Инвентаризация основных средств и отражение ее результатов на счетах бухгалтерского учета

Проведение инвентаризации основных средств осуществляется в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, которые должны применяться с учетом Постановления Госкомстата РФ от 18.08.1998 г. № 88 (ред.от 03.05.2000), утвердившего с 1 января 1999 г. новые формы первичной учетной документации по учету результатов инвентаризации.

Цель инвентаризации — подтвердить наличие основных средств в натуре по местам их эксплуатации или местонахождения по данным бухгалтерского учета.

Инвентаризация основных средств является обязательной процедурой в следующих случаях:

• — при реорганизации организации (слияние, разделение, присоединение, выделение, преобразование) на дату составления бухгалтерского баланса);
• — при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
• — после стихийных бедствий (немедленно после их окончания);
• — перед составлением годового отчета (не ранее 1 октября);
• — при выявлении фактов хищения, а также порчи такого имущества (сразу после установления таких фактов);
• — в других случаях, предусмотренных законодательством РФ или нормативными актами Министерства финансов РФ.

Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года.

Другие сроки проведения инвентаризации вправе устанавливать руководитель организации. Он же определяет состав инвентаризационной комиссии.

Инвентаризация основных средств осуществляется комиссией при обязательном участии материально ответственных лиц. Данная комиссия создается приказом руководителя организации.

До начала инвентаризации рекомендуется проверить:

• — наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета;
• — наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации;
• — наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение.

При отсутствии документов комиссии необходимо обеспечить их получение или оформление.

При обнаружении расхождений и неточностей в регистрах бухгалтерского учета или технической документации должны быть внесены соответствующие исправления и уточнения.

Материально ответственные лица в письменной форме должны подтвердить, что все приходные и расходные документы на основные средства сданы в бухгалтерию. Принятые объекты оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Такой подход в дальнейшем позволит избежать возможных конфликтов между членами инвентаризационной комиссии и лицами с материальной ответственностью.

При инвентаризации основных средств комиссия производит осмотр объектов и заносит в описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели. При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности организации.

При выявлении объектов, не принятых на учет, а также объектов, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют или указаны неправильные данные, характеризующие их, комиссия должна включить в опись правильные сведения по этим объектам.

Основные средства вносятся в описи по наименованиям в соответствии с прямым назначением объекта.

Основные средства, которые в момент инвентаризации находятся вне места нахождения организации, инвентаризуются до момента временного их выбытия.

На основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ и т. п.).

Для отражения фактического наличия основных средств в местах нахождения и на всех этапах их движения в организации применяется «Инвентаризационная опись основных средств» по форме №ИНВ-1.

Инвентаризационная опись составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами комиссии отдельно по каждому месту хранения ценностей и лицом, ответственным за сохранность основных средств. Один экземпляр передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, а второй — остается у материально ответственного лица или лиц.

Описи составляются отдельно по группам основных средств (производственного и непроизводственного назначения). На основные средства, принятые в аренду, опись составляется в трех экземплярах отдельно по каждому арендодателю с указанием срока аренды. Один экземпляр инвентаризационной описи высылают в адрес арендодателя.

Данные инвентаризационных описей используются для составления сличительных ведомостей, в которых фактические данные описей сопоставляются с учетными данными. Сличительные ведомости составляются при выявлении расхождений между данными бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей и актов.

На основные средства, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении и т. д.) составляются отдельные сличительные ведомости.

Сличительная ведомость составляется в двух экземплярах бухгалтером, один из которых хранится в бухгалтерии, второй — передается материально ответственному лицу.

Результаты инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств отражаются в акте инвентаризации формы №ИНВ-10, в котором объединены показатели инвентаризационных описей (актов) и сличительных ведомостей.

Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств применяется при инвентаризации незаконченных ремонтов зданий, сооружений, машин, оборудования, энергетических установок и других объектов основных средств. Акт составляется в двух экземплярах на основании проверки состояния ремонтных работ в натуре. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй — материально ответственному лицу.

Акты и инвентаризационные описи подписываются членами комиссии и материально ответственными лицами.

Все хозяйственные операции и результаты инвентаризации подлежат своевременной регистрации на счетах бухгалтерского учета без каких-либо пропусков или изъятий.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации (проводимой перед составлением годовой бухгалтерской отчетности) — в годовом бухгалтерском отчете.

Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия основных средств с данными бухгалтерского учета регулируются и отражаются на счетах бухгалтерского учета по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации; зачисляются на финансовые результаты организации (счет 91).

При выявлении излишков и недостач основных средств материально ответственные лица должны дать им соответствующие объяснения. После выяснения всех обстоятельств возникновения недостач основных средств руководитель организации принимает решение о порядке их списания.

По основным средствам все недостачи должны относиться на виновных лиц. Если виновные лица отсутствуют, то данное обстоятельство должно подтверждаться соответствующими документами.

В документах, представляемых для оформления списания недостач должны быть решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц. Такие решения могут быть получены как до, так и после или во время инвентаризации.

При взыскании с виновных лиц стоимости недостающих ценностей положительная разница между их стоимостью, зачисленной на счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», и их стоимостью, отраженной на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» относится в кредит счета 98 «Доходы будущих периодов». По мере взыскания с виновного лица причитающейся с него суммы указанная разница списывается со счета 98 «Доходы будущих периодов» в корреспонденции со счетом 91 «Прочие доходы и расходы».

Внесение денежных средств виновным лицом в погашение задолженности по возмещению ущерба отражается по кредиту счета 73 субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» в корреспонденции с дебетом счета 50 «Касса».

Так, организация ООО «Химчистка «Золушка» провела инвентаризацию имущества, по результатам которой были выявлены недостачи материалов на сумму 10 000 руб. и готовой продукции на сумму 4500 руб.

Из-за нарушений условий хранения пришло в негодность оборудование, первоначальная стоимость которого составляла 35 000 руб., сумма начисленной амортизации — 10 000 руб. В бухгалтерском учете нашли место записи (таблица 5).

Таблица 5 «Корреспонденция счетов на ООО «Химчистка «Золушка» по результатам инвентаризации».

Недостачи ценностей, выявленные в отчетном году, но относящиеся к прошлым отчетным периодам, признанные материально ответственными лицами или на которые имеются решения суда о взыскании с виновных лиц, отражаются по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и кредиту счета 98 «Доходы будущих периодов». Одновременно на эти суммы дебетуется счет 73 субсчет 8 «Расчеты с персоналом по прочим операциям (по возмещению материального ущерба)» и кредитуется счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». По мере погашения задолженности кредитуется счет 91 «Прочие доходы и расходы» и дебетуется счет 98 «Доходы будущих периодов».