Система управления магазином — это комплекс взаимосвязанных функциональных подразделений, обеспечивающих устойчивую, эффективную работу торгового предприятия.
Не существует организационной структуры которая была бы наилучшей для всех типов розничных предприятий. Различные варианты структуры — это всего лишь модели, которые после всестороннего анализа и приспособления к реальной жизни могут быть использованы при разработке структур конкретных магазинов (рис.№ 1 Типовая схема управления универсальным магазином, в котором функции закупки и продажи товаров объединены.
Менеджеры розничной торговли постоянно работают над созданием эффективной системы управления торговлей. Организационную структуру любого магазина предопределяют его основные функции — это закупка товаров и их продажа. Выполнение основных функций предполагает множество других действий и операций: выкладку товаров для показа и продажи, хранение и перемещение товаров со склада в торговые залы, закупка и прием товаров от поставщиков, доставку купленных товаров на дом покупателю и т. д.
В небольших магазинах, когда какая-то организация, направленная на разделение труда, все же имеется, чаще всего обязанности распределяются по категориям и группам товара, а не по функциям и выполняемым работам. В таких магазинах управляющий занимается планированием, организаторской работой, ведает связью со сторонними организациями и непосредственно решает возникающие производственные вопросы, а остальные работники лишь выполняют его задания и распоряжения. Персонал различных товарных отделов отвечает за поддержание чистоты и порядка, своевременную и правильную выкладку товаров, за обслуживание покупателей и непосредственно за продажу товара. Но он не имеет никакого веса при решении таких вопросов как закупка товаров, определение уровня цен и т. п.
В крупном магазине объем и разнообразие выполняемых работ и действий настолько велики, что организационная структура должна предусматривать узкое разделение обязанностей.
По мере развития универсальные магазины применяли различные организационные структуры, отвечающие требованиям времени. В приведенной схеме управления универсальным магазином, в котором функции закупки и продажи товаров каждый торговый отдел рассматривается как самостоятельная ячейка, дающая прибыль. Отделам дана самостоятельность для получения этой прибыли. В их распоряжение предоставляются соответствующие финансовые средства и другие ресурсы, но зато отдел полностью отвечает за получение прибыли и за свой вклад в общую прибыль магазина. Такая структура повышает гибкость универмагов и специализированных магазинов в формировании ассортимента, соответствующего потребностям и предпочтениям покупателей.
