Требования к проведению внутреннего аудита в соответствии с международными стандартами ISO

система менеджмент качество аудит Для обеспечения эффективного функционирования системы менеджмента качества необходимо проводить регулярные мероприятия по выявлению отклонений системы от заданных параметров ее работы.

В соответствии с ISO 9000 аудит (проверка) качества определяется как систематическое и независимое исследование, проводимое для того, чтобы установить:

• — соответствует ли деятельность в области качества запланированным требованиям;
• — насколько эффективно эти требования реализуются;
• — пригодны ли они для достижения поставленных целей.

Аудит в соответствии с международными стандартами ISO опирается на ряд принципов. Они делают аудит эффективным и надежным инструментом, содействующим политике и управлению со стороны руководства, обеспечивающим информацией, на базе которой организация может принимать меры для улучшения своей деятельности. Следование этим принципам является предпосылкой получения надежных и достаточных заключений по результатам аудита и позволяет аудиторам, работающим независимо друг от друга, делать аналогичные заключения при аналогичных обстоятельствах. 4].

Аудиторы должны руководствоваться следующими принципами:

a) этичное поведение — основа профессионализма.

Доверие, честность, конфиденциальность и вежливость являются важным условием проведения аудита б) беспристрастность — обязательство отчитываться правдиво и точно.

Наблюдения аудита, заключения по результатам аудита и записи отражают правдиво и точно деятельность по аудиту.

в) профессиональное прилежание — проявление аккуратности и здравого смысла при проведении аудита.

Следующие принципы относятся к аудиту, который по определению является независимым и систематическим.

• г) независимость — основа беспристрастности и объективности заключений по результатам аудита.
• д) подход на основе фактов — рациональный метод для достижения надежных и воспроизводимых заключений аудита при систематическом процессе аудита.

Свидетельство аудита проверяемо. Оно основывается на выборках доступной информации, поскольку аудит осуществляется в ограниченный период времени и ограниченными ресурсами.

Программа аудита может включать один аудит или более, в зависимости от размера, характера деятельности и сложности проверяемой организации. Эти аудиты могут иметь ряд целей, а также включать комплексные и совместные аудиты.

Высшее руководство организации должно делегировать полномочия по управлению программой аудита.

Ответственные за управление программой аудита должны:

• а) разрабатывать, выполнять, отслеживать, анализировать и улучшать программу аудита;
• б) определять необходимые ресурсы и обеспечивать их наличие.

Для того чтобы спланировать аудиты и провести их, необходимо определить цели программ аудитов.

Эти цели могут основываться на:

a) приоритетах менеджмента;

• б) коммерческих намерениях;
• в) требованиях системы менеджмента;
• г) законодательных, нормативных и контрактных требованиях;
• д) необходимости оценивания поставщика;
• е) требованиях потребителя;
• ж) потребностях других заинтересованных сторон;
• з) рисках организации.

Цели программ аудита могут включать:

a) подтверждение соответствия требованиям стандарта на систему менеджмента в целях сертификации;

• б) подтверждение соответствия требованиям контракта;
• в) получение и поддержание уверенности в возможностях поставщика;
• г) содействие улучшению системы менеджмента.

Ответственность за управление программой аудита должна возлагаться на одно или несколько лиц, понимающих принципы аудита, обладающих компетентностью аудитора и умеющих пользоваться инструментами и методами аудита. Эти лица также должны обладать управленческими навыками, а также понимать технические вопросы и вопросы бизнеса той области, которая будет проверяться.

Лица, ответственные за управление программой аудита, должны:

• а) устанавливать цели и объем программы аудита;
• б) устанавливать ответственных и процедуры, обеспечивать наличие ресурсов;
• в) обеспечивать выполнение программы аудита;
• г) обеспечивать ведение соответствующих записей по программе аудита;
• д) отслеживать, анализировать и улучшать программу аудита.

При определении ресурсов для программы аудита необходимо учитывать следующее:

a) финансовые ресурсы для разработки выполнения, управления и улучшения деятельности по аудитам;

• б) методы аудита;
• в) процессы достижения и поддержания компетентности аудиторов и совершенствования показателей их деятельности;
• г) наличие аудиторов и технических экспертов, обладающих компетентностью, достаточной для достижения целей конкретной программы аудитов;
• д) объем программы аудита;
• е) время для переездов, размещение и другие потребности аудита.

Процедуры программы аудита должны охватывать следующее:

a) планирование и составление графиков аудитов;

• б) обеспечение компетентности аудиторов и руководителей групп по аудиту;
• в) выбор соответствующих групп по аудиту и распределение ролей и ответственности;
• г) проведение аудитов;
• д) проведение последующих аудитов, если это требуется;
• е) ведение записей программы аудита;
• ж) мониторинг выполнения программы аудита и ее результативности;
• з) отчет высшему руководству об общих результатах программы аудита.

Выполнение программы аудита должно охватывать следующее:

a) доведение программы аудита до соответствующих сторон;

• б) координирование и составление графиков аудитов и других действий, относящихся к программе аудитов;
• в) установление и поддержание процесса оценивания аудиторов и их постоянного профессионального развития;
• г) обеспечение подбора групп по аудиту;
• д) предоставление необходимых ресурсов группам по аудиту;
• е) обеспечение проведения аудитов в соответствии с программой аудита;
• ж) обеспечение управления записями по аудиту;
• з) обеспечение анализа и утверждение отчетов по аудиту, а также обеспечение их рассылки заказчикам аудита и другим сторонам;
• и) организацию последующих аудитов.

Для того, чтобы аудиторы могли проводить аудит последовательно и при этом не забывать основные задачи аудита — аудиторам необходимо разработать вопросники, которые помогут во время аудита и постоянно будут направлять в правильное русло.

Записи ведутся с целью демонстрации выполнения программы аудита и должны включать в себя следующее:

a) записи, относящиеся к отдельным аудитам, такие, как:

• — планы аудита;
• — отчеты по аудиту;
• — отчеты о несоответствиях;
• — отчеты по корректирующим и предупреждающим действиям;
• — отчеты по последующим аудитам (при необходимости).
• б) результаты анализа программы аудита;
• в) записи, относящиеся к персоналу, выполняющему аудит, и освещающие такие вопросы, как:
  • — оценивание компетентности аудитора и его работы;
  • — формирование группы по аудиту;
  • — поддержание и повышение компетентности.

Записи должны храниться и надлежащим образом защищаться.

Выполнение программы аудита должно отслеживаться и с определенной периодичностью анализироваться для оценки достижения целей и идентификации возможностей улучшения. Результаты должны предоставляться высшему руководству.

Следствием результатов анализа программы аудита могут быть корректирующие, предупреждающие действия, а также улучшение программы аудита.

Лица, ответственные за управление программой аудита, должны назначить руководителя группы по аудиту для проведения каждого конкретного аудита.

Цели аудита устанавливают то, что должно быть выполнено в процессе аудита, и могут включать в себя следующее:

a) определение степени соответствия системы менеджмента проверяемой организации или ее частей критериям аудита;

• б) оценку соответствия системы менеджмента законодательным, нормативным и контрактным требованиям;
• в) оценку результативности системы менеджмента по выполнению поставленных целей;
• г) идентификацию областей потенциального улучшения системы менеджмента.

Область аудита описывает его объем и границы, а именно: месторасположение, структурные подразделения, деятельность и процессы, которые подвергаются аудиту, а также период времени, охватываемый аудитом.

Критерии аудита используются как базис, относительно которого определяется соответствие, и могут включать в себя политики, процедуры, стандарты, законы и нормы, требования системы менеджмента, требования контрактов или кодексы отдельных отраслей промышленности или бизнеса.

Вводное совещание должно проводиться вместе с руководством проверяемой организации или, где это приемлемо, с теми, кто несет ответственность за проверяемые функции или процессы. Цели этого совещания:

a) подтвердить план аудита;

• б) провести краткий обзор предстоящей деятельности по аудиту;
• в) подтвердить каналы обмена информацией;
• г) дать возможность проверяемым задать вопросы.

В зависимости от области и сложности аудита при проведении аудита может возникнуть необходимость в официальном обмене информацией как внутри группы аудиторов, так и с проверяемой организацией.

Свидетельства аудита должны быть оценены по критериям аудита с тем, чтобы получить наблюдения аудита. Наблюдения аудита могут указать на соответствие или несоответствие критериям аудита. В тех случаях, когда это установлено целями аудита, наблюдения аудита могут идентифицировать возможности для улучшения.

Группа по аудиту должна собираться, когда это необходимо, для анализа наблюдений аудита на соответствующих этапах аудита.

Должен быть подведен итог соответствия критериям аудита с указанием подразделений, функций или процессов, которые были проверены. Если это включено в план аудита, то отдельные наблюдения аудита и их свидетельства должны протоколироваться.

Несоответствия и их свидетельства должны протоколироваться. Несоответствия могут быть классифицированы. Они должны анализироваться совместно с соответствующими представителями проверяемой организации, чтобы получить подтверждение точности свидетельства аудита и того, что несоответствие понято. Необходимо всеми способами устранить разногласия во мнениях по наблюдениям аудита или свидетельствам аудита, неразрешенные вопросы должны протоколироваться.

Заключительное совещание, проводимое под председательством руководителя группы по аудиту, должно быть проведено для представления наблюдений аудита и заключений по результатам аудита таким образом, чтобы они были поняты и признаны проверяемой организацией. Также необходимо согласовать с проверяемой организацией, если это приемлемо, сроки представления плана корректирующих и предупреждающих действий.

Если это предусмотрено целями аудита, должны быть представлены рекомендации по улучшению. Должно быть подчеркнуто, что эти рекомендации необязательны.

Руководитель группы несет ответственность за подготовку и содержание отчета по аудиту.

Отчет по аудиту должен быть оформлен в соответствии со сроками, должен быть датирован, проанализирован, утвержден в соответствии с процедурами программы аудита.

Аудит считается завершенным тогда, когда работа, предусмотренная планом, закончена, а утвержденный отчет по аудиту разослан.

В заключении по результатам аудита может содержаться указание на выполнение корректирующих, предупреждающих действий и (при необходимости) действий по улучшению. Эти действия обычно назначаются и выполняются проверяемой организацией в согласованные сроки и не рассматриваются как часть аудита. Проверяемая организация должна информировать заказчика аудита о статусе этих действий.

Завершение и результативность корректирующих действий должны быть проверены. Эта проверка может быть частью последующего аудита.

Программа аудита может предусматривать проведение последующих аудитов теми членами группы по аудиту, опыт которых наиболее полезен. В подобных случаях должно быть уделено внимание обеспечению независимости при последующих аудитах.

Доверие и достоверность в процессе аудита зависят от компетентности тех, кто осуществляет аудит.

Аудитор должен обладать личными качествами, позволяющими ему работать в соответствии с принципами проведения аудита.

Аудитор должен быть:

• — этичным, справедливым, правдивым, искренним, честным и вежливым;
• — открытым, способным рассматривать альтернативные идеи или различные точки зрения;
• — дипломатичным, тактичным в отношениях с людьми;
• — наблюдательным, активно изучать окружающую обстановку и деятельность;
• — восприимчивым, способным предчувствовать и правильно понимать ситуации;
• — гибким, легко адаптироваться в различных ситуациях;
• — упорным, умеющим сосредоточиться на достижении целей;
• — решительным, вовремя принимать решения, основанные на логических рассуждениях и анализе;
• — уверенным, действовать независимо и в то же время эффективно сотрудничать с другими.

Внутренний аудит СМК — один из ключевых элементов СМК. Чем эффективнее функционирует внутренний аудит СМК, тем меньше потребность предприятия во внешнем аудите.

Сегодня наличие внутреннего аудита в организациях рассматривается как важный фактор эффективности вне зависимости от того, есть в организации внедренная система менеджмента качества или нет. Наличие системы внутреннего аудита повышает доверие инвесторов и других заинтересованных сторон, повышает их уверенность в рациональном использовании компанией ресурсов, сохранности активов, оптимизации компанией рисков деятельности, прозрачности компании, а также в соответствии организации деятельности компании лучшим практикам корпоративного управления. А в пределе мы получаем эволюцию от классического аудита СМК к объединению внутреннего аудита системы, бизнес-процессов организации с внутренним аудитом всех видов деятельности (в том числе финансовых).