена инвентаризация;
• — единства оценки поступивших и выбывших товаров, что обуславливает списание с материально ответственных лиц выбывших товаров и тары по тем же ценам, по которым они были оприходованы по отчет;
• — тождества оприходованных ТМЦ одним и списанных в расход другим материально ответственным лицом при их внутреннем перемещении, что достигается встречной проверкой этих данных по товарным, товарно-транспортным накладным по отдельным операциям и в регистрах бухгалтерского учета за отчетный месяц;
• — соответствия учетных и отчетных данных фактическому наличию товаров и тары, что обеспечивается их инвентаризацией и отражением в учете выявленных отклонений: оприходованием излишков и списанием (возмещением) недостач и потерь товаров и тары;
• — тождества данных натурально-стоимостного и стоимостного учета, аналитического и синтетического учета товаров и тары, что обусловлено отражением одной и той же информации на счетах бухгалтерского учета и обеспечено проверкой соответствующих учетных данных в регистрах бухгалтерского учета.

Соблюдение всех пунктов этого принципа позволит своевременно отразить в учете хозяйственные операции, выявить арифметические ошибки, предупредить случаи злоупотребления и недостач товаров, получить объективную и достоверную информацию.

Для того чтобы минимизировать вероятность порчи товара и тары на складе, нужно соблюдать правила пожарной безопасности, а также исключить хранение товаров на открытом воздухе. Необходимо минимизировать потери товара в результате краж, злоупотреблений, порчи, а для этого нужно правильно организовать охрану складских помещений.

Принцип непрерывного совершенствования — это важнейший инструмент для организаций, умеющих гибко приспосабливаться к постоянно меняющейся обстановке.

В целом учет движения товаров в организации ведется по правилам бухгалтерского учета (синтетический учет ведется на соответствующих счетах, а аналитический — в предусмотренных для этого документах).