Организация учета топлива и запасных частей в местах хранения

Для хранения топлива, запасных частей и других производственных запасов на предприятиях создается складское хозяйство.

Прием, хранение, отпуск и учет топлива и запасных частей по каждому складу возлагается на должностных лиц: (заведующие складами, кладовщики и др.), с которыми заключаются договоры о материальной ответственности, которые несут ответственность за правильный прием, хранение, учет и сохранность производственных запасов, за правильное и своевременное оформление операций по приему и отпуску этих ценностей.

Хранение горюче-смазочных материалов сельскохозяйственными организациями должно осуществляться на специально оборудованных и огражденных нефтескладах, соответствующих требованиям, установленным постановлением Министерства по чрезвычайным ситуациям Республики Беларусь от 30 сентября 2004 г. № 31 «Об утверждении Правил технической эксплуатации складов нефтепродуктов» .

Для оперативного учета движения топлива и запасных частей в местах их хранения предназначена карточка складского учета (ф. № 211-АПК). Записи в карточку складского учета производятся только в натуральных измерителях. Бланки карточек нумеруются и выдаются материально ответственному лицу бухгалтером организации под расписку в специальном журнале регистрации.

Карточка складского учета открывается материально ответственным лицом на каждое наименование (сорт) топлива и запасных частей с обязательным указанием их учетной цены. В случае изменения учетных цен в карточке делается дополнительная запись.

В местах хранения ценностей карточки складского учета размещаются в специальных картотеках по учетным группам и подгруппам и хранятся в малодоступных для посетителей шкафах. Для удобства пользования карточки складского учета можно размещать в картотеке в алфавитном или другом определенном порядке и отделять разделителями с указанием на них букв алфавита (другого признака). При учете запасных частей карточки складского учета целесообразно размещать в картотеке по группам и маркам машин.

На основании первичных документов заведующий складом (кладовщик) указывает в карточке дату совершения операции, наименование и номер документа и краткое содержание операции (от кого получено, кому отпущено, для какой цели). Записи в них делаются в день совершения операций и ежедневно выводятся остатки материалов.

В карточках складского учета каждая операция записывается отдельно. При совершении в один день нескольких одинаковых операций делается одна запись с отражением общего количества. В этом случае в содержании записи перечисляются номера всех документов или составляется их реестр.

В конце месяца в карточках складского учета выводятся итоги оборотов по приходу и расходу и остаток.

По истечении календарного года на карточках складского учета выводятся остатки на 1 января года, следующего за отчетным, которые переносятся во вновь открытые карточки на следующий год, а карточки истекшего года закрываются (в них делаются отметки: «Остаток перенесен в карточку 200_ года № ___»), брошюруются и сдаются в архив.

На складах (кладовых) с небольшой номенклатурой топлива или запасных частей вместо карточек применяют книгу складского учета (ф. № 212-АПК). Записи в ней производятся только в натуральных измерителях.

Книга складского учета должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписями руководителя и главного бухгалтера или лицами на то уполномоченными.

В книгах складского учета на каждый номенклатурный номер топлива или запасных частей открывается лицевой счет. Лицевые счета нумеруются в порядке, установленном для нумерации карточек складского учета. Для каждого лицевого счета выделяется страница (лист) или необходимое количество листов. В каждом лицевом счете предусматриваются и заполняются реквизиты, указанные в карточках складского учета.

В начале или в конце книги складского учета помещается оглавление лицевых счетов с указанием номеров лицевых счетов, наименований топлива и запасных частей с их отличительными признаками и количества листов.

Записи в книгу складского учета производятся ежедневно строго по каждому документу на поступление и отпуск топлива, запасных частей и других товарно-материальных ценностей. Количество поступивших ценностей отражается в графе «Приход», выданных со склада — в графе «Расход». После каждой записи о поступлении или расходовании топлива и запасных частей в книге выводится остаток, путем прибавления к остатку на начало операции количества поступивших и вычитания выбывших топлива и запасных частей.

В соответствии с Инструкцией о порядке бухгалтерского учета материалов при небольшой номенклатуре материалов и небольших оборотах разрешается на всех или на отдельных складах (кладовых) организации и подразделений вместо карточек (книг) складского учета вести месячные материальные отчеты.

Месячные материальные отчеты с приложением всех первичных учетных документов представляются в бухгалтерскую службу в установленные сроки. Перечень складов (кладовых), на которых ведутся месячные материальные отчеты, форма отчета, порядок его составления, представления и проверки определяются решением руководителя организации по представлению главного бухгалтера.

Для обобщения информации о наличии и движении топлива в местах хранения материально ответственные лица заполняют Отчет о движении топлива и смазочных материалов раздельно по каждому наименованию и марке.

Складской учет топлива в натуральном выражении на нефтескладах ведется: жидких — в единицах объема (литрах) и твердых — в единицах массы (килограммах). В этих же единицах учитываются нефтепродукты, находящиеся в других местах хранения (в пунктах заправки, на производственных участках, в цехах, отделениях, бригадах).

Информация о наличии и движении запасных частей на складах обобщается в Отчете о движении продукции и материалов .

Таким образом, одной из основных задач учета топлива и запасных частей является своевременное и полное оформление операций по их поступлению и списанию соответствующими первичными документами. Форма и содержание документов по расходу запасных частей зависят от каналов выбытия.