Анализ деятельности «ИНФРА-М» в сфере связей с общественностью

PR-отдел «ИНФРА-М» состоит из специалиста, который является PR-менеджером организации. PR-менеджер подчинен генеральному директору предприятия. Данная вертикаль подчинения и действующее Положение о конфиденциальности накладывают определенные ограничения на деятельность специалиста по связям с общественностью, что порой приводит к замедлению процесса работы из-за необходимости обязательного двойного согласования с руководством.

На данный момент можно говорить о понимания важности PR-деятельности у руководства и приоритете стратегической функции у PR-отдела (PR-менеджера). Среди основных поставленных задач PR-менеджер в «ИНФРА-М» на момент проведения исследования можно отметить такие как: подготовка и опубликование пресс-релизов, мониторинг СМИ, разработка схемы веб-сайта.

Стоит рассмотреть каждое из направлений деятельности PR-менеджера отдельно:

Работа со СМИ. Мониторинг электронных и печатных СМИ. Мониторинг позволяет оперативно отслеживать и контролировать публикации рекламных и информационных материалов, как о самой деятельности «ИНФРА-М», так и о её конкурентах. Полученная информация важна как для PR-менеджера, так и для предприятия в целом, включая генерального директора.

Также в обязанности PR-менеджера входит подготовка материалов для различных электронных изданий, поддержание контактов со СМИ и блоггерами. Однако на данный момент эта деятельность осуществляется лишь по запросу со стороны генерального директора.

Разработка схемы веб-сайта. С помощью анкетирования и проведения опросов среди действующих клиентов PR-менеджер определяет недоработки и минусы сайта. При разработке схемы улучшенной версии сайта учитываются основные и дополнительные функции. Информация на сайте постоянно обновляется.

Перед PR-менеджером предприятия стоят задачи:

Постоянно предоставлять руководству организации информацию о мнении общественности по тому или иному направлению деятельности предприятия;

Постоянно поддерживать доверие к предприятию;

Улучшать взаимоотношения между предприятием и целевой общественностью;

Повышать узнаваемость компании ;

Разрабатывать программы по увеличению потока клиентов.

Основные направления деятельности PR-менеджера в «ИНФРА-М»:

деятельность по применению средств убеждения, направленных на формирование, коррекцию и изменение общественного мнения с целью усиления конкурентоспособности предприятия;

первичное информирование потенциального потребителя о деятельности предприятии (цели, задачи, направления деятельности, традиции, социальная функция и т. д.);

поиск точек соприкосновения интересов предприятия с интересами потенциального потребителя, поддержание с ним доброжелательных отношений;

формирование у потенциального потребителя новых общих интересов с предприятием, формирование у него чувства причастности к делам структуры;

внушение потенциальному потребителю мысли о приоритетности общих с ним интересов над остальными его интересами.

Также в обязанности PR-менеджера входит непосредственная работа с руководством — консультирование, формирование имиджа, подготовка речей и многое другое.

Функции деятельности PR-менеджера можно разделить на внутренние и внешние, в зависимости от целевой аудитории.

Функции внутренней PR — деятельности.

Разработка концепции внутренней политики предприятия в области связей с общественностью.

Осуществление подготовки информационных материалов о деятельности предприятия для коллектива предприятия.

Реализация внутренней PR-стратегии, и проведение акций, способствующих сохранению и развитию атмосферы сотрудничества и доверия в коллективах.

Обеспечение защиты информации, которая является служебной и коммерческой тайной предприятия.

Разработка и реализация внутренних антикризисных информационных мероприятий.

Обеспечение поддержки основных фондов подразделения в работоспособном состоянии.

Функции внешней PR — деятельности.

Осуществление подготовки информационных материалов о деятельности предприятия для общественности.

Реализация внешней PR-стратегии.

Координация деятельности по сбору и анализу экономической, общественно-политической и социологической информации, отслеживание отзывов и комментариев, касающиеся деятельности предприятия, подготовка обзоров.

Подготовка текстов выступлений.

Установление контактов с организациями, различными группами общественности, рекламными агентствами, представителями средств массовой информации.

Взаимодействие со СМИ в целях полного и объективного освещения деятельности предприятия, обеспечение формирования позитивного общественного мнения о работе предприятия, а также поддержание корпоративного имиджа.

Распространение информационно — рекламных материалов о деятельности предприятия в СМИ в виде пресс-релизов.

Разработка внешней концепции предприятия в области связей с общественностью.

Рассмотрим существующие на предприятии каналы внутрифирменной коммуникации.

Разные отделы предприятия связаны друг с другом внутренней телефонной сетью, по которой осуществляется обмен информацией между менеджерами, сотрудниками бухгалтерии, отедлом аналитики и администрацией. Каждому отделу присвоен свой кодовый номер, а к каждому телефонному аппарату прикреплен перечень номеров. Удобство телефонной сети в том, что она предполагает немедленный отклик со стороны собеседника и обладает признаками прямого общения. Также все сотрудники имеют корпоративный мобильный телефон.

Коммуникация между менеджерами обеспечивается также с помощью внешней сети Интернет.

Повышению лояльности сотрудников способствует и наличие на предприятии собственной библиотеки специальной литературы для адаптационного обучения персонала и повышения его квалификации.

Наиболее популярный среди персонала инструмент внутреннего PR — корпоративные праздники — включает общее празднование Нового Года, выезды на экскурсии, проведение спортивных мероприятий, групповые походы в театр.

При проведении праздничных мероприятий, в том числе внутрикорпоративных организацией занимается PR-менеджер. Задача PR-менеджера в данном случае — организация самого мероприятия, составление бюджета, контроль подготовки и проведения мероприятия.

Бюджет PR-мероприятий определяется как часть маркетингового бюджета. Маркетинговый бюджет определяется на календарный год, а затем распределяется накануне каждого месяца исходя из необходимости в тех или иных мероприятиях. Какой-либо строго фиксированной суммы или строго фиксированного процента от общего маркетингового бюджета для определения суммы на PR-мероприятия нет — так же как рекламные и прочие расходы, бюджет на PR определяется исходя из необходимости и возможностей предприятия, но в среднем бюджет на PR составляет около 20 тысяч рублей в месяц. Бюджет превышать не разрешается.

PR-мероприятия выполняются в том объеме и того содержании, что и запланировано. Контроль PR-мероприятий осуществляется генеральным директором — по выполнению запланированного количества мероприятий.

Генеральный директор «ИНФРА-М» стремиться создать условия для лидерства и использовать свою должностную власть для делегирования обязанностей. А разумное использование фактора поощрения позволяет поддерживать инициативу и принятие членами команды дополнительной ответственности при решении поставленных задач.

Руководство предприятия кроме основных внутрикорпоративных мероприятий проводит мероприятия по сплоченности команды. Совместный отдых помогает коллегам по работе узнать друг друга лучше, снимает напряженность, накопившуюся за время трудовых будней, сокращает дистанцию между руководством и подчиненными. В итоге, каждый сотрудник ощущает себя частью команды, что благотворно сказывается на эффективности труда.

Таблица 3 Календарный план корпоративных мероприятий «ИНФРА-М» на 2014 год.

Целями корпоративного праздника были заявлены:

создание необходимых условий для неформального общения сотрудников и руководства;

мотивация сотрудников на достижение лучших результатов;

трансформация внутрикорпоративных взаимоотношений в сторону повышения эффективности внутренних коммуникаций;

привлечение внимания руководства к проблемам внутри организации.

Для достижения вышеназванных целей необходимо было решить ряд задач:

Поднять престижа предприятия в глаза семей сотрудников;

Способствовать возникновению благоприятного психологического климата в коллективе.