Учет поступления товаров

Товары, поступающие на предприятия оптовой и розничной торговли, должны иметь сопроводительные документы, предусмотренные условиями поставки товаров и правилами перевозки грузов. К основным документам, подтверждающим поступление товаров, относятся: накладная, товарно-транспортная накладная, железнодорожная накладная, авианакладная, коносамент, счет-фактура, счет.

Накладная выписывается материально ответственным лицом при оформлении отпуска товаров со склада и при принятии товаров в торговой организации. Количество экземпляров выписываемых накладных зависит от разных факторов: условий получения товара покупателем, вида организации поставщика, места передачи товара и др.

Накладная подписывается материально ответственными лицами, сдавшими и принявшими товар, и заверяется круглыми печатями организаций поставщика и получателя.

При доставке товаров автомобильным транспортом в качестве сопроводительного документа выступает товарно-транспортная накладная, состоящая из двух разделов: товарного и транспортного.

Железнодорожную, авианакладную и коносамент выписывают при доставке товаров соответствующим видом транспорта. В качестве сопроводительных документов поступающих товаров могут служить и другие документы. Так, поступление товаров с распределительных складов предприятий розничной торговли оформляется накладной, а при перевозке грузов автотранспортом — специализированной товарно-транспортной накладной № 1-т (торговля), 1-т (кольцо), типовой межведомственной формой № 1-т.

В зависимости от особенностей товаров и условий поставки к товарно-транспортной накладной могут прилагаться другие документы, следующие с грузом. К железнодорожной накладной могут быть приложены спецификации и упаковочные листы, о чем делается отметка в накладной. При отправке товара по железной дороге в контейнерах оформляется «Накладная на перевозку груза в универсальном контейнере» .

Для оплаты поступающих товаров на предприятиях торговли могут быть использованы «Счет-фактура» или «Счет» .

Оприходование поступивших товаров оформляется путем наложения штампа на сопроводительном документе: товарно-транспортной накладной, счете-фактуре, счете и других документах, удостоверяющих количество и качество поступивших товаров.

Товары, поступившие на предприятие без сопроводительных документов или с их частичным отсутствием, принимаются комиссией и оформляются приемным актом .

Для получения товаров со складов и баз поставщиков материально ответственным лицам выдается доверенность.

В случае выявления при приемке товаров расхождения по количеству и качеству с данными сопроводительных документов приемной комиссией с обязательным участием материально ответственного лица и представителя поставщика (возможно составление акта в одностороннем порядке при согласии поставщика или его отсутствии) составляется «Акт об установлении расхождений в количестве и качестве при приемке товарно-материальных ценностей». Акт составляется в двух экземплярах: один — для учета движения материальных ценностей, другой — для направления претензионного письма.

Внутреннее перемещение товаров между структурными подразделениями проводится на основании распоряжения руководителя предприятия и оформляется накладной.

Первичные приходные и расходные документы служат основанием для составления товарного отчета.

В приходной части товарного отчета отражается в стоимостном выражении остаток товаров на дату составления предыдущего отчета и поступление товаров и тары по каждому сопроводительному документу с указанием источника поступления товара, номера и даты документа, суммы поступивших товаров.

В расходной части товарного отчета подсчитывается общая сумма расхода товаров за отчетный период.

В оптовых организациях товарные отчеты могут содержать сведения об остатках, приходе и расходе по каждому наименованию товаров как в стоимостном, так и в количественном выражении.

В соответствии с Планом счетов наличие и движение товаров, являющихся собственностью оптовых и розничных торговых предприятий, учитывают на счете 41 «Товары». Счет активный, инвентарный, основной. По дебету счета 411. сальдо (н) — остаток товаров на начало отчетного периода; 2. Поступление товаров; 3. Сальдо (к) по дебету. По кредету счета — выбытие, списание товаров.

На счете 41 учитывают также покупную тару и тару собственного производства, кроме инвентарной, служащей для производственных и хозяйственных нужд и учитываемой на счете 01 «Основные средства» .

К счету 41 могут быть открыты субсчета:

• 41/1 «Товары на складах» ;
• 41/2 «Товары в розничной торговле» ;
• 41/3 «Тара под товаром и порожняя»
• 41/4 «Покупные изделия» и др.

На с/с 41/1 учитываются наличие и движение товарных запасов, находящихся на оптовых и распределительных базах, складах, в кладовых предприятий общественного питания, овощехранилищах, холодильниках и т. п.; на с/с 41/2 — наличие и движение товаров, находящихся на предприятиях розничной торговли (в магазинах, палатках, ларьках, киосках и т. п.) и в буфетах общественного питания. На этом же субсчете отражаются наличие и движение стеклянной посуды (бутылок, банок и др.) на предприятиях розничной торговли и в буфетах предприятий общественного питания; на с/с 41/3 — наличие и движение тары, как находящейся под товаром, так и свободной, за исключением стеклянной посуды на предприятиях розничной торговли и в буфетах предприятий общественного питания; на с/с 41/4 — организации, осуществляющие промышленную и иную производственную деятельность учитывают наличие и движение товаров (применительно к порядку, предусмотренному для учета производственных запасов).

В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета аналитический учет товаров ведется по каждой торговой единице (магазину), а внутри ее — по материально ответственным лицам, наименованиям (сортам, партиям, кипам). По отдельным видам товаров аналитический учет осуществляется по каждой единице товара. Материально ответственные лица (заведующие складами, заведующие секциями склада, кладовщики или другие работники предприятия) ведут учет товаров на складе (их поступления, движения внутри склада и выбытия за пределы склада), как правило, в натуральном исчислении. Наряду с натуральным учетом на практике возможно одновременное использование и стоимостного учета.

Организация учета товаров на складе зависит от разных факторов: способа хранения, объема хранимых товаров и их ассортимента, применяемой вычислительной техники.

Основными способами хранения товаров являются партионный, сортовой и по наименованиям.

Партионный способ предполагает хранение поступающих на склад предприятия товаров по партиям. Под партией понимается совокупность товаров, поступающих по одному транспортному документу. В составе партии могут быть разные по наименованиям и сортам товары.

При этом способе хранения партионный учет товаров на складе осуществляется в партионных картах, выписываемых на каждую партию материально ответственными лицами в двух экземплярах и регистрируемых в партионных книгах. Один экземпляр партионной карты остается на складе, а второй — передается в бухгалтерию. Основными реквизитами этой карты являются: дата открытия партионной карты; номер и наименование приходного товарного документа; наименование, артикул, сорт товара;

количество или масса; дата выбытия товара; количество или масса выбывшего товара; номер расходного документа; дата закрытия партионной карты.

Партионная карта закрывается при условии полного выбытия товаров по конкретной партии. Материально ответственное лицо, закрыв карту, передает ее в бухгалтерию для проверки.

При сортовом способе товары хранятся в разрезе каждого наименования по сортам. Вновь поступившие на склад предприятия товары складируются в местах хранения также в разрезе их наименований по сортам. На каждое наименование и сорт товара открывается карточка количественно-суммового учета, в которой отражаются остатки, приход и расход товара. Для этих же целей могут быть использованы товарные книги.

Записи в карточках количественно-суммового учета или товарных книгах производятся на основании приходных и расходных документов, прикладываемых к товарным отчетам материально ответственными лицами.

При незначительном объеме хранимых товаров и ограниченном их ассортименте ведение складского учета осуществляется непосредственно в товарных отчетах.

Ввиду специфичности приобретения, хранения, реализации товаров, а также ведения расчетов по ним и особой ценности отдельных товаров (изделия из золота, платины и других драгоценных металлов и драгоценных камней, автомобили, дорогостоящая бытовая техника, вычислительная техника) аналитический учет товаров в комиссионной торговле осуществляется по каждой единице товара. Аналитический учет товаров в бухгалтерии при партионном способе осуществляется во втором экземпляре партионной карты, переданной материально ответственным лицом. По данным партиоиной карты составляется оборотная ведомость, итоги которой сверяются с оборотами и сальдо счета 41 «Товары» (в стоимостной оценке) и с данными складского учета (в натуральном выражении).

При сортовом способе хранения товаров аналитический учет товаров в бухгалтерии осуществляется в карточках количественно-суммового учета или в товарных книгах, на основании которых составляются оборотные ведомости. В этих ведомостях по каждому наименованию и сорту товаров в натуральном и стоимостном выражении указываются остаток на начало и конец месяца, приход и расход. Итоги ведомости сверяются с сальдо счета 41 «Товары».

Инструкцией по применению Плана счетов предусмотрено, что на предприятиях розничной торговли, снабжения и сбыта товары оцениваются по розничным (продажным) ценам или по покупной стоимости. Положением по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» (ПБУ 5/98) (п. 12) оценка товаров по розничным ценам распространяется только на предприятия розничной торговли. Избранная предприятием оценка товаров должна быть зафиксирована в учетной политике предприятия.

Если учет товаров, являющихся собственностью торгового предприятия, ведется на счете 41 по продажным ценам, то возникает необходимость в учете образующейся разницы между продажной и покупной ценами. Такая разница представляет собой торговую надбавку (скидки, накидки) и учитывается на счете 42 «Торговая наценка». Регулирующий, контрарный, пассивный. По кредету счета 42: 1. Сальдо (н) — торговая наценка на остаток товаров; 2. Торговая наценка на поступившие товары; 3. Сальдо (к) торговая наценка на остаток товаров. По дебету счет 42 записей не имеет.

На предприятиях общественного питания на счете 42 учитываются суммы торговых скидок и накидок на продукты питания и товары, находящиеся в кладовых, буфетах, на кухне, а также суммы, прибавленные в установленном порядке к стоимости кухонной и буфетной продукции по продажным ценам.

На счете 42 учитываются также скидки, предоставляемые поставщиками торгующим организациям на возможные потери товаров, а также на возмещение дополнительных транспортных расходов.

К счету 42 могут быть открыты субсчета:

При оприходовании товаров на суммы торговых и дополнительных скидок (накидок) счет 42 кредитуется, на суммы торговых и дополнительных скидок (накидок) по товарам, реализованным, отпущенным или списанным вследствие естественной убыли, брака, порчи, недостачи и т. п., дебетуется.

В соответствии с Планом счетов товары, приобретаемые в собственность торговым предприятием, предварительно могут учитываться по дебету счета 15 «Заготовление и приобретение материалов» с последующим списанием с кредита этого счета в дебет счета 41 покупной стоимости фактически оприходованных товаров. Использование в учете счета 15 должно быть зафиксировано в учетной политике предприятия.

В соответствии с п. 19 Инструкции ГНС РФ от 11.10.95 г. № 39 «О порядке исчисления и уплаты налога на добавленную стоимость» (в редакции последующих изменений и дополнений) сумма налога на добавленную стоимость, подлежащая внесению в бюджет организацией оптовой торговли, определяется как разница между суммами налога, полученными от покупателей за реализованные товары (работы, услуги), и суммами налога, уплаченными поставщикам этих товаров и материальных ресурсов (работ, услуг), стоимость которых относится на издержки производства и обращения.

Учет товаров в организациях оптовой торговли ведется на счете 41 «Товары» по стоимости приобретения без налога на добавленную стоимость.

Суммы НДС по приобретенным товарам отражаются по дебету счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям», активный по дебету счета 19 1. Сальдо (н) — остаток налога НДС; 2. НДС на поступившие товары; 3. Сальдо (к) — остаток налога на конец периода. По кредиту счета 19 — зачет НДС из бюджета, (соответствующий субсчет) в корреспонденции со счетами учета расчетов — 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» расчетный, пассивный. По кредету счета 60 1. Сальдо (н) — остаток задолженности поставщикам (кредиторская задолженность) на начало периода; 2. Увеличение задолженности при поступлении товара; 3. Сальдо (к) — остаток кредиторской задолженности на конец отчетного периода. По дебету счета 60 — уменьшение задолженности, при перечислении денег поставщику. 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». Счет активно-пассивный. По дебету счета 76 1. сальдо (н) — остаток дебеторской задолженности на начало периода; 2. Увеличекние дебеторской задолженности; 3. Сальдо (к) — остаток дебеторской задолженности на конец периода. По кредету — уменьшение дебеторской задолженности. На счете 76 отражается и кредиторская задолженнсть. Увеличение кредиторской задолженности по кредету, уменьшение — по дебету. Счет 76 имеет развернутое сальдо, т. е. сальдо дебетовое и кредитовое. В балансе дебеторская задолженность отражается в Активе по статье «Дебеторская задолженность». Кредиторская задолженность счета отражается в Пассиве баланса по статье «Прочие кредиторы».

Чтобы отнести сумму НДС по приобретенным товарам в дебет счета 19, сумма налога на добавленную стоимость должна быть выделена отдельной строкой в первичных учетных документах (счетах, счетах-фактурах, накладных и т. п.), а на их основании и в расчетных документах (поручениях, требованиях-поручениях, реестрах чеков и реестрах на получение средств с аккредитива и т. п.). В этом случае суммы НДС у оптовых организаций по поступившим и оприходованным товарам, приобретенным для перепродажи, принимаются к зачету после их фактической оплаты поставщикам независимо от факта реализации этих товаров.

В соответствии с постановлением Правительства РФ от 29.07.96 г. № 914 непременным условием для возмещения НДС из бюджета является наличие счета-фактуры, поступившего от поставщика, оформленного и зарегистрированного в книге покупок в соответствии с требованиями постановления.

В случае, когда в первичных учетных документах, подтверждающих стоимость приобретенных товаров, сумма налога на добавленную стоимость не выделена отдельной строкой либо отсутствует счет-фактура с выделенной в нем суммой НДС или же он не зарегистрирован в установленном порядке, начисление ее расчетным путем не производится. При этом приобретенные товары приходуются на счет 41 «Товары» по полной стоимости приобретения.

Также не принимаются у покупателя к зачету суммы налога на добавленную стоимость, а товары приходуются на счете 41 «Товары» по полной стоимости покупки при приобретении товаров на предприятиях розничной торговли, у населения, а также у предпринимателей без образования юридического лица, поскольку индивидуальные частные предприниматели не являются плательщиками налога па добавленную стоимость.

Если товары приобретаются у предприятия-изготовителя или другой оптовой организации за наличный расчет (при этом должен соблюдаться предельный размер расчета наличными), то при наличии приходного кассового ордера и накладной на отпуск товаров, с указанием суммы НДС отдельной строкой, а также счета-фактуры, составленного и зарегистрированного в установленном порядке, налог на добавленную стоимость отражается по счету 19 и относится на расчеты с бюджетом в общеустановленном порядке.

В отличие от организаций оптовой торговли организации розничной торговли учитывают приобретаемые товары на счете 41 «Товары» по полной стоимости приобретения, включая налог на добавленную стоимость, уплаченный поставщикам этих товаров.

В бухгалтерском учете делаются следующие проводки:

а) оприходованы товары от поставщика:

Д сч. 41 К сч. 60 (76) — на полную стоимость товаров, включая НДС;

б) оплачен счет поставщика товаров:

Д сч. 60 (76) К сч. 51 — на сумму счета, включая НДС.

Товары, не являющиеся собственностью торгового предприятия, учитывают на забалансовых счетах. Если товары приняты предприятием на ответственное хранение, то для учета их наличия и движения используют счет 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение» .

Предприятия-покупатели учитывают на счете 002 товары, принятые на хранение, в случаях получения от поставщиков ценностей, которые:

предприятие отказалось оплатить;

не оплачены и запрещены к расходованию по условиям договора до их оплаты;

приняты на ответственное хранение по прочим причинам.

Предприятия-поставщики учитывают на счете 002 оплаченные покупателями товары, которые в виде исключения оставлены на ответственное хранение, оформленные сохранными расписками, но не вывезенные по причинам, не зависящим от поставщиков.

На счете 002 учитывают также товары, поступившие по бартеру, до отгрузки встречного товара.

Товары учитываются на счете 002 в ценах, предусмотренных в приемосдаточных актах, счетах-фактурах и др.

Аналитический учет по счету 002 ведется по предприятиям-владельцам, по видам, сортам и местам хранения.

Если товары поступили на торговое предприятие по договору комиссии (поручения) и являются собственностью комитента (доверителя), то их учет осуществляется на забалансовом счете 004 «Товары, принятые на комиссию». Учет товаров на этом счете ведется в ценах, предусмотренных в приемосдаточных актах и счетах-фактурах.

Аналитический учет по счету 004 ведется по видам товаров и предприятиям-собственникам (комитентам или доверителям).

Документ — это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.

Все хозяйственные операции, проводимые организацией должны оформляются оправдательными документами, согласно п. 1 ст. 9 Федерального закона РФ «О бухгалтерском учете» [1, с. 8]. Эти документы являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичный документ составляется в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее окончания (Приложение 4,5).

Документ (бухгалтерский) — письменное свидетельство на право совершения хозяйственных операций и доказательство действительного их совершения.

Бухгалтерскими документами оформляются любые хозяйственные операции в той последовательности, в какой они совершаются, при этом:

• — обеспечивается сплошной непрерывный учет всех объектов учета;
• — юридическое обоснование всех бухгалтерских записей, которые делаются на основании документов, имеющих доказательную силу;
• — использование документов для текущего контроля и оперативного руководства хозяйственной деятельностью организации;
• — обеспечивается контроль над сохранностью собственности, так как документами подтверждается материальная ответственность работников за доверенные им ценности;
• — происходит укрепление законности, поскольку документы служат основным источником сведений для последующего контроля правильности, целесообразности и законности каждой хозяйственной операции при документальных ревизиях.
• — правильности, целесообразности и законности каждой хозяйственной операции при документальных ревизиях.

Создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота, согласно п. 15 «Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» .

Рабочие документы самого торгового предприятия являются документами четвертого уровня в системе нормативного документирования, в зависимости от назначения и статуса. Основными из них являются:

• — документ по учетной политике предприятия;
• — утвержденные руководителем формы первичных учетных документов;
• — графики документооборота;
• — утвержденный руководителем План счетов бухгалтерского учета;
• — утвержденные руководителем формы внутренней отчетности.

На большинстве предприятий ограничиваются составлением приказа по учетной политике. Остальные рабочие документы или отсутствуют (графики документооборота, формы внутренней отчетности), или не утверждены руководителем (формы первичных учетных документов, План счетов). Следует согласиться с мнением Кондракова Н. П., что: «Подобные организации грубо нарушают порядок ведения бухгалтерского учета, установленный Законом „О бухгалтерском учете“ и другими нормативными документами» .

Первоначально Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете было утверждено приказом Министерства Финансов СССР от 29.07.1983 г. №Ю5.

Организацию системы документооборота на предприятиях торговли освещают Бабченко Т. Н. и Жбанова Л.Л.

На предприятиях оптовой торговли отчеты должны содержать сведения об остатках, приходе, расходе каждого наименования товара в стоимостном и количественном выражении. В товарном отчете, как и при розничной торговле, записывается каждый документ в отдельности с указанием поставщиков, покупателей, даты и номера документа, а также стоимость товаров и тары по учетным ценам, указываются остатки товаров и тары на начало и конец отчетного периода. В настоящее время распространен учет на компьютере с помощью бухгалтерских программ, и поэтому во многих организациях аналитический учет товаров ведется только в бухгалтерии.

Руководители предприятий и главные бухгалтеры могут выбрать тот способ отчетности материально ответственных лиц, который наиболее полно соответствует потребностям данной организации и закрепить его в составе информации об учетной политике.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Товары, приобретаемые организацией торговли для перепродажи, могут поступать непосредственно к ней на склад, а могут приниматься торговой организацией вне собственного склада. Осуществляя приемку на своем складе, организация торговли может заверить сопроводительный документ своим штампом, в этом случае не требуется доверенность. Проставление штампа на сопроводительном документе означает, что торговая организация приняла товары.

Если же приемка осуществляется вне склада покупателя (на складе поставщика, на железнодорожной станции, пристани, в аэропорту), то получение товара осуществляется материально-ответственным лицом организации торговли по доверенности, обязательно с предъявлением паспорта. Доверенность является необходимым документом, она подтверждает право материально-ответственного лица торговой о…

При получении и отпуске товарно-материальных ценностей по доверенности печать организации-получателя на накладной не ставится, так как ею заверена доверенность. Получение товаров удостоверяется подписью лица, которому выдана доверенность, причем эта подпись должна быть идентична указанной в доверенности (Приложение 6).

Порядок приемки товаров и ее документальное оформление зависят от места приемки, характера приемки (по количеству, качеству, комплектности), от степени соответствия договора поставки сопроводительным документам (наличие или отсутствие) и так далее. Приемка товаров по количеству в оптовой торговой организации предусматривает проверку соответствия фактического наличия товара данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных и (или) расчетных документах. Порядок приемки товаров в торговле регулируется:

• — положениями главы 30 «Купля-продажа» ГК РФ;
• — Инструкцией о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству, утвержденной Постановлением Госарбитража СССР от 15 июня 1965 года №П-6, (если такой порядок предусмотрен договором поставки);
• — Инструкцией о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству, утвержденной Постановлением Госарбитража СССР от 25 апреля 1966 года №П-7, (если такой порядок предусмотрен договором поставки) и др.