Проверка наличия и состояния документов

Проверка наличия и состояния документов является одним из основных видов работ в архивах. Это самый эффективный, хотя и очень трудоемкий вид деятельности по совершенствованию организации хранения и учета дел. Результаты проверки наличия, обеспечивающие получение достоверных данных об объеме и состоянии дел, позволяют наиболее рационально планировать всю дальнейшую работу по обеспечению сохранности документов.

Проверка наличия и состояния документов проводится в целях установления:

• — фактического наличия единиц хранения и соответствия их количеству, числящемуся по описям (книга учета и описания).
• — выявление документов, подлежащих различным видам реставрационной и технической обработки.

Таким образом, в ходе проверки наличия комплексно решается ряд важных задач по сохранности и учету документов.

К ее целевому назначению относятся:

• 1. определение фактического количества дел, находящихся на хранении;
• 2. выявление и устранение недостатков в учете документов;
• 3. выявление необнаруженных дел и проведение их розыска;
• 4. выявление и учет документов, имеющие различные дефекты носителя и текста и требующих улучшения физического состояния.

Проверки наличия и состояния документов проводятся в плановом порядке (цикличные) и единовременно (внеочередное).

Первоначально вопрос о сроках проверки наличия документов строго не регламентировался. В правилах работы государственных архивов 1962 г. не было закреплено определенной периодичности проверки наличия фондов. Но к концу 1970;х гг., после кражи документов в одном из центральных государственных архивов, пришли к выводу о необходимости пересмотра сложившихся подходов к проведению этой работы. В 1977 г. были основные правила работы государственных архивов 1984 г., устанавливающие жесткую периодичность проверки наличия фондов, исходя из категории их ценности.

В основных правилах работы государственных архивов Российской Федерации (2002 г.) определена периодичность плановых проверок документов в зависимости от их ценности и материального носителя. Так, уникальные документы проверяются ежегодно; особо ценные документы на бумажной основе один раз в 10 лет; аудиовизуальные и машиночитаемые (электронные документы) — один раз в 5 лет; кинодокументы на нитрооснове — один раз в 2 года. Внеплановые проверки проводятся в случаях чрезвычайных ситуация, стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, в результате которых могли быть утрачены или повреждены документы. При смене заведующих хранилищами также проводится внеочередная и единовременная проверка наличия и состояния всех документов архива или отдельных частей (комплексов).

В целях контроля за обеспечением сохранности документов при организации их использования периодически проводятся проверки наличия и состояния документов, выдававшихся из хранилищ в течении года. Сроки таких проверок устанавливаются руководством архива.

Методически и практически проверка наличия — это несложный вид работы, фактически это сверка имеющихся в наличии документов с учетными формами — описью или книгой учета и описания.

Важное значение имеет первый этап работы по проверки наличия дел, так называемая выверка учетных документов, которая включает:

• — установление полноты учетных документов на проверяемые архивные фонды;
• — сверку и сопоставимых показателей;
• — уточнение порядка нумерации единиц хранения по описи;
• — проверку правильности составления их итоговых записей, как важнейшего учетного элемента описи.

Таким образом, в ходе выверки учетных документов устанавливается то количество дел, которое должно находиться на архивной полке.

Проверку наличия и состояния документов обычно проводит группа специалистов, но в отдельных случаях допускается осуществление проверки одним сотрудником. В ходе работы необходимо:

• — сохранять порядок расположения дел на стеллажах и в первичных средствах хранения;
• — подкладывать на свои места, обнаруженные во время проверки, неправильно подложенные единицы хранения данного фонда;
• — изымать из проверяемого фонда и передавать хранителю неправильно подложенные единицы хранения других фондов;
• — изымать единицы хранения, не внесенные в опись, и помещать их в конец фонда (комплекса документов) для последующей обработки и описания.

Документы, выданные в читальный зал и рабочие помещения архива, проверяются, на общих основаниях их номера устанавливаются по картам-заместителям и книгам выдачи документов из хранилищ.

Документы, выданные на временное пользование, проверяются по книгам и актам выдачи и считаются имеющими в наличии.

Категорически не допускается внесение в ходе проверки наличия каких-либо пометок или изменений в описи и другие учетные документы.

Результаты проверки наличия и состояния дел и обнаруженные в ходе недостатки заносятся в лист проверки наличия, который составляется непосредственно в ходе работы, как правило, на каждую опись отдельно. На основе листа составляется обязательный учетный документ — акт проверки наличия и состояния документов.

Целесообразно одновременно с актом проверки наличия и состояния документов при необходимости составлять и другие акты — о технических ошибках в учетных документах, об обнаружении документов, не относящихся к данному фонду, неучтенных, о неисправимых повреждениях и т. п.

Одна из задач проверки наличия — выявление необнаруженных дел, то есть тех единиц хранения, которые «незаконно», без документального подтверждения отсутствуют на местах хранения. На все такие дела составляется карточка учета необнаруженных дел, из которых формируется в традиционном или автоматизированном режиме учетно-контрольная картотека. Как правило, при учете необнаруженных дел указываются следующие реквизиты: название фонда, номера описи и единицы хранения, заголовок и объем единицы хранения, крайние даты документов дела, дата, когда впервые выявилось отсутствие документов, отметки о ходе розыска и его результаты.

В случае необнаружения в ходе проверки наличия дел организуется их розыск. Он проводится в течение одного года как непосредственно в архиве, так и в других структурных подразделениях учреждения. Дела, найденные в ходе розыска, подкладывается на место постоянного хранения, о чем в картотеке необнаруженных дел делается соответствующая отметка.

Документы, отсутствие которых документально подтверждено, снимаются с учета в установленном порядке. В этом случае также делается отметка в картотеке необнаруженных документов.

На документы, не найденные в ходе розыска, составляется справка о ходе розыска и акт произвольной формы о снятии с учета необнаруженных документов. Эта справка является главным основанием для принятия обоснованного решения о списании документов, поэтому она должна максимально полно отражать целый комплекс необходимых сведений по истории фонда и организации розыска дел, подтверждать полноту и качество его проведения.

Решение о снятии документов с учета это большая ответственность, ведь списывание дел архивисты расписываются в собственной профессиональной беспомощности, не умение обеспечит сохранность вверенного им национального документного достояния. Оно должно приниматься коллегиально. Рассматривать такие вопросы может экспертно-проверочная комиссия. Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения изменений во все учетные документы.

В ходе проверки и наличия документов в обязательном порядке фиксируется физическое состояние документов. На основе этих данных создаются картотеки учета физического и технического состояния архивных документов. Которые служат основой для планирования и проведения работ по его улучшению. Все выявленные особенности физического состояния документов фиксируется в учетно-контрольных документах. В случае выявления неисправимо поврежденных документов составляется заключение о полной невозможности восстановления их основы и использования текстовой и изобразительной информации и акт о неисправимых повреждениях документов, на основании которого происходит снятие документов с учета. Это правило не распространяется, только на уникальные документы их снятие с учета не допускается. Таковы основные вопросы, связанные с организацией проверки наличия и состояния документов.

Таким образом, учёт архивных документов — отличная возможность проверить наличие всех, указанных в архивном справочнике, документов. Именно поэтому он способствует предотвращению их исчезновения и, соответственно, защищает от различных неприятностей, связанных с утечкой информации. Выдача любой бумаги из архива подлежит обязательной регистрации в специальной книге. Из всего вышесказанного явно следует, что учёт архивных документов — одно из наиболее важных действий в работе с архивом. Он не только является необходимой нормой, но и позволяет отслеживать состояние дел в архиве и, при необходимости, корректировать его работу.