Оптимизация деятельности региональных органов Роспотребнадзора по Тульской области путем усовершенствования организации делопроизводства — залог своевременного и качественного оказания услуг населению по обеспечению его санитарно-эпидемиологического благополучия

С каждым годом электронные документы все больше превращаются в важнейшее средство закрепления, обмена и хранения информации о современном обществе. Практически все властвующие и хозяйствующие субъекты в своей работе в той или иной степени используют информационные технологии. Дополнительный импульс этому процессу придают Федеральная Целевая Программа «Электронная Россия» и аналогичные программы в субъектах федерации («Электронная Москва», «Электронный Алтай», «Электронное Забайкалье», «Электронная Осетия», «Электронное приморье», «Электронный Татарстан» и др.).

В последнее десятилетие ряд законодательных и нормативных правовых актов позволил значительно расширить практику применения систем электронного делопроизводства и документооборота:

• · Гражданский кодекс Российской Федерации (1994), ст. 160, п. 2.
• · ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (2002).
• · ФЗ «О бухгалтерском учете» (1996, редакция от 30.06.2003 г.), ст. 10, 13, 15.
• · Налоговый Кодекс Российской Федерации (2000), ст. 80, п. 2 и др.
• · Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации (2002), ст. 75.
• · Министерство по налогам и сборам с 2002 г. разрешило подачу налоговой декларации в электронном виде.
• · Таможенный кодекс Российской Федерации (2003), ст. 63, п. 8, ст. 72, п. 3, ст. 81, п. 7, ст. 102, п. 4, ст. 124, п. 1 и др.
• · Трудовой кодекс Российской Федерации (2003) не исключает ведения кадровой документации в электронном виде (ст. 86, п. 6).
• · Равноправие бумажных и электронных документов просматривается в нормативах, относящихся к срокам хранения управленческих и финансовых документов и к форме представления регистрационно-контрольных карточек

Все большее количество документов переводятся из бумажного в электронный вид, что позволяет повысить скорость нахождения необходимой информации, снизить риски потери документов, удовлетворить требованиям нормативных актов по хранению и доступу к документам, повышается эффективность работы ведомства за счет сокращения цикла обработки документов, а также появляются гарантии соответствия регламентным требованиям по хранению документов; пользователи систем управления документами получают возможность эффективного поиска информации, а также инструменты работы с документами в контексте выполняемых задач и с учетом прав доступа к информации; Служба ИТ получает инструменты быстрой разработки и развертывания решений в соответствии с изменениями требований по обработке документов.

Работа законодателей по расширению электронного правового пространства не могла не сказаться на росте объема и видового разнообразия используемых в организациях информационных ресурсов. Можно привести следующую условную классификацию электронных документов, которые в настоящее время образуются и хранятся в организациях и на предприятиях всех форм собственности:

• — Файлы с текстами и другими материалами, используемыми при подготовке проектов бумажных документов.
• — Информационно-поисковые базы данных в системах бухгалтерии, планирования, управления кадрами, делопроизводства (регистрационно-контрольные формы).
• — Информационно-справочные системы, в первую очередь, правовые и нормативные, содержащие тиражированную информацию в виде копий законодательных и нормативных актов по всевозможным предметам права; копии сообщений и дайджесты СМИ и т. п.
• — Собственно оригинальные электронные документы, в том числе в составе баз данных: лицевые счета работников и бухгалтерские расчеты, аналитические сводки и отчеты, хранилища данных по основной деятельности организаций и предприятий (первичные статистические сведения, данные по мониторингу и управлению предприятием), разнообразные базы данных по поддержке работы с договорами; управления торговыми и складскими помещениями и материалами, электронные письма, сообщения Интернет-СМИ и т. п.

Всё более широкое использование в документообороте приобретают юридически значимые электронные документы, подписанные с применением электронной цифровой подписи. Такие документы уже сильно потеснили некоторые виды бумажных документов временных сроков хранения: в банковских и биржевых операциях, в бухгалтерских расчетах, в переписке, в подготовке договоров и распорядительных документов; в ведении баз данных реестров и регистров всевозможных объектов (в органах власти). ¹

Другая тенденция последних лет: набирает обороты конверсия и ретроконверсия бумажных документов (самых разных документальных систем) в цифровую форму и развитие на этой основе общей информационно-документальной системы поддержки управленческих решений. Причины такой конверсии могут быть разные.

Роспотребназдор, имея разветвленную сеть отделов и управлений, безусловно стремится увеличить оперативность передачи и получения информации (хотя бы в справочных целях). Однако, рассматривая такое намерение нельзя исключать и экономическую обусловленностью подобных действий. Конверсию бумажных документов можно рассматривать как средство перевода бумажных архивов в более дешевые хранилища для оптимизации расходов. Конверсия здесь — средство оптимизации способов вторичного использования документов.

Следует ожидать, что в ближайшие годы электронные документы превратятся в серьезные источники информации для принятия важнейших решений на всех уровнях управления. Управление Роспотребнадзора по Тульской области уже сейчас в полной мере испытывает потребность внедрения полномасштабного электронного документооборота, однако, наличествует необходимость разработки такого порядка путем тщательной проработки и соотнесения его со спецификой деятельности.

Электронные документы в нашей стране уже не выглядят чем-то экзотическим, они становятся все более ценным информационным ресурсом как для организаций и предприятий, так и для государства в целом. Дело остается «за малым»: сохранить существующие комплексы электронных документов. В связи с этим, ключевое значение приобретают методология и принципы организации архивов электронных документов¹. Учитывая количество и разнообразие поступающей и исходящей ежедневно информации и документации в Управление Роспотребназдора по Тульской области, данный вопрос стоит наиболее остро. Среди концептуальных положений такой методологии надо отметить несколько.

Архив электронных документов — это не просто отдельный сервер, компьютер или место для складирования носителей с информацией, это не только и не столько поисковая система, способная «выудить» нужную пользователю электронную информацию. Концептуально архив электронных документов ничем не отличается от традиционного. Это, прежде всего, организационные мероприятия, технологии и производственные процессы, обеспечивающие весь цикл хранения документов от экспертизы ценности до их использования, через учет, описание, обеспечение сохранности и развитие научно-справочного аппарата и поисковых систем.

Архивы (в том числе предлагаемые «электронные архивы») создаются в Управлении Роспотребнадзора по Тульской области для организации повторного использования исполненных документов и закрытых дел. А вот, чтобы иметь такую возможность необходимо выполнение нескольких условий:

• * выработать долговременную документационную политику, т. е. определить круг потенциальных пользователей и круг задач, для решения которых могут потребоваться документы, и в соответствии с этим провести классификацию документов и оценить сроки их хранения;
• * производить отбор документов для архивного хранения, в соответствии с выработанной политикой;
• * создать эффективную поисково-справочную систему по этим документам;
• * обеспечить сохранность документов в течение всего срока хранения, т. е. вести их регулярный учет и реализовать систему мер, направленных на создание оптимальных условий хранения документов, на недопущение их порчи и на поддержание их потребительских качеств, в первую очередь для того, чтобы они могли служить достоверным свидетельством документированных событий, процессов, явлений;
• * внедрить такую систему использования документов, при которой сводились бы к минимуму риски утраты документов.

Электронные документы были и еще долгое время будут лишь частью документального фонда Управления Роспотребнадзора по Тульской области. Использование электронных документов до сих пор носит, главным образом, вспомогательный, справочно-информационный характер: для оперативного поиска и анализа информации с целью получения дополнительных сведений (знаний). В то же время бумажные документы рассматриваются как основные, как имеющие доказательную силу, и служат целям обеспечения правовой поддержки управления разнообразными ресурсами: административными, финансовыми, материальными, производственными, кадровыми и т. п. Вместе они составляют единый документальный фонд организации. То есть в настоящий момент в Управлении применяется смешанная форма документооборота. ¹

Безусловно, удобство пользования, в большей мере остается за электронными версиями документов. Однако, как отмечалось выше, не следует забывать об объемах документации Управления. Важной отправной точкой является качественное прогнозирование на основе тщательного анализа движения документации за предшествующие годы. Это позволит правильно спланировать затраты на приобретение электронных носителей. Но главное — это поможет грамотно организовать размещение электронных документов: оперативно исполняемые и более востребованные документы — на быстрых носителях, архивные документы (при их значительном объеме) — на внешних носителях.

Следует также учитывать, что наибольшие объемы имеют электронные документы в графических форматах — оцифрованные документы. Практика показывает, что имеется вероятность столкнуться с исчерпанием серверных ресурсов при неправильном выборе формата электронного документа. Это обусловливает потребность проведения курсов и тренингов среди должностных лиц. Но эти мероприятия вполне можно считать оправданными.

Эффективное функционирование информационно-поисковой системы организации — это смысл создания электронного архива. Однако основа электронного архива другая. Это — учет электронных документов при их поступлении и отправлении. Невозможно с уверенностью говорить о сохранности документов, если неизвестно что и в каких объемах хранится.

Учитывая специфику Роспотребнадзора как государственной структуры регистрация документации в приемной Управления. Исключать этот переходный процесс обработки документации невозможно, опять же, исходя из объемов этой документации. Таким образом, важным является использования электронных баз регистрации движения документации с безусловным фиксированием поступления и отправки документов и присвоением входящих и исходящих номеров.

Обязательным условием введения прилагаемых изменений в процесс документооборота является разработка методических рекомендаций и других актов, способных четко разъяснить рядовому пользователю порядок обязательный его работы. Управление Роспотребнадзора по Тульской области старается максимально скорректировать делопроизводственный процесс, однако без содействий высших государственных структур вероятность достижения положительного результата значительно снижается.