Пути повышения эффективности кадровой политики в государственном управлении

Разработка системы адаптации новых сотрудников

В связи с расширением УСЗН ДСЗН в г. Новороссийске из-за увеличения объемов работы по обслуживанию населения города, актуальной проблемой является адаптация новых сотрудников в коллективе. Задачей организации является сокращение до минимума срока адаптации и облегчение вхождения новых сотрудников в жизнь организации.

Разрабатывая систему адаптации на предприятии, следует исходить из того, что последнее время руководство организации нанимает сотрудников, не имеющих опыта работы, в основном сразу после окончания вузов.

Предположительно система адаптации для таких сотрудников рассчитана на 2 месяца.

В таблице 1 схематично представлены ключевые моменты процедуры адаптации нового сотрудника, рассмотрим их более подробно.

Таблица 1 — Распределение функций по адаптации сотрудника.

1 этапом проведения адаптации является ориентация — это практическое знакомство нового работника со своими обязанностями и требованиями, которые к нему предъявляются со стороны организации.

На этом этапе к адаптации новичка привлекаются непосредственный руководитель и руководитель предприятии.

Вопросы, рекомендуемые для освещения в ознакомительной беседе.

• 1. Общее представление о компании:
  • — цели, приоритеты, проблемы;
  • — традиции, нормы, стандарты;
  • — продукция и ее потребители, стадии доведения продукции до потребителя;
  • — организация, структура, связи компании;
  • — информация о руководителях.
• 2. Политика организации:
  • — принципы кадровой политики;
  • — принципы подбора персонала;
  • — направление профессиональной подготовки и повышение квалификации;
  • — правила пользования телефоном внутри предприятия;
  • — правила охраны коммерческой тайны и технической документации.
• 3. Оплата труда:
  • — нормы и формы оплаты труда и ранжирование работников;
  • — оплата выходных, сверхурочных.
• 4. Дополнительные льготы:
  • — страхование, учет стажа работы;
  • — пособие по временной нетрудоспособности, выходные пособия, пособия по материнству;
  • — поддержка в случае увольнения;
  • — возможности обучения на работе;
  • — наличие столовой;
  • — другие услуги организации для своих сотрудников.
• 5. Охрана труда и соблюдение техники безопасности:
  • — места оказания первой медицинской помощи;
  • — меры предосторожности;
  • — правила противопожарной безопасности.
• 6. Работник и его отношения с организацией:
  • — сроки и условия найма;
  • — испытательный срок;
  • — назначения, перемещения, продвижения;
  • — права и обязанности сотрудника;
  • — права непосредственного руководителя;
  • — руководство работой;
  • — информация о неудачах на работе и опозданиях на работу;
  • — руководство и оценка исполнения работы.
• 7. Экономические факторы:
  • — стоимость рабочей силы
  • — ущерб от прогулов, опозданий.

Следующий подэтап ориентации сотрудника — это проведение специальной программы. Специальная программа предполагает более детальное знакомство с должностными обязанностями, и проводится начальником отдела. Рекомендуемое время применения — на следующий день после общей программы, для того, чтобы сотрудник смог обдумать общие сведения о фирме и сделать выводы. Начальник отдела подробно описывает должностные инструкции, знакомит с правилами внутреннего распорядка, рассказывает о функциях подразделения и о роли подразделения в организации.

Следует осветить следующие вопросы.

• 1. Рабочие обязанности и ответственность:
  • — детальное описание текущей работы и ожидаемых результатов;
  • — разъяснение важности работы, как она соотносится с другими подразделениями и на предприятии в целом;
  • — длительность рабочего дня и расписание.
• 2. Требуемая отчетность:
  • — виды помощи, которая может быть оказана, когда и как просить о ней;
  • — отношение с местными и общегосударственными инспекциями.
• 3. Процедуры, правила, предписания:
  • — правила, характерные только для данного вида работы или данного подразделения;
  • — отношения с работниками, не принадлежащими к данному подразделению;
  • — правила поведения на рабочем месте;
  • — использование оборудования;
  • — контроль над нарушениями;
  • — перерывы;
  • — телефонные переговоры в рабочее время;
  • — контроль и оценка исполнения.
• 4. Представление сотрудников подразделения
• 5. Закрепление за новым сотрудником курирующего его специалиста, сроком до 1,5 месяца.

Прикреплять специалиста к новичку следует только с его согласия и на срок выполнения этой функции сотруднику рекомендуется выплачивать вознаграждение.

2 Этап: Действенная адаптация (собственно приспособление новичка к своему статусу).

Все вопросы, касающиеся непосредственной работы, новый сотрудник задает специалисту. После устного отчета нового сотрудника, непосредственный руководитель оценивает уровень его знаний и разрабатывает план индивидуальной адаптации.

Рекомендуется в план индивидуальной адаптации сначала включать выполнение совместной работы с курирующим новичка специалистом. Срок выполнения совместной работы определяет непосредственный руководитель индивидуально. Контроль по выполнению работы и взаимодействию между специалистом и новичком производит начальник отдела. При первых признаках несовместимости специалиста и новичка следует передать функции кураторства другому сотруднику. После совместного проведения работы, когда новичок готов к самостоятельной работе ему предоставляют это право, но работа происходит при тесном сотрудничестве со специалистом. По истечении месяца новый сотрудник полностью приступает к ведению своих обязанностей, за ним остается право на поддержку и помощь, как от сотрудника, закрепленного за ним, так и от остальных членов коллектива.

Прикрепление нового сотрудника к специалисту также положительно влияет на его внедрение в коллектив, поскольку куратор чувствует ответственность за новичка, и узнает его быстрее других сотрудников, он старается познакомить его с остальными членами коллектива.

3 Этап: Функционирование. Этим этапом завершается процесс адаптации. Он характеризуется постепенным преодолением производственных и межличностных проблем и переходом к стабильной работе. На этом этапе происходит оценка нового сотрудника как специалиста.

Оценка качества выполнения задач производится непосредственным руководителем. По итогам оценки проводится собеседование, в котором принимают участие: руководитель предприятия, новый сотрудник и курирующий специалист, далее в зависимости от результатов оценки осуществляется подготовка приказа об окончании испытательного срока.

Важную роль в адаптации работников играет организация контроля и регулирование процесса адаптации.

Рассмотрим таблицу 2.

Таблица 2 — Организация контроля и регулирования процесса адаптации.

Организация контроля и регулирование адаптации позволит сократить ее сроки и выявить недостатки существующей структуры.