Процесс документирования аудита

Ответственность за документирование аудита возлагается на ведущего аудитора. Ведущий аудитор в свою очередь может возложить работу по документированию аудита на ассистента, оставив при этом за собой функцию контроля за процессом документирования аудита. Однако это требует согласования с руководством аудиторской фирмы и допустимо лишь в периоды высокой загруженности ведущих аудиторов и при наличии достаточного уровня компетентности ассистентов в вопросах документирования аудита.

Ведущий аудитор, прежде всего, уточняет программу аудита с учетом особенностей предстоящих аудиторских услуг и конкретного клиента.

За основу программы принимается программа аудита, приведенная в приложении к внутрифирменному стандарту «Планирование аудита».

Рабочие документы следует готовить своевременно: до начала, в ходе и по завершении аудита.

Они могут быть созданы аудиторами либо получены от экономического субъекта, либо от других лиц.

Независимо от стадии документирования рабочие документы должны быть сгруппированы в соответствующие файлы — «постоянное досье», «текущее досье», «специальное досье».

В «постоянное досье» включаются аудиторские файлы, обновляемые по мере поступления новой информации, но остающиеся по-прежнему значимыми. Они утрачивают ценности в течение ряда лет. В их состав можно включить уточненную программу аудита.

По мере аудирования каждый аудитор отмечает в программе аудита выполненные процедуры и вносит дату их завершения.

Включение в рабочие документы хорошо спланированной уточненной программы аудита свидетельствует о том, что аудит проведен на высоком качественном уровне.

При формировании рабочей документации следует исходить из того, что свидетельства, получаемые вне хозяйственной системы клиента, более надежны, чем свидетельства, получаемые в рамках этой системы. Кроме того, на надежность свидетельств значительное влияние оказывает и степень эффективности внутрихозяйственного контроля, поставленного у клиента.

Рабочая документация содержит:

• — записи о планировании аудита;
• — записи о характере, времени проведения и объеме выполненных аудиторских процедур;
• — выводы, сделанные на основе полученных в ходе аудита сведений.

Записи в документах производятся средствами, обеспечивающими их сохранность в течение времени, установленного для хранения рабочей документации в архиве.

К моменту представления аудиторского заключения экономическому субъекту вся рабочая документация должна быть создана (получена) и завершена оформлением.

Аудиторская организация не обязана предоставлять рабочую документацию или ее копии полностью или в какой-либо ее части (кроме случаев, прямо предусмотренных законодательством Российской Федерации) экономическому субъекту, в отношении которого проводится аудит, другим лицам, а также представителям налоговых или иных государственных органов. Сведения, содержащиеся в рабочей документации, являются конфиденциальными и не подлежат разглашению аудиторской организацией.

В случае увеличения объема работ или размеров аудиторской фирмы и нагрузки на ведущих аудиторов ответственность за оформление и контроль за соблюдением положений стандарта может быть возложена руководителем на работника внутрифирменного аудита .

При подготовке уточненного перечня рабочей документации в графе «примечание» аудитор обязан указать, какие документы включаются в него в обязательном порядке, а какие в зависимости от того влияния, которые они оказывают на выражение мнения аудитора о достоверности финансовой отчетности.

В особый раздел должны быть выделены вопросы, касающиеся порядка хранения рабочей документации.

По окончании аудита рабочие документы подлежат сдаче для обязательного хранения в архиве аудиторской организации. Рабочая документация должна храниться в сброшюрованном виде, скомплектованной в файлы (папки), заведенные для каждой проверки, проводимой аудиторской организацией, отдельно.

Рабочие документы, хранящиеся в файлах «текущее досье» и «постоянное досье», следует сброшюровать с обязательным указанием страниц.

Рабочие документы постоянных клиентов следует хранить в одном комплекте в хронологическом порядке. При этом файлы «постоянного» и «специального» досье могут переноситься из года год в состав новой рабочей документации.

Ведущий аудитор (или другие аудиторы под его контролем) должен в обязательном порядке отметить на документах произошедшие изменения, если они имеют место, указать дату внесения изменений и расписаться.

Сохранность рабочей документации, оформление и передача ее в архив организует ведущий аудитор, ответственный за конкретную аудиторскую проверку, а в периоды напряженного графика — лицо, уполномоченное руководством аудиторской фирмы.

Фамилия, имя, отчество ответственного лица и его подпись указываются в конце рабочей документации.

Выдача рабочей документации, фиксирующей текущий и проведенный ранее аудит, работникам аудиторской организации, не занятым аудитом данного экономического субъекта, не допускается. Свободный доступ к рабочей документации могут иметь лишь руководители аудиторской организации, аудиторы, ответственные за данный аудит, а также работники, занимающиеся разработкой внутрифирменных стандартов аудита. В случае пропажи или гибели рабочей документации руководитель аудиторской организации назначает служебное расследование. Результаты служебного расследования должны быть оформлены соответствующим актом.

Рабочая документация хранится в архиве аудиторской организации не менее пяти лет. В случаях повторных проверок клиента срок хранения продлевается дополнительно на пять лет с даты подписания аудиторского заключения.

При изъятии из архива рабочей документации с целью переноса их в состав свидетельств по новому аудиту в графе «примечание» формуляра для отражения документирования по предыдущему аудиту ведущий аудитор отмечает против названия изъятого документа дату и причину изъятия рабочего документа, закрепив это своей подписью.

Каждый рабочий документ должен иметь идентификационные параметры (имя клиента, охватываемый аудитом период, описание содержания, фамилия и инициалы подготовившего документ лица, дата подготовки документа и код индекса).

В рабочих документах следует проставить идентификационные индексы и перекрестные ссылки, чтобы помочь их комплектованию в файлы.

Готовые рабочие документы должны четко и ясно характеризовать работу, сделанную в рамках аудита. Для этого используются отчеты, составленные письменно и имеющие форму меморандума, пометки процедур аудита в программе аудита, отметки непосредственно в записях, имеющихся в рабочих документах.

Рабочие документы могут храниться в виде данных, зафиксированных на бумаге, на фотопленке, в электронном виде или в другой форме.

Аудиторская документация включает записи (протоколы) проведенных обсуждений значимых вопросов с указанием того, когда и с кем проводились обсуждения.

Это могут быть не только записи, подготовленные аудитором, но и другие соответствующие записи, например, согласованные протоколы собраний, подготовленные сотрудниками проверяемой организации.

Под иными ответственными лицами, с которыми аудитор может проводить обсуждения значимых вопросов, понимаются лица, ответственные за управление (представители собственника), другие штатные сотрудники организации, сторонние специалисты, к примеру, лица, предоставляющие организации профессиональные консультации.

Если аудитор выявил информацию, которая противоречит или не соответствует окончательному выводу в отношении значимых вопросов, то необходимо документальным образом оформить то, как он обратил внимание на противоречия и несоответствия при формировании окончательного вывода.

При этом не подразумевается, что аудитору необходимо сохранить документацию, которая содержала неверную информацию и подлежала замене.

3.3 Документирование отступлений от основных принципов и необходимых процедур Основные принципы и необходимые процедуры в соответствии со стандартами предназначены для содействия аудитору в достижении общей цели аудита. Таким образом, аудитор должен следовать каждому основному принципу и соблюдать необходимые процедуры, которые соответствуют обстоятельствам аудиторского задания.

Если в исключительных обстоятельствах аудитор принимает решение о необходимости отступления от основных принципов и необходимых процедур, соответствующих обстоятельствам задания, то он должен документировать то, каким образом выполненные альтернативные аудиторские процедуры отвечают цели аудиторской проверки, и, если это неочевидно, причины такого отступления.

При этом аудитор должен привести доказательства того, что выполненные альтернативные аудиторские процедуры являются достаточными и надлежащим образом заменяют основные принципы и необходимые процедуры.

Требование документирования отступлений не относится к принципам и процедурам, которые не соответствуют обстоятельствам задания.