Терминология выставочной деятельности

Всемирная выставка «ЭКСПО» — международная официальная или официально признанная выставка — мероприятие, главная цель которого состоит в выявлении успехов, достигнутых различными странами в одной отрасли или нескольких отраслях производства, и во время которого, по существу, не делается никакого различия между покупателями или посетителями. (Понятие введено «Конвенция о международных выставках» (Париж, 22 ноября 1928 г.) (с изменениями и дополнениями от 10 мая 1948 г.). Всемирные выставки — это собрание человеческого вдохновения и мысли. Является событием, предоставляющим возможность для ознакомления с экономическими, научными, технологическими и культурными достижениями всего мира и являются платформой для отражения исторического опыта, обмена инновационными идеями, демонстрацией сплоченности и своего рода взглядом в будущее.

Организатор выставки — это юридическое лицо или орган государственной власти, которые разрабатывают идеологию, цели и механизмы проведения конкретного выставочного (конгрессно-выставочного) мероприятия. Как правило, организаторами промышленных, отраслевых и иных наиболее значимых федеральных и международных выставок, являются органы исполнительной власти, научные и производственные союзы и объединения, лидирующие отраслевые предприятия.

Выставочный оператор — это зарегистрированная в соответствии с российским законодательством организация, основным видом деятельности которой (как правило) является подготовка и проведение выставочно-ярмарочных мероприятий в России и за рубежом.

Устроитель (выставочный оператор) может быть владельцем выставочных площадей или организовывать выставочно-ярмарочные мероприятия на арендуемых выставочных площадях. Для большого количества российских выставок организатор и устроитель является одним и тем же юридическим лицом.

Экспонент — физическое или юридическое лицо, которое участвует в выставке с целью продвижения своих профессиональных интересов и продуктов, представляющее экспонаты или рекламные материалы на выставочной или рекламной площадях в павильонах или вне павильонов (на открытых выставочных площадях, на акватории, на рекламных площадях), в официальном каталоге выставки.

Совместный участник выставки — это все предприятия, представляющие свои экспонаты и информационные материалы на выставочной площади основного участника. При размещении на одном стенде нескольких участников — один из них, по соглашению между участниками, считается основным участником и является ответственным исполнителем оформления отношений с устроителем выставки, а все остальные — совместными участниками. Основной и совместный участник пользуются одинаковыми правами и статусом.

Заочный участник выставки — это участник, форма участия которого — без заказа выставочной площади и оборудования — предусматривает:

• — размещение информации об участнике в официальном каталоге выставки;
• — размещение рекламной информации на стенде заочного участия в виде плакатов, листовок, буклетов и т. п.;
• — как правило, предоставление несколько бейджей (пропусков) на весь период выставки для представителей у частника.

Стенд заочного участия — это специально выделенный стенд для размещения материалов заочных участников. Строительство и поддержание порядка на стенде осуществляет устроитель.

«Бизнес посетитель» — представители предприятий, не участвующих в качестве участника выставки, купившие пакет услуг «Бизнес-посетитель» (бизнес-делегация).

Экспонаты — это товары, виды услуг, которые в соответствии с требованиями условий участия и российского законодательства могут демонстрироваться (рекламироваться) на выставке.

Посетитель выставки — это лицо, которое проходит на ее территорию при помощи билета, приобретенного им за свои средства или даже оплачиваемого третьим лицом, или иного документа (приглашения), дающего право на ознакомление с экспозицией выставки.

Стендист — это сотрудники предприятия-участника и временно нанятых лиц с основными и вспомогательными функциями при работе на стенде, на которых лежит ответственность по организации и осуществлению участия данного предприятия (фирмы) в выставке.

Территория выставки — это внутренние и внешние площади, которые используются для организации экспозиции выставки, а также сопутствующих мероприятий и событий.

Выставочная экспозиция — это совокупность выставочных стендов участников.

Выставочная площадь выставки — это площадь, сданная в аренду устроителю для размещения выставки на время проведения выставки и используемая для размещения выставочной экспозиции и иных элементов выставки. Выставочная площадь делится на площадь брутто и площадь нетто. Выставочная площадь нетто и брутто делятся на закрытую (площади выставочных павильонов) и открытую выставочные площади.

Выставочная площадь участника (выставочное место) — это площадь, сданная в аренду участнику для размещения экспонатов (экспозиции) предприятия на время выставки. Выставочный стенд, как техническое сооружение, может занимать всю площадь или его часть.

Выставочный стенд — это техническое сооружение (или совокупность технических элементов и предметов), размещенных на выставочной площади участника, позволяющих и обеспечивающих наилучшие условия представления экспонатов, общения (переговоров) с посетителями и гостями, прибывшими для осмотра экспозиции данного предприятия, и достижения предприятием целей своего участия в выставке.

Закрытая выставочная площадь — это площадь внутри выставочных павильонов.

Открытая выставочная площадь — это площадь на открытых площадках, определенных для представления экспонатов.

Реклама участия — это проводимая участником в рамках подготовки к участию в той или иной выставке рекламная кампания, целью которой является популяризация имиджа участника, анонсом его экспонатов и осведомления потенциальных специалистов и посетителей о расположении стенда предприятия на территории экспозиции.

Концепция развития выствочно-ярморочной деятельности в России — это документ, определяющий современное состояние и перспективы дальнейшего развития выставочно-ярмарочной деятельности в Российской Федерации. Одобрен на заседании Правительства Российской Федерации в 2001 году.

«Карнет А.Т.А» — международный таможенный документ, утвержденный Таможенной конвенцией о «Карнете А.Т.А.» для временного ввоза товаров, позволяющий осуществлять упрощенное и ускоренное оформление временного ввоза/вывоза товаров в связи с проведением выставок, перемещать через границу образцы товаров, профессиональное оборудование и пр.

Субъекты выставочно-ярморочной деятельности — стороны, принимающие участие в подготовке и проведении выставок: организаторы выставок; устроители; контрагенты — предприятия, обеспечивающие выставочно-ярмарочную деятельность (арендодатели выставочных площадей, застройщики стендов, информационные партнеры, изготовители рекламных материалов, информационные агентства и пр.); участники (экспоненты); потребители выставочного продукта (государственные, общественные, коммерческие организации и фирмы, специалисты и посетители выставок).

Союз международных ярморок (UNION DES FOIRES INTERNATIONALES) — (UFI — УФИ) — структура, созданная в 1925 году, состоящая сейчас из ассоциированных более чем 562 полноправных членов, включая 289 организаторов выставок, 65 владельцев выставочных площадей, 125 выставочных операторов и 49 ассоциаций из свыше 67 стран.

Международный союз выставочных ярморок — объединение ведущих выставочных центров, организаций, содействующих выставочному бизнесу России, Белоруссии, Молдавии, Украины, Латвии и Литвы. Учрежден в 1991 г., ассоциированный член Союза международных ярмарок (UFI) с 1994 г.

Классификация выставочных мероприятий — общепринятые в мировой практике типологии выставок, служащие ориентиром при определении полного названия выставки.

Патронаж выставочно-ярморочного мероприятия — совокупность мер, обеспечивающих официальную поддержку этой организацией выставочно-ярмарочным мероприятиям, проводимым в интересах развития и повышения эффективности экономики Российской Федерации. Целью патронажа является содействие российским предпринимателям, товаропроизводителям и экспортерам в продвижении продукции, товаров и услуг на российский и зарубежный рынки посредством поддержки отдельных выставочных мероприятий.

Бейдж — элемент униформы, амуниции, в виде значка, наклейки, карточки, предназначенный для предоставления информации о его носителе. Бедж содержит данные (текст, графику и т. п.), которые позволяют идентифицировать лицо, которое его носит. Чаще всего это приспособление называют бейдж или бейджик.

В настоящее время широко используется совмещение функции бейджа с функцией пропуска (при помощи нанесения штрих-кода или установки микрочипа).

Приглашение — это исполненный типографским способом документ, несущей в себе пригласительную информацию для посещения выставки и дающий право прохода на территорию выставки или на другие мероприятия в рамках конгрессно-выставочного проекта. Приглашение, как правило, является бланком строгого учета и могут маркироваться голографическими знаками и номерами.

Регистрационный сбор — это составная часть оплаты участия в выставке с каждого предприятия — участника (юридического лица) для компенсации организационные затрат устроителя. Оплата регистрационного сбора является обязательной для всех участников экспозиции.

Официальный каталог выставки — это специальное печатное издание выставки для обобщения информации об участниках и экспонатах выставки и дальнейшей возможности использования этих данных потребителями.

Регистрация участников — это завершение оформления участия в выставке непосредственно перед ее началом. Начало, конец, перечень необходимых документов и место регистрации частников определяется в памятке участнику, рассылаемой участникам накануне выставки.

Как правило, для прохождения регистрации представитель участника должен иметь перечень документов, определенный условиями участия.