Процесс библиотечного фандрайзинга

Основные этапы фандрайзинговой деятельности библиотек

Российской национальной библиотекой разработано справочно-методическое пособие «Благотворительные фонды: поиск внебюджетных средств для библиотек», в котором определены основные этапы библиотечного фандрайзинга: «Процесс библиотечного фандрайзинга состоит из нескольких этапов: идентификации, стратегии, развития, ходатайства».

Идентификация — это процесс определения потенциальных источников финансирования. Главными источниками дополнительного финансирования для библиотек являются благотворительность и спонсорство. Платные услуги также являются одним из источников дополнительного финансирования. С целью сбора средств в библиотеках проводятся специальные мероприятия. Это могут быть встречи с известными людьми, благотворительные акции, концерты и т. д.

Определив источники финансирования и круг благотворителей, необходимо уточнить какой вид помощи предпочтителен для библиотеки. В связи с недостаточным финансированием сегодня для библиотек наиболее актуальным является получение литературы. Каждая библиотека ищет пути сотрудничества с издательствами, книг распространителями, частными лицами, которые могут дарить книги.

Библиотека, которая хочет получать благотворительную помощь, проводит анализ предприятий, фирм своего района, чтобы определить и отобрать тех, от кого можно получить помощь. Задача библиотеки — своевременно обратиться и убедить, что помощь необходима именно ей, изучить коммерческие цели компаний, найти обоюдную заинтересованность. Детальный анализ местных справочников, газет, статистических сборников поможет обнаружить тех, кто уже занимается благотворительностью, рекламирует свою деятельность, имеет большие прибыли и т. д.

Для поиска фондов и организаций можно использовать Интернет, непосредственно контактировать с фондами, чтобы знать об объявленных конкурсах. Таким образом, определение источников финансирования, форму предоставления помощи и круг потенциальных спонсоров — это первая ступенька к внебюджетному финансированию.

Стратегия — это работа по созданию имиджа и рекламная кампания, планирование тактики привлечения средств. Имидж — это общее представление о библиотеке, которое зависит от каждодневной работы и складывается долгие годы. Особую роль играет разработка фирменного стиля, предусматривающая создание фирменного знака, слогана, логотипа. На имидж библиотеки работают и выставки, организованные вне её стен, они могут быть платными и готовиться на заказ. Можно участвовать в общественных событиях, проходящих в регионе (местных ярмарках, научных конференциях, юбилеях), и предлагать свои услуги по организации выставок. Всё это будет содействовать популяризации библиотеки. Для рекламы библиотеки нужно создать свой веб-сайт в Интернете.

Библиотека должна влиять на своих нынешних и будущих пользователей. Формированию общественного мнения содействуют связи библиотеки со средствами массовой информации. Они должны быть двусторонними. Библиотека должна стать для журналистов надёжным источником информации. Особого внимания требуют те, кто ведёт рубрики культуры, литературные страницы и передачи, с ними нужно установить контакты. Главное, чтобы была обоюдная заинтересованность. Помощь библиотеки журналистам окупится путём бесплатных информационных материалов и созданием положительного имиджа библиотеки.

Отношения с представителями средств массовой информации строятся по-разному:

• а) библиотека сама готовит статьи;
• б) передаёт информацию о событии, а текст статьи готовится журналистами;
• в) обращается к читателям, которые помогают написать статью.

Библиотека подаёт общие статьи о своей работе и одновременно использует разные поводы, чтобы о ней писали газеты. Это может быть любое событие в библиотеке: поступление новых книг, открытие выставки, проведение вечера и т. п.

В зависимости от значимости события выбирается метод подачи материала: небольшая информация, отдельная статья, отдельная страница (например, к юбилею библиотеки). Библиотеки могут проводить пресс-конференции, поводом для которых служит любое событие социального значения — открытие нового зала, введение новой формы обслуживания, получение средств от мецената, спонсора и т. п.

На имидж библиотеки влияют экскурсии. Можно договориться с туристическими фирмами о включении библиотеки как обязательного элемента в экскурсии по городу, что особенно актуально для крупных библиотек. Внимание к библиотеке может быть привлечено и путём проведения специальных мероприятий, встреч с известными людьми, презентаций, дней открытых дверей. Информация о библиотеке должна содержаться в телефонных справочниках.

Развитие — это подготовка спонсоров и предшествующая работа с ними. Важную роль играет формирование комплекта материалов о библиотеке, который будет вручаться каждому потенциальному спонсору. Здесь должны быть информационные материалы, письмо-обращение, порядок и методика пожертвования, другие материалы (статьи из прессы). Дизайн и оформление комплекта может отличаться для разных групп спонсоров.

Ходатайство — непосредственная просьба помощи и её получение. Умение убедить, доказать необходимость помощи, определить приоритеты является решающим. Методика работы со спонсором строится в зависимости от его возможностей. Важно определить рейтинг спонсора, т. е., его потенциальные финансовые возможности. Наиболее распространённым является письмо-обращение. Оно должно быть коротким (1−3 стр.), объяснять причину обращения, аргументировать необходимость проекта и сущность проблемы, которую он решает, разъяснять цель проекта, его результаты, методы выполнения и бюджет, а также показать возможности библиотеки выполнить проект, её кадровой потенциал и коротко охарактеризовать библиотеку. Письмо-обращение (или предшествующий разговор с представителем организации) должно пробудить заинтересованность в финансировании проекта.

В дальнейшем поддерживается постоянная связь со спонсором во время подачи проекта, его рассмотрения, а возможно, и утверждения. В случае отказа в поддержке проекта необходимо выяснить причины и определить все просчёты, чтобы в следующем проекте избежать ошибок.

Как при представлении заявки в фонд, так и при обращении к организациям или частным лицам, важным моментом является настойчивость. Редко кто даёт деньги сразу. Обращаться надо несколько раз с повтором через определённое время. Большинство людей принимают решение о помощи потому, что им «надоедают».

Не все обращения результативны, на 3−4 ходатайства возможна одна помощь. Просят всегда больше, чем возможно реально получить. Даже если спонсор и имеет желание помочь, необходим талант для того, чтобы сделать его готовым дать средства. Именем спонсора можно назвать выставку, отдел, всю библиотеку и отразить это на памятной доске.

Списки тех, кто помогает библиотеке, можно разместить в её помещении, на библиотечной странице в Интернете и т. д.

От уровня проведения последнего этапа фандрайзинга зависит расширение числа тех, кто помогает библиотеке. Поддерживая долгосрочные взаимоотношения, заинтересованность дарителей, библиотеке необходимо регулярно поздравлять спонсоров со всеми праздниками, приглашать на различные мероприятия. Целесообразно публиковать благодарственные заметки о дарителях в местной периодической печати, вручать благодарственные письма, заносить имена в Книгу дарителей, оформлять Доску благотворителей, присваивать им звания «Почётный читатель», а также организовывать периодические выставки даров.

Одним из перспективных направлений инновационной деятельности в вопросах комплектования являются прямые контакты с издательствами. Самое главное — выйти с ними на контакт и наладить самовывоз.