Построение информационно — поисковой системы в организации

В этой организации централизованная форма работы с документами т. к сосредоточение всех технологических операций по работе с документами находится в ведении одного сотрудника.

Регистрация осуществляется в приемной руководителя секретарём ответственным за делопроизводство.

Документ регистрируется в автоматизированной системе «Дело» в день его поступления.

1. При регистрации необходимая информация о каждом документе вносится в электронную регистрационную карточку (ЭРК). (Смотрите пример регистрации входящей корреспонденции в ЭРК Приложение № 9). Входящий номер и дата поступления ставятся на документе в соответствии с требованиями пункта № 2.

Повторным считается обращение, поступившее вторично (от одного и того же физического или юридического лица) по одному и тому же вопросу, если: заявитель не удовлетворен данным ему ответом на первичное обращение;

со времени поступления первичного обращения истек 30-дневный срок рассмотрения и ответ заявителю не дан.

При поступлении повторного обращения ему присваивается очередной регистрационный номер. Дубликатным считается обращение одного и того же физического или юридического лица по одному и тому же вопросу, если оно:

поступило до истечения срока рассмотрения первичного обращения и повторяет его содержание без новых доводов;

является вторым или последующим экземпляром одного обращения, направленного нескольким адресатам и пересланного ими для рассмотрения.

При поступлении дубликатного обращения делается соответствующая связка в ЭРК с документом первичного обращения. Дубликатным обращениям присваивается новый регистрационный номер.

Обращение, являющееся дубликатным или бессодержательным (лишенным логики и смысла), может быть оставлено без рассмотрения и направлено в дело.

Обращением члена Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации или депутата Государственной Думы считается письмо на бланке члена Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации или депутата Государственной Думы, имеющее соответствующую подпись и дату.

Анонимным признается обращение, в котором невозможно определить автора обращения: отсутствует личная подпись, не содержится данных о месте жительства (работы или учебы) физического лица, не указанна или неразборчиво написана его фамилия и т. д. Анонимные обращения так же, как и обращения, не поддающиеся прочтению или содержащие нецензурные выражения, как правило, не регистрируются и не рассматриваются. Копии обращений, в том числе анонимных, если они содержат информацию о совершенных или готовящихся правонарушениях, оскорбления или иную негативную информацию, передаются в Службу безопасности Общества.

Основным принципом регистрации документа является однократность, то есть каждый документ должен регистрироваться только один раз.

Если документ взят на контроль, то в электронной регистрационной карточке (ЭРК) делается необходимая отметка. При регистрации в ЭРК документа обязательно делается отметка о приложениях к нему, а при ссылке на номер ранее присланного документа указывается его входящий номер и к присланному документу распечатывается ЭРК по ранее направленному.

• 2. Регистрационный штамп проставляется в нижней части лицевой стороны первого листа документа или его обороте. В нем указывается дата поступления документа и его порядковый входящий номер. (смотрите Приложение № 10).
• 3. Все поступившие на имя руководства филиала документы, а также отправляемые и организационно-распорядительные документы сканируются ответственным за делопроизводство в филиале.
• 4. Резолюция на рассмотренный руководством филиала документ вводится в ЭРК ответственным за делопроизводство в филиале сотрудником (Смотрите пример заполнения резолюции в Приложении№ 11).

Отсканированные документы в соответствии с резолюцией начальника филиала переадресовываются в электронном виде на исполнение в службы и отделы АУП филиала, а резолюция начальника филиала тиражируется и передается на бумажном носителе всем исполнителям.

Аналогичным образом регистрируются обращения граждан, поступившие в адрес руководства филиала.

5. Если исполнение документа возложено на нескольких исполнителей, то ответственным считается лицо, упомянутое в резолюции первым, если не указанно иное. Подлинник документа передается ответственному исполнителю, который обязан организовать его своевременное исполнение.

Ответственный исполнитель имеет право требовать от соисполнителей своевременной и качественной проработки документа и представления необходимых материалов.

В организации так же существует перечень документов, не подлежащих регистрации в филиале.

• 1. телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков
• 2. графики, наряды, заявки, разнарядки
• 3. Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций и т. п.
• 4. Поздравительные письма и пригласительные билеты
• 5. Печатные издания (книги, газеты, журналы, бюллетени)
• 6. Счета, счета-фактуры, накладные
• 7. Месячные, квартальные, полугодовые отчеты
• 8. Формы статистической отчетности
• 9. Документы финансового характера или об оказании благотворительной помощи, присланные по факсу
• 10. Анонимные письма, за исключением писем, содержащих сведения о террористических актах, хищениях или потерях имущества филиала, обоснованных угрозах жизни и здоровью сотрудников филиала и членам их семей.

Контроль исполнения документов и поручений

Организация контроля исполнения документов должна обеспечивать своевременное и качественное исполнение поручений, содержащихся в поступившей корреспонденции, приказах и распоряжениях филиала, протоколах совещаний, резолюциях начальника филиала на служебных (докладных) записках структурных подразделений и иных документах, на всех уровнях управления.

Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, обобщение и анализ информации о ходе и результатах рассмотрения поручений и представление этой информации начальнику филиала.

Контролю подлежит исполнение всех документов, зарегистрированных в приемной начальника филиала согласно Перечню контролируемых документов с указанием срока их исполнения (смотрите Приложение № 12).

По указанию начальника филиала на контроль могут быть поставлены документы, не включенные в Перечень.

Поручения исполняются к сроку, указанному в тексте документа или в резолюции руководства филиала. Если, срок исполнения не указан, то ответственный за делопроизводство в филиале устанавливает его согласно типовым срокам исполнения.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания или утверждения документа (протоколы, соглашения и т. п.), если не указан другой срок, а для поступивших — с даты регистрации.

Поручения с пометкой «срочно» и «немедленно» исполняются в срок не более трех дней, «оперативно» — в 10-дневный срок (в том числе с резолюцией «доложить»), если срок не установлен — в месячный срок.

Ответы на телеграфные запросы должны быть даны в срок не более трех дней.

Подготовленные проекты ответов, завизированные и согласованные со всеми задействованными в процессе его подготовки должностными лицами, передаются на подпись начальнику филиала за два дня до указанного срока исполнения.

Изменение срока исполнения производится только лицом, его установившим. При необходимости продление срока исполнения должно быть оформлено должностным лицом, указанным в поручении первым, который не позднее чем за три дня до истечения сpокa представляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о продлении срока исполнения документа.

Решение о переносе срока исполнения поручений, изложенных в приказах филиала, принимает начальник филиала.

Если продления срока требуют поручения, данные руководством ООО" Газпром трансгаз Москва", то ответственный исполнитель готовит письмо за подписью начальника филиала на имя руководителя ООО «Газпром трансгаз Москва» или ОАО «Газпром», давшего поручение, не менее, чем за два дня до истечения установленного срока исполнения, с обоснованием причины отсрочки и отслеживает ход принятия решения.

Решение о продлении срока исполнения фиксируется в электронной карточке путем проставления отметки «Продлен до… (кем)… «. Информацию о продлении срока ответственный исполнитель обязан своевременно сообщить ответсвенному за делопроизводство в филиале.

Документ считается исполненным и снимается с контроля лишь на основании документированного подтверждения исполнения. Решение о снятии поручения с контроля во всех остальных случаях принимается начальником филиала.

Промежуточный ответ, равно как и запрос по исполняемому документу, не может являться основанием для признания документа исполненным.

Поручения начальника филиала с резолюцией «представить», «внести предложения», «доложить» считаются исполненными, если представленные начальнику филиала они не возвращаются на доработку, и по ним принято соответствующее решение.

Контроль документов длительного срока исполнения осуществляется в следующем порядке: заданий последующих лет — не реже одного раза в год; заданий последующих месяцев текущего года — не реже одного раза в месяц; заданий текущего месяца — каждые пять дней.

За пять дней до истечения контрольного срока в отделы ответственным за ведение делопроизводства в филиале направляются «напоминания» о контрольных документах и поручениях, находящихся у них на исполнении.

Ответственность за своевременное и качественное исполнение документов в структурных подразделениях филиала несут его руководители.

Функции ведения непосредственного контроля возлагаются на работника, ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении, который отслеживает ход исполнения документа и за два дня до истечения срока (кроме документов, исполняемых ответственному за ведение поручения).

На поступившие в их структурные подразделения по электронной почте «напоминания» ответственные за ведение делопроизводства заносят полученную от ответственного исполнителя информацию о ходе исполнения документа и визируют ее у руководителя структурного подразделения. Оформленное таким образом «напоминание» возвращается в электронном виде и на бумажном носителе ответственному за ведение делопроизводства в филиале.

Полученные данные ответственный за ведение делопроизводства в филиале заносит в электронную карточку для подготовки информации о ходе выполнения контрольных документов и поручений и готовит доклад руководству филиала и еженедельные справки:

о контрольных документах и поручениях, находящихся на исполнении в подразделениях филиала;

о контрольных документах и поручениях с истекшими сроками исполнения, составленную на основании полученных от структурных подразделений сведений.

Кроме того, ежедневно передает начальнику филиала в электронном виде сведения о контрольных поручениях, срок исполнения которых наступает на следующий рабочий день.

Секретарь руководителя оперативно информирует начальника филиала о поступивших в почте контрольных поручениях и о фактах нарушения сроков исполнения.

Снятие с контроля производится:

ответственным за ведение делопроизводства в филиале на основании документированного подтверждения исполнения;

решение о снятии поручения с контроля во всех остальных случаях принимается начальником филиала.

заместителями начальника филиала, руководителями структурных подразделений — данных ими поручений.

После выполнения задания руководство структурных подразделений, непосредственно ответственные исполнители или работники, ответственные за ведение делопроизводства, обязаны представить ответственному за ведение делопроизводства в филиале копию ответа или другого документа (служебная записка, план, мероприятия и др.), свидетельствующего о выполнении поручения, со всеми относящимися к нему материалами для снятия с контроля.

Если по представленным материалам или проектам даны новые поручения начальником филиала, то дальнейший контроль осуществляется на основании последних поручений.

Поручение считается неисполненным, если исполнителем не представлены документы, подтверждающие его исполнение.

Данные о состоянии контроля исполнения и исполнительской дисциплины в филиале обобщаются секретарем руководителя, докладываются начальнику филиала, регулярно обсуждаются на совещаниях у руководителей филиала.