Синтетический учет заработной платы и расчетов с персоналом по оплате труда

Бухгалтерия предприятия наряду с расчетом причитающихся работникам заработной платы, премий, пособий организует также учет этих сумм на счетах бухгалтерского учета в соответствующих регистрах. В этих целях, на каждого работника ежегодно в бухгалтерии открывается лицевой счет (форма №Т-54а) и налоговая карточка (форма1-НДФЛ), в которых проставляются общие сведения о работнике (фамилия, имя, отчество; должность и место работы, назначения и перемещения, размер тарифной ставки или оклада, характер удержаний и др.) и накапливаются сведения о начислениях заработной платы, удержаниях и выплатах нарастающим итогом в течение календарного года. Данные лицевых счетов являются основанием для исчисления среднего заработка при расчете отпускных, для оплаты больничного листа, пособий, выплаты компенсации при увольнении, для начисления пенсий.

Учет использования рабочего времени ведется в табелях учета использования рабочего времени. Заработная плата начисляется в лицевом счете. Табели обычно открываются по структурным подразделениям организации, они применяются для учета использования рабочего времени всех категорий работающих, для контроля за соблюдением персоналом установленного режима рабочего времени, расчетов с ним по заработной плате, а также получения данных об отработанном времени. Табель составляется в одном экземпляре табельщиком и передается в расчетный отдел бухгалтерии два раза в месяц: для корректировки суммы выплаты за первую половину месяца (аванса) и для расчета заработной платы за месяц. Учет явок на работу и использования рабочего времени осуществляется в табеле методом сплошной регистрации.

В регистрах аналитического учета фиксируется совокупный доход и суммы удержанных налогов у сотрудников. В конце года (начале следующего) бухгалтерия персонифицирована, данные предоставляются в УМНС для учета налога на доходы физических лиц и в Пенсионный фонд РФ для учета пенсионных платежей.

Сведения о начисленных суммах заработной платы и произведенных удержаниях ежемесячно переносятся из лицевых счетов в расчетную ведомость, и таким образом в этом документе суммируются данные о начисленных суммах и произведенных удержаниях по всем работникам предприятия.

Результаты расчетов сумм, причитающихся каждому работнику к выдаче, чаще всего переносятся в платежную ведомость, по которой и выдается заработная плата работникам. Но на малых и средних предприятиях может использоваться единая расчетно-платежная ведомость, которая служит одновременно для расчета заработной платы и для выдачи причитающихся работникам сумм из кассы. При выдаче заработной платы из кассы предприятия каждый работник расписывается в платежной ведомости.

Для синтетического учета заработной платы предназначен пассивный балансовый счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

По кредиту счета отражают начисления по оплате труда, пособий за счет отчислений на государственное социальное страхование, пенсий и других аналогичных сумм. А также доходов от участия в организации, а по дебету — удержания из начисленной суммы оплаты труда и доходов, выдачу причитающихся сумм работникам и не выплаченные в срок суммы оплаты труда и доходов.

Сальдо этого счета, обычно, кредитовое показывает задолженность организации перед рабочими и служащими по заработной плате и другим указанным платежам.

При выдаче заработной платы кредиторская задолженность предприятия перед работниками погашается. На сумму выданной заработной платы в бухгалтерском учете делается проводка:

Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Кредит счета 50 «Касса».

Операцию по начислению и распределению оплаты труда, включаемой в издержки производства и обращения, оформляют следующей бухгалтерской записью:

Дебет счетов 20 «Основное производство» (оплата труда производственных рабочих), 23 «Вспомогательные производства» (оплата труда рабочим вспомогательных производств), 25 «Общепроизводственные расходы» (оплата труда цехового персонала), 29 «Обслуживающие производства и хозяйства» (оплата труда работников обслуживающих производств и хозяйств).

Кредит счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (на всю сумму начисленной оплаты труда).

Начисление оплаты труда по операциям, связанным с заготовлением и приобретением производственных запасов, оборудования к установке и осуществлением капитальных вложений, отражают по дебету счетов 08 кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Пособия по временной нетрудоспособности и другие выплаты за счет средств органов социального страхования отражают:

Дебет счета 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению».

Кредит счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Начисленные суммы премий, материальной помощи, пособий, оплаты труда по работам, производимым за счет средств целевого финансирования и в процессе получения внереализационных или операционных доходов, отражают в бухгалтерии предприятия проводкой:

Дебет счетов 91 «Прочие доходы и расходы», 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)», 86 «Целевое финансирование».

Кредит счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Начисление доходов работникам организации по акциям и вкладам в его имущество оформляют следующей бухгалтерской записью:

Дебет счета 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)».

Кредит счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

По мере ухода рабочих в отпуск фактически начисленные им суммы за отпускной период списывают на уменьшение созданного резерва. При этом бухгалтер составляет следующую запись:

Дебет счета 96 «Резервы предстоящих расходов»;

Кредит счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

При начислении сумм ежегодных и дополнительных отпусков начисленные суммы отпусков включаются в фонд заработной платы труда отчетного месяца только в сумме, приходящейся на дни отпуска в отчетном месяце. В случае перехода части отпуска на следующий месяц выплаченная работникам за эти дни сумма отпускных отражается в отчетном месяце как выданный аванс проводкой:

Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;

Кредит счета 50 «Касса».

В следующем месяце эту сумму включают в состав фонда оплаты труда и обычно отражают записью по начислению отпускных сумм:

Дебет счетов производственных затрат или счета 96 «Резервы предстоящих расходов».

Кредит счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

При натуральной форме оплаты труда, т. е. выдаче работникам в качестве оплаты труда готовой продукции, товаров и др. на предприятии составляют следующие бухгалтерские записи:

• 1) Дебет счета 70 — Кредит счетов 90, 91, на сумму выданной продукции, товаров, материалов в натуре по ценам реализации включая НДС и акцизный налог.
• 2) Дебет счетов 90, 91 — Кредит счетов 43, 41, 10, на производственную себестоимость готовой продукции, фактическую себестоимость товаров и материалов, выданных в порядке натуральной оплаты.

Удержания из сумм начисленной оплаты труда списывают с кредита соответствующих счетов в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Выдачу сумм заработной платы и пособий оформляют следующей бухгалтерской записью:

Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;

Кредит счета 50 «Касса».

Не полученная в срок заработная плата оформляется следующей бухгалтерской записью:

Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;

Кредит счета 76−4 «Расчеты по депонированным суммам».

Остатки не выданной в срок заработной платы (депонированных сумм) по истечении трех дней должны быть сданы в банк на расчетный счет. При этом составляют проводку:

Дебет счета 51 «Расчетные счета»;

Кредит счета 50 «Касса».

Учет расчетов с депонентами ведут в книге учета депонированной заработной платы, заполняемой по данным реестра не выданной заработной платы. Книгу открывают на год.

Для каждого депонента в ней отводят отдельную строку, в которой указывают табельный номер депонента, его фамилию, имя, отчество, депонированную сумму и отметки о ее выдаче. Суммы, оставшиеся на конец года невыплаченными, переносят в новую книгу, открываемую также на год. Последующую выплату депонированной заработной платы осуществляют по расходному кассовому ордеру и отражают проводкой.

Дебет счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

Кредиту счета 50 «Касса».

Таким образом, организация и ведение аналитического и синтетического учетов на предприятии необходимы, так как их данные взаимосвязаны и позволяют, анализируя показатели синтетических счетов составлять например, справки на сумму удержанных налогов из заработной платы рабочих и служащих, начислять пособия по временной нетрудоспособности, премии всем категориям работников и пр.

Корреспонденции счетов по операциям начисления заработной платы, других выплат и удержаниям из начисленных выплат представлены в табл. 1.

Таблица 1. Корреспонденции счетов по операциям начисления заработной платы, других выплат и удержаниям из начисленных выплат.