Помимо архивных учреждений, т. е. государственных учреждений, специально созданных для работы в области архивного дела, в каждой организации существует свой архив. ГОСТ дает определение видового понятия «ведомственный архив». Ведомственные архивы, составляя государственную часть архивного фонда, не входят в систему государственной архивной службы, но являются источниками пополнения АФ РФ. Они выполняют сходные с госархивами функции, работают в соответствии с правилами, разработанными ГАС, обеспечивая преемственность в некоторых направлениях деятельности госархивов, что дает определенные экономические выгоды государству.
Ведомственный архив — структурные подразделения учреждений или ведомств, хранящие документы этих ведомств и организующие их использование для информационного обеспечения их работы.
Министерства и центральные ведомства обеспечивают сохранность и учет документов, приведение их в порядок, организацию использования, создание страхового фонда особо ценных документов (при их наличии), а также своевременную передачу их на государственное хранение не только в своем архиве, но и в подведомственных учреждениях. Все работы с документами в ведомственном архиве и делопроизводстве ведутся с соблюдением правил, устанавливаемых Росархивом.
Существуют такие разновидности ведомственных архивов как:
- — отраслевой государственный фонд;
- — центральный отраслевой архив министерства, ведомства;
- — центральный архив министерства, ведомства;
- — объединенный ведомственный архив;
- — архив учреждения, организации, предприятия.
В городах и районах, где много небольших организаций, экономически целесообразно создавать межведомственные архивы на кооперативных началах. Такие архивы осуществляют длительное хранение и использование документов, имеющих справочное значение, которые поступают от учреждений, не сдающих свои фонды в госархивы.
