Документ в управленческой деятельности

Документ является основанием или средством регуляции управленческих, организационных, финансовых действий организаций или отдельных должностных лиц.

Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Это отражено в Законе «Об информации, информатизации и защите информации» .

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Как носитель информации, документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.

Но один документ — это единичный акт документирования. Деятельность учреждения оформляется совокупностью определенным образом взаимодействующих документов, обычно соответствующих функциям управления.

Ряд функций управления является типовым, присущим любому управленческому аппарату. Отметим, что к таким функциям относятся, прогнозирование и планирование, организационно-распорядительная деятельность, учет и отчетность, финансирование, материально-техническое обеспечение и др. Эти функции отражаются в документах общих для всех учреждений, фирм. Совокупность взаимоувязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности, составляет систему документации.

Можно выделить функциональные системы документации, имеющие межотраслевое значение, но можно рассматривать и отраслевую систему документации в целом. В ней найдет отражение специфика той или иной сферы деятельности.

В управленческой деятельности используются самые разнообразные документы: рукописные, машинописные, составленные на ПЭВМ, полученные по телефаксу и т. д. Создать документ можно посредством: письма, графики, рисунка, фотографии, звукои видеозаписи.

Но, создав документ, с ним надо еще много работать: учесть, зарегистрировать с тем, чтобы о нем можно было навести справку, передать исполнителю, проконтролировать его исполнение, сохранить и т. д.

Организация делопроизводства условно делится на две части:

• · организация и обеспечение своевременного и грамотного создания и оформления документов (документирование);
• · организация работы с документами: получение — передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, подготовка в архив, уничтожение.

Документ является средством укрепления законности и контроля.

Одни документы, к примеру, правовые акты представительных и распорядительных органов, судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, договорная документация, изначально обладают юридической функцией, устанавливая, закрепляя и изменяя правовые нормы и правоотношения или прекращая их действие. Другие документы наделяются юридической функцией в случае использования их как доказательства в суде, органах следствия и прокуратуры, нотариате, арбитраже и др.

Таким образом, можно смело сказать, что документ является одним из средств укрепления законности и контроля.

В условиях научно-технической революции произошло резкое увеличение объемов информации, вызванное активизацией общественной жизни, ростом числа контор, фирм, организаций, увеличением номенклатуры промышленных изделий и усложнением процесса их изготовления, расширением экономических и культурных связей. В связи с этим возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, выполняющих роль информационного обеспечения функций управления. Ручная обработка не позволяла вовремя и качественно переработать растущие потоки информации. Появилась потребность в механизации, а затем и в автоматизации обработки документной информации. Однако практическое внедрение и применение средств автоматизации и механизации, эффективность их использования находятся в прямой зависимости от степени упорядочения документации, для обработки которой они предназначены. Основным направлением совершенствования документации является унификация и стандартизация. Под унификацией понимается «приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию. Стандарт определяет унификацию как «выбор оптимального числа разновидностей продукции, процессов и услуг, значений их параметров и размеров» .

Стандартизация — это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается «образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов. Стандарт как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом». Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (в данном случае документа).

Любую организацию, предприятие, акционерное общество, фирму можно рассматривать как коллектив, организацию людей, объединенных коммерческими целями, зарегистрированную в установленном порядке.

Каждое предприятие имеет определенную структуру, внутренние связи, обеспечивающие взаимодействие между руководством и структурными подразделениями или сотрудниками, и внешние связи с деловыми партнерами, предприятиями, органами власти (приложение 1).

Составной частью управления является делопроизводство. Работники сферы управления (руководители, менеджеры, специалисты) до 75% своего рабочего времени тратят на работу с документами. Поэтому необходимо с самого начала деятельности предприятия организовать делопроизводство, придерживаясь следующих принципов:

• · оперативность (быстрая и четкая работа с документами);
• · современное техническое оснащение (персональные компьютеры, факсы, ксероксы, сканеры и всевозможные средства малой оргтехники, облегчающие работу с документами: нумераторы, степлеры и т. п.);
• · целесообразность всех делопроизводственных операций (каждая работа с документами должна быть необходима для деятельности предприятия, оправдана конкретной конечной целью);
• · умелое сочетание документационного обеспечения управления с бездокументным (составление документов только в том случае, когда это действительно необходимо или установлено государственными нормативными актами).

Внешние и внутренние связи предприятия можно рассматривать как информационные.

Управление предприятием можно представить как процесс получения информации, ее обработки, принятия решения и доведение его до исполнителя. Наиболее важной частью управления является принятие решения. Для выработки правильного решения требуется полная, оперативная и достоверная информация.

Полноту информации характеризует ее объем, который должен быть достаточным для принятия верного решения.

Информация должна быть оперативной, то есть такой, чтобы за время ее передачи и обработки состояние дел не изменилось.

Достоверность информации определяется степенью соответствия ее содержания объективному состоянию дел.

На рабочее место руководителя предприятия или исполнителя информация должна поступать в форме, облегчающей ее восприятие и обработку. В ряде крупных фирм информация, поступающая руководителю, представлена в сжатом виде, как правило, наиболее важная и срочная.

На предприятии необходимо установить единый порядок (единые требования) по составлению документов и работе с ними. Этот порядок может быть закреплен инструкцией по делопроизводству (документационному обеспечению управления предприятием) или доведен до сотрудников в виде специальных инструктажей, практических занятий и т. д.

С учетом рекомендаций ГОСТ Р 6.30−2003 г., можно составить альбом (дело, файл) образцов документов, наиболее часто используемых в практической деятельности предприятия (писем, факсов, приказов, контрактов), по которому бы работали все сотрудники организации.

Работу организации с документами можно представить в виде следующих этапов:

• · прием входящих документов;
• · предварительное рассмотрение (разметка) секретарем;
• · регистрация документов;
• · доклад руководителю и рассмотрение документов руководством;
• · принятие решения руководителем и направление документов на исполнение;
• · контроль исполнения документов;
• · формирование документов в дела;
• · использование документов в справочно-информационной работе;
• · определение сроков хранения документов — а) передача в архив, б) дальнейшее использование, в) уничтожение документов.

Степень совершенства технологической схемы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документационной информацией.

Деятельность любого предприятия сопровождается составлением различных видов документов. Однако при всем многообразии документов можно выделить следующие 5 групп документов.

• 1. группа — ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ документы — это устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка.
• 2. группа — РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ документы — это приказы по основной деятельности, распоряжения, решения.
• 3. группа — ДОКУМЕНТЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ — приказы по личному составу, трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки форма Т-2, лицевые счета по заработной плате, трудовые книжки.
• 4. группа — ФИНАНСОВО-БУХГАЛТЕРСКИЕ документы — главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий, инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и др.

5. группа — ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ документы — письма, факсы, справки, телеграммы, докладные и объяснительные записки, протоколы и др.

В отдельную группу документов необходимо выделять — НОРМАТИВНЫЕ документы вышестоящих органов. Это документы, которые поступают от государственных и муниципальных организаций и регламентируют различные вопросы деятельности предприятия — это налоги, охрана окружающей среды и т. д. Примерное разделение дел на группы приведены в приложении 2.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

• · в дело помещаются документы, работа по которым проведена;
• · документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями;
• · документы разных сроков хранения формируются в разные дела;
• · документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело;
• · в дело включается один экземпляр документа;
• · каждый документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен (иметь дату, подпись, отметку об полнении и т. д.);
• · в дело формируются, как правило, документы одного года;
• · в дело не должны подшиваться документы, подлежащие возврату, а также черновики документов;
• · документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности (01.01.2003, 02.01.2003 и т. д.) или по нумерационной (№ 1, № 2, № 3 и т. д.).

Устав предприятия и другие учредительные документы формируются в самостоятельное дело.

Протоколы общих собраний акционеров формируются отдельно от протоколов заседания совета директоров. Приложения и другие дополнительные документы подшиваются к тем протоколам, к которым они относятся.

Контракты предприятия делятся на две группы, хранящиеся в разных делах. Первую группу составляют коммерческие контракты между предприятиями, вторую — трудовые контракты (договоры) с работниками.

Приказы по основной (производственной) деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу.

Документы по личному составу предприятия (личные дела, личные карточки) формируются по алфавиту фамилий сотрудников.

Документы ограниченного доступа с грифом «КТ» или «Конфиденциально» формируют отдельно от остальных документов предприятия.

При формировании дел с перепиской одним из решающих факторов является ее объем. При небольшом объеме переписки заводится одно дело, содержащее входящие и исходящие письма и факсы, а при достаточно большом ее объеме целесообразно завести отдельные дела для входящих и исходящих документов.

Планы и отчеты хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию, независимо от времени их составления или утверждения. Бизнес-планы, рассчитанные на несколько лет, подшиваются в дело первого года, например, бизнес-план 2005 — 2010 гг. будет находиться в деле 2005 года.

Полный цикл взаимодействия человека с документной средой включает следующие стадии:

• · документирование, понимаемое как особыми способами удостоверенная фиксация информации на различных носителях;
• · использование, включающее и учет документов в текущей деятельности граждан и организаций;
• · хранение документов и сведений о них с целью последующего, возможно, неоднократного использования.

Значение и ценность документов, образующихся в деятельности организации, полученных ею от корреспондентов на различных носителях и с использованием всевозможных средств их доставки, неодинакова.

Некоторые документы необходимы только для оперативной работы с ними в течение достаточно ограниченного времени. Другие, отражающие научно-технические достижения, работу системы управления, общественную жизнь, имеют важное научно-техническое, историческое, экономическое значение. Документы, содержащие информацию о гражданах, сотрудниках, выпускниках учебных заведений и так далее, имеют социальное значение и должны сохраняться на всем протяжении жизни человека, но они утрачивают свою ценность, в конечном счете, так как имеют личностный характер и представляют ценность только для конкретного человека.

В силу типичности и неоднократной повторяемости задач системы управления появляется возможность проведения оценки ценности документной информации, которая циркулирует в любой системе управления.

Оценка документов проводится практически на всех этапах их создания и обработки. Это согласование проекта, определение формы документа и порядка доведения его до адресата (исполнителей), установление системы регистрации и, наконец, контроля за исполнением документов.

Именно регистрация наиболее тесно связана с изучением ценности документов для определения сроков хранения (и отбора части из них для длительного и постоянного хранения). Такая деятельность в системе управления получила профессиональный термин «экспертиза ценности документов».

Все этапы обработки прохождения и исполнения документа фиксируются отметками, помогающими определить, где он находится в данный момент и какова стадия его исполнения.

Разработано достаточно большое количество нормативных документов, содержащих нормы времени на работы, выполняемые работниками управленческого аппарата. Все они разработаны Центральным бюро нормативов по труду. Организации необходимо иметь:

• * Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления (утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25 ноября 1994 г. № 72). -М., 1995.
• * Укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию (Утверждены Постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 20 мая 1987 г. № 327/17−42).- М., 1988.
• * Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления (Утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 10 сентября 1993 г. № 152)-М" 1993.
• * Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы. (Утверждены Постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 19 июня 1984 г. № 189/11−64).- М., 1988.
• * Межотраслевые укрупнённые нормативы времени на работы по комплектованию и учёту кадров. — М., 1991

Последний нормативный документ нужен для работы с кадровой документацией.

Все эти нормативы рекомендуются для применения в управленческом аппарате учреждений, организаций, предприятий, фирм независимо от форм собственности.

Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации.

Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

Управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

ВЫВОД: К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более — с тонкостями ведения документации.

Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами — важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.