Учет расчетов с подотчетными лицами на предприятии УЧТП «Магазин Юбилейный»

Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами

На предприятии УЧТП «Магазин «Юбилейный» издается приказ, в котором определяется круг лиц, которым выдаются из кассы наличные деньги под отчет.

Наличные деньги под отчет выдаются из кассы предприятия под отчет на операционные, а также на административно-хозяйственные расходы.

Чаще всего на исследуемом предприятии выдаются авансы для служебных командировок. Служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия на определенный срок для выполнения поручения вне места постоянной работы.

Командировка оформляется приказом (распоряжением) с указанием пункта назначения, наименования предприятия, куда командируется работник, срока, цели и продолжительности командировки. Командированному работнику выдается командировочное удостоверение (приложение А), подписанное руководителем предприятия и скрепленное печатью, срок командировки определяется руководителем предприятия. На расходы, связанные со служебными командировками, выдаются наличные деньги в пределах сумм, причитающихся командированными лицами на эти цели.

В настоящее время в Республике Беларусь действует Инструкция Министерства финансов «О служебных командировках в пределах Республики Беларусь» от 23.10.2003 г. № 143. В ней устанавливаются нормы возмещения сумм расходов, потраченные командируемыми работниками предприятий. С 1 января 2008 года вступило в силу Постановление Минфина РБ от 21.12.2007 № 197 «Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках» .

При служебных командировках, осуществляемых в пределах Республики Беларусь:

суточные составляют 15 000 рублей за каждый день командировки;

суточные при однодневных служебных командировках и командировках в такую местность, откуда имеется возможность ежедневно возвращаться к месту жительства — 7500 рублей;

по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов.

Работникам возмещается по предоставленным квитанциям стоимость проживания в гостиницах, по приложенным проездным билетам — стоимость проезда.

Работникам возмещается стоимость проезда в жестких, плацкартных и купированных вагонах. Проезд в вагонах типа «СВ» возмещается с разрешения руководителя предприятия. Работнику возмещается стоимость переговоров по телефону только по служебным делам. На квитанции о переговорах делается отметка, что работник разговаривал с телефонным номером предприятия.

При поездке в командировку работника на личном автомобиле ему возмещается стоимость потраченного бензина по установленным нормам.

Расходовать выданные под отчет суммы допускается лишь на цели, на которые они выданы. Передача подотчетных сумм одними лицами другим запрещается.

В УЧТП «Магазин «Юбилейный» ведется книга регистрации лиц, отбывающих и прибывающих в командировки (Приложение Б). Она пронумерована, прошнурована, скреплена печатью и подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера.

Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса и другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда — день прибытия транспортного средства в место постоянной работы. На работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени тех предприятий и организаций, в которые они командированы.

В течение 3 дней после возвращения из командировки работник представляет в бухгалтерию авансовый отчет о расходах, понесенных в командировке (Приложение В).

В авансовом отчете указываются суммы полученных и израсходованных денежных средств на командировочные расходы. К авансовому счету прикладываются следующие документы: счета на проживание в гостинице (если в ней в стоимость проживания входит завтрак, то стоимость его оплачивается командированному работнику по решению руководителя предприятия), проездные билеты за проезд железнодорожным, автобусным и иным транспортом. В данном авансовом отчете проставляется также сумма возмещения суточных расходов.

После сдачи авансового отчета бухгалтер проверяет сданный авансовый отчет. Если окажется, что сумма израсходованных денежных средств превышает сумму полученного аванса, то предприятие возмещает ее работнику. Если же сумма израсходованных денежных средств меньше полученного аванса, то работник возмещает ее в кассу предприятия.

В исключительных случаях, при отсутствии транспортного сообщения, производится оплата за проезд без предоставления проездных документов с разрешения руководителя организации по жесткой стоимости проезда в транспорте.

Расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями возмещаются командированному работнику без предоставления подтверждающих документов, т. е. по его отчету.

Порядок командирования, условия труда за границей и возмещение командировочных расходов определяются Положением «Об условиях труда работников Республики Беларусь за границей», утвержденным Министерством труда по согласованию с Министерством финансов от 30.01.2001 г. № 7. Однако на исследуемом предприятии нет необходимости осуществлять командировки за границу.

Бухгалтер, принимающий авансовые отчеты, в первую очередь проверяет отметки о прибытии и выбытии командированного работника в пункты назначения. Авансовые отчеты, в которых отсутствуют отметки о прибытии и выбытии из пунктов назначения, бухгалтером не принимаются. Данные авансовые отчеты оформляются конкретными работниками надлежащим образом, а затем сдаются в бухгалтерию.

Работники, не отчитавшиеся в установленные сроки за полученные денежные средства на командировочные расходы, считаются лицами, не возместившими предприятию полученные суммы.

Суммы, за которые работники не отчитались перед бухгалтерией, плюсуются к сумме заработной платы и облагаются подоходным налогом.

За суммы полученных денежных средств на хозяйственные нужды ответственные работники отчитываются так же, как за суммы, полученные на командировочные цели.

При приеме авансовых отчетов за израсходованные денежные средства по покупке ценностей на хозяйственные цели бухгалтер в первую очередь просматривает приложенные товарные чеки по приобретенным ценностям. Не допускается прием авансовых отчетов, к которым приложены товарные чеки, где не расписаны купленные хозяйственные товары.