Особенности учета отдельных видов товарно-материальных ценностей

В Инструкции по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств и документов и расчетов № 69 нет конкретных рекомендаций относительно проведения инвентаризаций на предприятиях розничной торговли. Но в любом случае руководитель (собственник) обязан спланировать проведение инвентаризации таким образом, чтобы, во-первых, ее проведение не сказалось отрицательно на торговом обслуживании населения, во-вторых, чтобы не было значительного снижения объема товарооборота, в-третьих, данные инвентаризации должны быть максимально точны. Данная тема является актуальной, поскольку инвентаризация имеет большое значение для обеспечения хозяйственной деятельности, так как является важным средством контроля сохранности имущества предприятий. Целью нашей статьи является раскрытие важных аспектов, касающихся особенностей проведения инвентаризации в рознице. Специфика розничной торговли предполагает: наличие большого количества персонала (продавцы, кассиры и пр.), непосредственно связанного с приемом, хранением и реализацией товаров; большую продолжительность работы торговой точки в течение дня (с раннего утра до 22−23 часов, а часто и круглосуточно). В таких случаях наиболее приемлема коллективная (бригадная) материальна ответственность как разновидность полной материальной ответственности (ст. 1352 КЗоТ). Она вводится тогда, когда нельзя разграничить материальную ответственность каждого работника и заключить с ним индивидуальный договор. К началу проведения инвентаризации все материально ответственные лица должны принять на себя полную материальную ответственность. Еще одной важной особенностью деятельности предприятий в розничной торговле являются большие потоки товаров и наличности. Поэтому предприятия, занимающиеся розничной торговлей (в т. ч. супермаркеты), проводят инвентаризацию в сроки, установленные руководителем торгового предприятия. Инвентаризация в основном проводится после каждой смены, то есть при смене материально ответственного лица, а в случае выявления кражи, порчи или окончания срока пригодности товаров — в день установления таких фактов, кроме случаев, когда ее проведение является обязательным. Инвентаризация розничного предприятия может проводиться тремя способами: с закрытием розничного предприятия; с частичным закрытием розничного предприятия, когда закрывается только отдельный отдел на время инвентаризации; без закрытия розничного предприятия, то есть инвентаризация осуществляется в рабочем режиме. Что касается первого способа, то он прост, но экономически не выгоден. В данном случае участие в инвентаризации принимают все работники предприятия. При втором способе для проведения инвентаризации выбирается удобное время. Для круглосуточно работающего розничного предприятия наилучшим будет время, когда поток покупателей минимальный, то есть, приблизительно начиная с часа ночи и до шести часов утра. При третьем способе инвентаризация товаров проводится без закрытия предприятия и без нарушения режима работы. Это возможно при использовании кассы, оборудованной компьютером и другими устройствами, в которых отражаются все операции по движению товаров. Для этого в начале инвентаризации составляется список товаров по выбранным группам для пересчета, затем специалист по сбору данных по мобильным устройствам перечисляет товар согласно списку. Результаты пересчета переносятся в базу данных для сверки. Инвентаризация на предприятиях розничной торговли проводится на основании распоряжения (приказа) руководителя, который составляется в произвольной форме. Приказом назначается постоянно действующая инвентаризационная комиссия в составе руководителей структурных подразделений и главного бухгалтера, возглавляемая руководителем предприятия или его заместителем.

Согласно подпункту 11.2 Инструкции № 69 на предприятиях, где из-за большого объема работ проведение инвентаризации не может быть обеспечено одной комиссией, для непосредственного проведения инвентаризации в местах хранения и производства на основании приказа руководителя предприятия создаются также рабочие инвентаризационные комиссии в составе инженера, механика, товароведа, экономиста, бухгалтера и других работников, которые хорошо знают объект инвентаризации, цены и первичный учет. Рабочие инвентаризационные комиссии возглавляются представителем руководителя предприятия, назначившим инвентаризацию. До начала инвентаризации по требованию рабочей инвентаризационной комиссии материально ответственное лицо составляет отчет на дату проведения инвентаризации и дает расписку, которая включается в главную часть инвентаризационной описи. Инвентаризационная комиссия отражает фактическое наличие товарно-материальных ценностей в инвентаризационной описи по форме № М 21 с указанием наименования, сорта, вида, номенклатурного номера, цены, фактического количества и суммы остатка товарно-материальных ценностей. После заполнения документов инвентаризационная комиссия и материально ответственное лицо подсчитывают количество порядковых номеров на странице, количество натуральных единиц (без учета того, что они разные, — кг.; м; шт. и т. д.), записывают их прописью и заверяют подписями.

Подпунктом 11.8 Инструкции № 69 предусмотрен следующий порядок инвентаризации товарно-материальных ценностей: их обмер, подсчет, перевзвешивание осуществляются в порядке размещения ценностей в данном помещении, не допускается беспорядочный переход членов комиссии от одного вида ценностей к другому. При хранении товаров в разных изолированных помещениях инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После инвентаризации вход в помещение пломбируется, а комиссия переходит в следующее помещение; количество товаров, хранящихся в неповрежденной упаковке поставщика, может определяться по документам при условии обязательной проверки части такого товара; на приходных документах на товар, принятый в ходе инвентаризации, материально ответственное лицо делает отметку «после инвентаризации» в присутствии членов инвентаризационной комиссии за подписью председателя со ссылкой на дату описи, в которой записаны эти товары; на расходных документах на товары, отпущенные со склада во время инвентаризации (с разрешения руководителя и главного бухгалтера), в присутствии членов инвентаризационной комиссии за подписью ее председателя делается отметка, и они заносятся в отдельную опись в порядке, аналогичном для ценностей, поступивших в ходе инвентаризации.

Следует отметить, факт, что обычно весь товар в розничном магазине имеет штрих-коды, что значительно облегчает процедуру учета вообще и инвентаризации в частности. Считывание штрих-кодов заменяет обычный подсчет, а значит, сокращает время инвентаризации и количество возможных ошибок. В соответствии с пунктом 11.6 Инструкции № 69 после окончания инвентаризации, но до открытия магазина (склада, кладовой, секции) проводятся контрольные проверки инвентаризации, при которой проверяются наиболее ходовые товары. При выявлении значительных отклонений данных инвентаризационных описей и данных контрольной проверки назначается новый состав инвентаризационной комиссии для проведения новой сплошной инвентаризации. Оформленные описи передаются в бухгалтерию для выведения результатов. В случае выявления расхождений составляется «Сличительная ведомость результатов инвентаризации товаров, материалов, тары и денежных средств» (ф. № инв-19, утвержденная постановлением № 641).

Результаты инвентаризации должны быть утверждены руководителем предприятия и отражены в бухгалтерском учете в том месяце, в котором закончилась инвентаризация. При выведении результатов могут быть выявлены недостачи и/или излишки товаров. Регулирование недостач и излишков осуществляется в следующем порядке (п. 11.12 Инструкции № 69): взаимный зачет излишков и недостач вследствие пересортицы возможен только по товарно-материальным ценностям одинакового наименования и в тождественном количестве при условии, что эти излишки и недостачи образовались у одного материально ответственного лица и за один проверяемый период; если в результате такого взаимозачета стоимость недостающих товаров больше стоимости излишних, то разница стоимости должна быть отнесена на виновных лиц. Если виновные в пересортице не установлены, такая разница относится на результаты финансово-хозяйственной деятельности предприятия. При этом в протоколах инвентаризационной комиссии должны быть исчерпывающие объяснения причин, из-за которых разницы не могут быть отнесены на виновных лиц; если в результате взаимозачета стоимость излишних ценностей оказалась больше стоимости недостающих, то в этом случае разница относится на увеличение остатков ТМЦ и результатов финансово-хозяйственной деятельности предприятия. При выведении результатов инвентаризации товаров в розничной торговле необходимо в обязательном порядке учесть стоимость потерь в пределах норм естественной убыли, которую необходимо списать на расходы в соответствии с пунктом 20 П (С)БУ 16. Итак, несмотря на то, что на сегодняшний день не разработаны единые методологические требования к порядку проведения инвентаризации в розничной торговле с учетом особенностей данной отрасли, каждый руководитель, опираясь на действующую нормативную базу, может организовать инвентаризацию товарно-материальных с учетом различных аспектов деятельности своего предприятия, что позволит избежать негативных последствий деятельности и обеспечить сохранность материальных ценностей, а также изъятие в полном объеме суммы нанесенного ущерба при возникновении такового.