Состояние учета кассовых операций

Для осуществления расчетов наличными деньгами ООО УК «Алекс» имеет кассу и ведет кассовую книгу по установленной форме.

Прием наличных денег предприятием ООО УК «Алекс», при осуществлении расчетов с населением и другими организациями, производится с обязательным применением контрольно-кассовой машины. Наличные деньги, полученные в банках, расходуются на цели, указанные в чеке. Ведение кассовых операций возложено на кассира, который несет полную материальную ответственность за сохранность принятых ценностей.

Для учета кассовых операций в ООО УК «Алекс» применяются следующие типовые межведомственные формы первичных документов и учетных регистров: Приходный кассовый ордер (форма № КО-1), Расходный кассовый ордер (форма № КО-2), Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3), Кассовая книга (форма КО-4), Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (КО- 5).

Прием наличных денег в кассу предприятия производится по приходным кассовым ордерам и выдачей кассового чека клиенту, а выдача наличных денег по расходным кассовым ордерам.

Приходные ордера по приему денег в кассу подписываются главным бухгалтером. Расходные кассовые ордера, кроме того, подписываются распорядителем кредита.

В тех случаях, когда на документах, прилагаемых к расходному ордеру, имеется разрешительная подпись распорядителя кредита об оплате, подпись его на расходном ордере не обязательна.

Приходные и расходные кассовые ордера лицам, вносящим и получающим деньги из кассы, как правило, на руки не выдаются.

Расходные кассовые ордера выдаются на руки работающим, только в том случае, если получения единовременной материальной помощи; ежемесячного детского пособия, по уходу за ребенком до 1,5 лет, по разрешению руководителя. Расходный кассовый ордер может быть оплачен кассой только в день его составления.

Все приходные и расходные кассовые ордера, до передачи их в кассу, регистрируются по журналу бухгалтерией, с присвоением порядковых номеров последовательно с начала года.

Приходные и расходные кассовые ордера после получения или выдачи по ним денег немедленно подписываются кассиром, а приложенные к ним документы после проверки их наличия погашаются соответственно штампом «получено» или «оплачено».

Выдача денег по расходным кассовым ордерам производится кассиром по предъявлению получателем паспорта с отметкой в нижней части ордера данных о предъявленном документе.

При получении денег по доверенности бухгалтерия в тексте ордера записывает фамилию, имя и отчество лица, через которого производится выдача денег. Доверенность прикрепляется бухгалтером к расходному кассовому ордеру с отметкой в нем даты выдачи доверенности.

По доверенности выдаются деньги из кассы в случае, если приходится расплачиваться с поставщиками за какую-нибудь продукцию, или если производят выплату заработной платы, обязательно указывается расчетный период, за который причитается зарплата.

Все операции по поступлению и выдачи наличных денег учитываются в кассовой книге.

Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах под копирку и оба листа нумеруются одинаковыми номерами. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом для кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге.

Записи в кассовую книгу производятся сразу после получения и выдачи денег по каждому ордеру. Ежедневно в конце рабочего дня бухгалтер подсчитывает итого произведенных операций по приходу и расходу за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число.

Бухгалтерский учет кассовых операций на предприятии ООО УК «Алекс» автоматизирован. Для обеспечения полной сохранности документов кассовую книгу ООО УК «Алекс» ведет автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно формируется машинограмма «Отчет кассира». Нумерация листов кассовой книги в машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года. В конце рабочего дня сумма пробитой выручке по кассовому аппарату группируется в общий итог за весь день. Показания контрольного счетчика на начало и на конец рабочего дня записываются в справку-отчет кассира — операциониста и снимаются остатки кассы.

Лимит кассы ООО УК «Алекс» равен 10 000 руб.

Выдача наличных денег из кассы, не подтвержденная расходными кассовыми ордерами или расписками получателей в кассовых документах на выплату заработной платы, депонентов и премий, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей у кассира и взыскивается с него.

Бухгалтер ООО УК «Алекс» строго следит за тем, чтобы прием денежных средств, в кассу, от юридических лиц, то есть клиентов, не превышал 60 000 рублей по одной сделке, и чтобы обязательно выбивался кассовый чек на контрольно-кассовом аппарате предприятия. При этом дата и сумма принятой выручки, которая записана в приходном кассовом ордере, должна соответствовать дате и сумме выручке пробитой по кассовой машине. Все остальные денежные средства свыше установленных пределов, должны быть оплачены на расчетный счет, через обслуживающие банки предприятий.

Заработная плата, пособия, премии выплачиваются кассиром по платежным ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.

По истечении трех рабочих дней, установленных для выплаты заработной платы, бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер на общую выплаченную по платежной ведомости сумму.

Никаких подчисток, помарок или исправлений в кассовых документах не допускается.

Наличные деньги в кассе, не оправданные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы.

Инвентаризация (ревизия) наличия денежных средств, в кассе ООО УК «Алекс», производится согласно Положению о порядке ведения кассовых операций не менее одного раза в месяц.

Ревизия наличных денежных средств, в кассе, проводится внезапно комиссией, назначаемой приказом (решением, постановлением, распоряжением) руководителя организации.

Комиссия проверяет достоверность данных бухгалтерского учета и фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов, находящихся в кассе, путем полного пересчета.

Результаты инвентаризации оформляются актом (ф. № инв.15) в двух экземплярах и подписываются всеми членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей, и доводится до сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй — остается у материально ответственного лица.

При смене материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах. Один экземпляр передается материально ответственному лицу, сдавшему ценности, второй — материально ответственному лицу, принявшему ценности, и третий — в бухгалтерию.

Во время инвентаризации операции по приему и выдаче денежных средств, разных ценностей и документов не производятся.

На оборотной стороне акта материально ответственное лицо пишет объяснение о причинах излишков или недостач, установленных инвентаризацией, а руководитель организации по результатам инвентаризации принимает решение об их регулировании. Выявленные излишки наличных денег приходуются с последующим перечислением их в доход организации.

В случае выявления недостач их суммы подлежат взысканию с материально ответственного лица (кассира).

Ответственность за порядок ведения кассовых операций возлагается на главного бухгалтера ООО УК «Алекс». Все документы подписываются должностными лицами, которые несут ответственность за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления. Перечень лиц, имеющих прав подписи, утверждает руководитель предприятия.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции по расходу денежных средств, подписываются руководителем и главным бухгалтером организации.

Для учета наличия и движения денежных средств организации используется активный счет 50 «Касса» и субсчета:

• 50.1 «касса организации» учитываются наличные деньги в кассе предприятия.
• 50.2 «денежные документы» учитываются другие денежные документы: марки, купленные авиабилеты и другое.

Синтетический учет операций по счету 50 «Касса» в бухгалтерии ООО УК «Алекс» ведется на компьютере по карточке счета с применением приходных ордеров, кассовых чеков и расходных кассовых ордеров в разрезе по каждой операции и по каждому клиенту.

В течение всего дня кассир принимает и выдает деньги из кассы оформляя это приходными и расходными ордерами (таблицы 4,5).

Таблица 4 — Отчет кассира ООО УК «Алекс» за 01 апреля 2008 года.

Таблица 5 — Отчет кассира ООО УК «Алекс» за 02 апреля 2008 года.

Рассмотрим основные корреспонденции кассовых операций, выписанных из кассовой книги в ООО УК «Алекс» за период с 1 апреля 2008 г. по 2 апреля 2008 г в таблице 6.

Таблица 6 — Схема бухгалтерских проводок по учету кассовых операций.

Денежные документы учитываются в специальном разделе кассовой книги.

Регистром бухгалтерского учета, в котором отражают кассовые операции, является журнал-ордер № 1-АПК. Он используется для ведения кредитовых оборотов счета № 50. В ведомости 1-а ведутся дебетовые обороты счета 50. Основанием для ведения журнала-ордера № 1 служит отчет кассира с приложенными к нему первичными документами. При небольшом объеме операций допускается использовать отчет кассира за три пять дней, но в любом случае отчет кассира занимает в журнале-ордере одну строку. Остаток средств в кассе показывают в ведомости на начало и конец каждого месяца.

Для учета операций в иностранной валюте ведется отдельная кассовая книга.

При приеме от клиентов платежных документов в иностранной валюте кассир должен проверить их подлинность и платежеспособность по имеющимся контрольным материалам, а также полноту и правильность заполнения реквизитов документов. В кассу принимается наличная иностранная валюта, не вызывающая сомнений в ее подлинности и платежеспособности. Денежные знаки поврежденные, ветхие, вызывающие сомнение в платежеспособности, от клиентов кассиром не принимаются.

Фальшивые денежные знаки, а также вызывающие сомнение в их подлинности клиенту не возвращаются. Они записываются в отдельный реестр и возвращаются в банк с пометкой «Фальшивая» или «Вызывающаясомнение». Клиенту выдается квитанция о том, что принятая валюта является фальшивой или что она вызывает сомнение, с указанием в квитанции наименования валюты и ее достоинства.

Касса должна быть обеспечена всеми инструкциями, контрольными и справочными материалами. Кассир обязан строго соблюдать правила совершения операций по приему и выдаче валюты из кассы.