На основании изученного материала можно сделать следующие выводы.
Подотчетными лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных расходов, расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:
ѕ приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярский товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;
ѕ оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;
ѕ расходы на командировки по территории Республики Беларусь и за границу;
ѕ представительские расходы.
Все эти хозяйственные операции связаны с выдачей денежных средств из кассы предприятия или непосредственно из банка по отчет.
Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию организации, предпринимателя отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные деньги.
К документам, подтверждающим факт приобретения (поступления, изготовления, выполнения) продукции, товаров, работ, услуг, относятся: кассовый чек либо квитанция к приходному кассовому ордеру формы № КО-1 с приложением к ним копии товарного чека, квитанция к отрывному талону формы № 20-ФС, квитанция формы № КВ-1, другие приходно-расходные документы, утвержденные уполномоченными государственными органами. Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданным суммам. Передача наличных денег, выданных под отчет одному лицу другим запрещается.
Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете № 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту — суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.
В УЧТП «Магазин «Юбилейный» учет расчетов с подотчетными лицами организован следующим образом: данные из первичных документов заносятся в Карточку учета расчетных операций по счету 71, итоговые данные которой можно сверить затем с соответствующей суммой по корреспондирующему счету. Месячные итоговые суммы из карточки учета по счету 71 отражаются в Анализе счета 71, соответствующие данные которого можно сверить с Анализом корреспондирующих счетов. В УЧТП «Магазин «Юбилейный» Анализ счета выводится на печать и подшивается в соответствующую папку, которая называется на предприятии «Журнал-ордер по счету 71».
