Учет движения денежных средств

Учет денежных средств

Каждый хозяйствующий субъект должен иметь свое положение по ведению кассовых операций. С этим положением по ведению кассовых операций должен быть ознакомлен кассир, который является материальноответственным лицом.

Касса это самостоятельное структурное подразделение предприятия, предназначенное для сохранения денежных средств и проведения расчетов наличными. Материальная ответственность за сохранением денежных средств и осуществление кассовых операций возложена на кассира, с которым заключают договор о материальной ответственности в форме обязательств кассира (или другого уполномоченного лица).

В обязательство кассира входит: порядок ведения кассовых операций, правила приема, выдача и хранения денег все это предусматривается правилами ведения кассовых операций, разрабатываемыми и утверждаемыми субъектами самостоятельно. После издания приказа о назначении кассира на работу руководитель предприятия обязан ознакомить кассира с указанными Правилами и заключить договор о материальной ответственности.

Кассовые операции оформляются документами, типовыми межведомственные формы которых утверждены Агентством по статистике по согласованию с Национальным банком Республики Казахстан и Министерством финансов и должны использоваться без их ведомственной подотчетности и форм собственности.

Кассовые операции осуществляются на оформленных документах. Кассир, обязан проверять правильность оформления, наличие и соответствие подписей, приложения, перечисленные в ордере. После этого он принимает или выдает деньги. Лицу, внесшему деньги в кассу, выдается квитанция.

При выдачи денег по расчетно-кассовому ордеру отдельному лицу кассир требует предъявить документ, подтверждающий личность получателя. На предприятии ведется только одна кассовая книга, в которой отражает наличие и движение денежных средств. Записи осуществляются по приходным и расходным кассовым ордерам. Но, если в организации имеются другие виды валют, кроме национальной, то кассовые книги открываются на каждую валюту отдельно. Жапаров К. Ж. и др. Бухгалтерский учет в условиях рынка Алматы. 1998 г.

Все кассовые ордера после их использования кассир подписывает, а приложенные к ним документы во избежание повторного использования погашает штампом или надписью от руки «получено» (оплачено) с обозначением даты.

Запись в кассовой книге осуществляется только под копирку, т. е. в 2 экземплярах (2 экз. служит отчетом для кассира) В конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги оборотов по приходу и выдаче денежных средств и определяет остатка на следующий день. Первые отрывные листы, являются отчетом кассира, вместе с приходными и расходными ордерами и приложениями к ним оправдательными документами кассир передает бухгалтерии под расписку в кассовой книге.

Наиболее важными требованиями оформления и учета кассовых операций являются:

• * немедленная запись каждой осуществленной кассовой операции в кассовой книге, ежедневное определение итогов в этой книге сдача кассиром под расписку бухгалтерских кассовых документов;
• * выписка бухгалтерии на каждую отдельную кассовую операцию приходные и расходные ордера, соблюдение последовательности нумерации и регистрации этих средств в реестр и передача их для использования кассиру.
• * погашение кассиром специальным штампом кассовых документов во избежание повторного их использования.
• * установление приказом руководителя предприятия лиц, имеющих право подписывать кассовые документы, наличие у кассира образцов подписей этих лиц и недопустимость выполнения кассовых операций по неоформленным документам. Шишкин А. К. Учет анализ и аудит на предприятии М. ЮНИТИ 96 г.

Главный бухгалтер с целью контроля должен не реже одного раза в месяц проверять наличие денежных средств в кассе, составлять акт и докладывать руководителю. Руководитель предприятия несет ответственность за сохранение наличных денег, правильное и целесообразное их использование. Кассовая книга является регистром аналитического учета. Кассовые документы следует сброшюровать отдельно от бухгалтерских документов, они должны иметь самостоятельную нумерацию и при сдаче в бухгалтерский архив необходимо фиксировать в архивной книге факт принятия кассовых документов.

Кассовую книгу можно вести автоматизированным способом в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги», а также «Отчет кассира». Обе эти машинограммы должны быть сданы до начала следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и содержать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. Кассир обязан проверить правильность составления кассовой книги и отчета кассира, подписать их и передать вместе с приходными и расходными кассовыми ордерами и документами в бухгалтерию под расписку.

Для учета остатков и движения наличных средств в кассе используются активные счета 1010″ Денежные средства в кассе в тенге и 1020 «Денежные средства в кассе в валюте» .

Остаток и поступление денежных средств отражают по дебиту счета, а выданные наличные деньги по кредиту.

К операционным кассам относятся билетные и багажные кассы, отделения связи с другие подсобные кассы. На субсчетах 1020 предприятие осуществляет операции с валютой в пересчете на национальную валюту (по каждому виду валюты отдельно). Для обеспечения сохранности денежных средств бухгалтерия должна осуществлять внезапные проверки кассы не реже одного раза в квартал с пересчетом всей наличности и других ценностей, находящихся в кассе, и составлять соответствующие акты. Выявленные проверками излишки денежных средств приходуются в кассу в пользу бюджета, а недостача взыскивается с кассира. Макаров В. Т. Теория бухучета М, «Аудит», 1999 г.

Бухгалтерия после получения отчета кассира делает проверку обоснованности всех записей в отчете, проставляет корреспонденцию счетов на каждом документе и заполняют журнал-ордер № 1 с кредита счета 1010″ Денежные средства в кассе в тенге «в дебит счетов учета производственных затрат, материальных ценностей, расчетов с работающими, с подотчетными лицами, депонентами. В конце месяца в журнале-ордере № 1 и ведомости № 1 подсчитывают приходные и расходные денежных средств и определяют на 1-е число следующего месяца остаток денег в кассе, который должен быть равнозначным показателю в кассовой книге. Итоговые данные этих регистров записывают в Главную книгу.

При поступлении денег в кассу в учете делаем следующие записи:

При выбытии денег из кассы в учете делаем следующие записи:

Субъекты предпринимательской деятельности, осуществляющие торговлю и представляющие услуги за наличные, обязаны вести книгу регистрации, которая должна быть заверена руководителем предприятия и скреплена печатью финансового органа местной государственной, исполнительной власти.

Книгу регистрации выдают под расписку материально-ответственному лицу на основании проведенной инвентаризации остатков товаров и наличных денежных средств, которые записываются как начальное сальдо. Каждый лист отчета состоит из двух равных частей, заполняемых материально ответственным лицом. Первый экземпляр остается в книге, второй заполняется с лицевой и обратной стороны через копирку как отчет материально-ответственного лица с отрывной частью листка. Оба экземпляра нумеруются одинаковыми номерами. Последующие записи товарно-кассовой книги начинаются на лицевой стороне неотрывной части отчета после строки «Остаток на начало дня» .

Материально-ответственные лица обязаны ежедневно сдавать в бухгалтерию отчет с приложенными соответствующими документами и ежедневно сдавать в кассу предприятия дневную выручку, отражаемую в отчете.

Товарно-кассовая книга должна находится в помещении предприятия и выдаваться служебным лицам, осуществляющим проверку учета наличных денежных средств по счету 1010″ Денежные средства в кассе" .

Денежные средства в кассе инвентаризируют путем установления наличия числящихся в кассе денежных средств и полистного пересчета бланков строгой отчетности.

Результаты инвентаризации оформляют отдельным актом инвентаризации наличия денежных средств.

Инвентаризация кассы проводится в соответствии с Правилами ведения кассовых операций, разработанных и утвержденных руководителем хозяйствующего субъекта.

До начала инвентаризации (при наличии нескольких касс) они опечатываются. С кассира берется расписка о том, что все приходные и расходные документы включены в отчет и что не оприходованных и списанных сумм в кассе не имеется. После пересчета денег составляется акт инвентаризации денежных средств в кассе, Полученный результат инвентаризации сверяют с данными бухгалтерского учета по кассовой книге. В акте записываются объяснения кассира о выявленных нарушениях и резолюция руководителя субъекта о дальнейшем решении по результатам инвентаризации.

Например, при инвентаризации кассы были обнаружены излишки в размере 150 тенге. В этом случае выписывается приходный кассовый ордер, и они приходуются на результат деятельности субъекта, что оформляется следующей записью: Д-т 1010″ Денежные средства в кассе в тенге" .

К-т 6280″ Прочий доход от неосновной деятельности на сумму 150 тенге.

При инвентаризации кассы была обнаружена недостача 5000 тенге, в этом случае возможно:

* на сумму выявленной недостачи выписать расходный кассовый ордер: Д-т 1283″ Задолженность по выявленным недостачам ТМЗ" .

К-т 1010″ Денежные средства в кассе в тенге на сумму 5000 тенге.

* Недостачу поставить в начет кассиру:

Д-т 1255″ Расчет по возмещению материального ущерба «К-т 334» Недостачи, потери от порчи ценностей на сумму 5000 тенге Погашение недостачи кассиром (выписывается приходный кассовый ордер) оформляется следующие проводки:

Д-т 1010 «Денежные средства в кассе в тенге «К-т 1255» Расчеты по возмещению материального ущерба «на сумму 5000 тенге Счета в банках, расчеты с банком по ссудам, по налогам с бюджетом, с персоналом по оплате труда, с поставщиками и подрядчиками и прочими кредиторами инвентаризируются на основании первичных документов, при этом устанавливают реальность остатков тщательно проверяют числящихся на этих счетах суммы.

Со всеми дебиторами и кредиторами предприятие должно обменяться выписками из лицевых счетов и предъявить их инвентаризационной комиссии. Радостовец В. К., Шмидт О. И., Учет затрат на производстве и калькулирования себестоимости продукции. 2002.