Этапы проведения аудита расчетов с персоналом по оплате труда

Контролируя правильность и своевременность расчетов с работниками по оплате труда, ревизоры должны руководствоваться действующим законодательством о труде, учредительными документами и уставом организации.

Ревизия расчетов и выплат с работающими по заработной плате осуществляется по двум направлениям: в части обоснованности, своевременности и правильности начислений оплаты труда и выплат стимулирующего характера и производимых удержаний. Для этого необходимо ознакомиться с коллективным договором, положением об оплате труда, штатным расписанием, должностными инструкциями, графиками отпусков. Ревизию начинают с установления соответствия показателей аналитического учета по оплате труда данным синтетического учета по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в Главной книге и бухгалтерского баланса на одну и ту же дату. Для этого сальдо по счету 70 на 1 число месяца в Главной книге и в балансе УКПП «Бобруйское троллейбусное управление» сверяется с итоговыми суммами (суммами к выдаче) расчетно-платежных ведомостей.

При выявлении расхождений между данными аналитического и синтетического учета следует установить их причины:

• — искажение данных в результате злоупотреблений;
• — неполное удержание авансов;
• — повторное списание денежных документов с отнесением выплат по ним в дебет счета 70;
• — уменьшение дебиторской задолженности или увеличение кредиторской задолженности при переносе сальдо из одной расчетной ведомости в другую;
• — запущенность по счету 70.

На УКПП «Бобруйское троллейбусное управление» ревизией расхождений не выявлено.

Затем изучаются достоверность первичных документов, порядок и последовательность их заполнения. При этом особое внимание на УКПП «Бобруйское троллейбусное управление» обращалась на проверку табелей учета рабочего времени и графиков работы. Табель учета заключается в ежедневной регистрации явок на работу, ухода с нее, всех случаев опозданий и неявок с указанием их причины, а также часов простоя и часов сверхурочной работы. При проверке табелей учета рабочего времени и нарядов, а также других первичных документов по начислению оплаты труда необходимо выяснить, нет ли случаев включения в них вымышленных лиц. Для этого следует проанализировать наряды по датам их выдачи, сопоставить фамилии рабочих в нарядах и табелях учета рабочего времени с данными учета личного состава в отделе кадров. На УКПП «Бобруйское троллейбусное управление» проверялись табели на соответствие типовой форме, отметки о причинах неявок на работу или о работе в режиме неполного рабочего дня, о работе в сверхурочное время, отметки о фактически отработанном времени и днях в месяце, вследствие чего ошибок не выявлено.

Заработная плата работника складывается из следующих составляющих:

• 1) вознаграждения за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы;
• 2) компенсационных выплат, а именно за вредность труда, за труд на особых территориях и т. п.;
• 3) стимулирующих выплат, а именно премий, надбавок и иных поощрительных выплат.

Вознаграждение за труд и стимулирующие выплаты устанавливаются трудовым и (или) коллективным договорами, соглашениями, нормативными актами работодателя.

Основания для компенсационных выплат и их минимальные размеры устанавливаются законами и иными нормативными правовыми актами, а конкретные размеры фиксируются в документах организации. При этом они не могут быть ниже нормативно установленных размеров. Ревизия внутренних нормативных документов организации подтверждает соблюдение действующих норм и правил трудового законодательства, предусмотренных Трудовым кодексом РБ. Однако для подтверждения правильности документального оформления расчетов, ведения аналитического и синтетического учета, достоверности задолженности по расчетам с персоналом по оплате труда необходимо проведение детального исследования системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля расчетных операций.

При ревизии правильности начисления оплаты труда устанавливается полнота, своевременность, правильность, точность, целесообразность и законность осуществления и отражения совершенных хозяйственных операций в бухгалтерских документах организации по учету труда и заработной платы. Состояния внутрихозяйственного контроля, что и было установлено при ревизии на УКПП «Бобруйское троллейбусное управление», в результате начисление оплаты труда произведено правильно.

Документационная ревизия — ревизия документов и записи операций в учетных регистрах. В практике ревизионной работы при проведении документационных проверок применяют хорошо известные методы формальной, логической и арифметической проверки. Ревизия расчетов с персоналом по оплате труда включает ряд последовательных этапов.

Проверяется правильность начисления заработной платы по расчетно-платежной ведомости, расчетным листкам, лицевым счетам. При этом, помимо подтверждения основного заработка, ревизор должен подтвердить обоснованность выплат работнику и проверить наличие оправдательных документов, подтверждающих прочие выплаты работникам, например, наличие расчета бухгалтерии на доплаты при отклонении от нормальных условий труда, приказов руководителя о премировании, заявлений и приказов руководителя о выдаче материальной помощи и т. д.

Правильность начисления заработной платы за отработанное время ревизор устраняет при взаимной сверке данных с табелем учета рабочего времени. Все документы по начислению заработной платы проверяются следующим образом: наличие необходимых форм и видов документов, соответствие их унифицированным формам и правильность заполнения документов, обоснованность начислений заработка, правильность арифметических расчетов. При этом арифметическая ревизия правильности начисления заработной платы осуществляется как по каждому работнику, так и общему фонду оплаты труда за месяц. На УКПП «Бобруйское троллейбусное управление» начисление заработной платы произведено без ошибок.

На следующем этапе ревизии проводится контроль над правильностью начисления пособий по временной нетрудоспособности и отпускных работникам. Ревизия осуществляется выборочным способом. Ревизор проводит следующие процедуры:

• 1) наличие документального подтверждения начисления пособий по временной нетрудоспособности и отпускных (заявления, приказы, больничные листы);
• 2) соблюдение законности начисления выплат в соответствии с действующим законодательством и Трудовым кодексом РБ (стаж работы, соблюдение максимального размера пособия по временной нетрудоспособности, количество дней отпуска);
• 3) документальная проверка начисления пособий по временной нетрудоспособности и отпускных (наличие листков нетрудоспособности, расчет отпускных и их оформление);
• 4) арифметическая ревизия расчетов пособий по временной нетрудоспособности и отпускных (пересчитываются суммы, указанные бухгалтером).

В процессе ревизии оплаты за время отпуска необходимо установить полноту включения в расчет выплат при определении среднего заработка, правильность определения среднемесячной и среднедневной оплаты труда, суммы оплаты за время отпуска. При этом следует руководствоваться правилами исчисления среднего заработка, сохраняемого за время ежегодного отпуска и в других случаях, предусмотренных законодательством.

В ходе ревизии следует учитывать, что начисленная заработная плата за время отпуска включается в фонд оплаты труда отчетного месяца только в сумме, приходящейся за дни отпуска в отчетном месяце. Поэтому оплата труда за время отпуска должна быть отражена в текущем месяце по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и дебету счетов учета затрат только в сумме, приходящейся на дни отпуска в данном месяце. А сумма, начисленная за дни отпуска, приходящиеся на следующий месяц, — на счетах учета затрат в следующем месяце. В отчетном месяце производится только запись по выплате отпускных сумм из кассы по дебету счета 70 и кредиту счета 50 «Касса».

Процедура ревизии начисления пособий по временной нетрудоспособности включает проверку правильности: расчета среднего заработка; ограничения максимального размера пособия; числа дней нетрудоспособности; суммы начисленного пособия. Пособия начисляются на основании листков нетрудоспособности, выдаваемых лечебными учреждениями. От соблюдения порядка их оформления зависит правильность начисления и выплаты пособия. В процессе контроля устанавливается, имеются ли в листках подписи врачей, печати лечебных учреждений.

Аналогично проверяется оформление других документов, дающих право на получение пособий за счет средств Фонда социальной защиты населения (пособие в связи с рождением ребенка, пособие на детей до 3-х лет, пособие по беременности и родам и др.).

Начисление, а также оформление пособий по временной нетрудоспособности и отпускных работникам на УКПП «Бобруйское троллейбусное управление» по результатам ревизии было произведено правильно.

Проверив правильность и обоснованность начисления заработной платы, ревизор проверяет удержания из оплаты труда, как правило, выборочно на основе тех же лицевых счетов, по которым проверялось начисление оплаты труда. Из оплаты труда работающих производятся удержания:

Подоходного налога;

Отчислений по социальному страхованию;

По исполнительным документам;

По поручениям-обязательствам за приобретенные товары в кредит;

По письменному поручению о переводе страховых взносов по договорам личного страхования;

Авансов, выданных в счет оплаты труда;

В возмещение ущерба, причиненного организации, и др.

Кроме того, по личному заявлению работника из его оплаты труда могут производиться перечисления в банк на счета личных вкладов.

При ревизии правильности удержаний нужно установить их документальную обоснованность и законность, своевременность перечисления удержанных сумм по назначению: бюджету — взысканные налоги; торговым организациям — задолженность за товары, купленные в кредит; истцам — алименты и другие суммы. Тщательно следует проверять правильность сделанных удержаний у лиц, уволенных за проверяемый период. Общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 50% заработка.

В соответствии с действующим законодательством налог должен быть уплачен в бюджет не позднее дня фактического получения в банке наличных денежных средств на выплату дохода, а также дня перечисления дохода со счетов организации в банке на счета работников.

Анализ материалов ревизий позволяет обобщить все недостатки и нарушения по оплате труда. Недостатки и нарушения в оплате труда могут быть вскрыты и устранены, если в ходе текущего контроля все первичные документы по учету труда и расчетно-платежные ведомости подвергают сплошной проверке при их приемке. Рекомендуется проводить внезапные контрольные обмеры выполненных работ, проверки явки на работу отдельных должностных лиц и т. д.

При ревизии положения по оплате труда в организации большое значение имеет ревизия обоснованности установленной численности управленческого персонала организации, правильность применения должностных окладов и установленных надбавок к ним.

Ревизия расчетно-платежных ведомостей, табелей учета рабочего времени, приказов о назначении работников определяют соблюдение штатной дисциплины. При этом особое внимание надо обращать на всякого рода дополнительные в данном структурном подразделении расчетно-платежные ведомости, вписанные не в обычном порядке фамилии отдельных работников, сомнительные подписи, за которыми могут скрываться факты нарушения штатной дисциплины и злоупотреблений.

Штатное расписание составляется плановым отделом.

На УКПП «Бобруйское троллейбусное управление» в штатном расписании предусмотрены следующие данные:

• — наименование структурного подразделения;
• — должность;
• — количество работников на данную должность;
• — разряд;
• — должностной оклад или дневная тарифная ставка.

Штатное расписание утверждается руководителем предприятия.

В штатном расписании УКПП «Бобруйское троллейбусное управление» предусмотрено 323 рабочих мест, из которых занято 316. С целью привлечения людей на предприятие, инспектор отдела кадров сообщает данные о вакантных местах в Центр занятости г. Бобруйска и в средства массовой информации.

Ревизия проверяет обоснованность и правильность формирования штатного расписания и установления должностных окладов с учетом нормы управляемости. Норма управляемости — это установленная численность paботников или структурных подразделений, которые должны быть непосредственно подчинены одному руководителю.

Пунктом 22 Инструкции № 123 установлены следующие нормы:

• — управление, служба могут создаваться при численности работников в их штате не менее семи человек (включая должность руководителя);
• — отдел может создаваться при численности работников в его штате не менее четырех человек, включая должность руководителя;
• — сектор (бюро, группа) может создаваться при численности работников в его штате не менее трех человек, включая должность руководителя.

Пунктом 14 Рекомендации № 25 при разработке структуры рекомендуемся учитывать нормы управляемости:

• — должность генерального директора вводится в случае, если организация имеет в своей структуре дочерние предприятия, обособленные подразделения (филиалы и представительства) и общую численность работников не менее одной тысячи человек;
• — количество заместителей руководителя организации устанавливается в зависимости от количества осуществляемых видов и направлений деятельности, структурных подразделений, списочной численности работников и выполняемых функций;
• — при установлении должности заместителя руководителя организации не рекомендуется применять наименование «директор коммерческий», «директор по производству», и др.;
• — должность главного специалиста (за исключением главного инженера, главного бухгалтера) вводится в случае, если работником выполняется, управленческие функции и ему подчиняются структурные подразделения по соответственному направлению деятельности организации;
• — должность заместителя начальника структурного подразделения вводится при численности работников в его штате их расчета не менее пяти человек, подчиняемых одному заместителю.

Следующим этапом ревизии является проверка правильности расчета суммы заработной платы, подлежащей выплате работнику после удержаний. Для этого в расчетно-платежной ведомости выборочным путем ревизор рассчитывает суммы к выдаче путем вычитания из начисленного заработка общей суммы удержаний. Сумма в расчетно-платежной ведомости сопоставляется с суммами к выдаче в платежной ведомости. Также необходимо тщательно проанализировать соблюдение сроков и полноты выдачи зарплаты, причины несвоевременности этих расчетов и меры, принимаемые субъектом хозяйствования по улучшению расчетной дисциплины по оплате труда. Ошибки, допущенные бухгалтерией в расчетно-платежной ведомости, могут быть исправлены в течение месяца. В ином случае требуется согласие работника. Далее ревизоры выявляют, не повлияло ли уточнение отчетных показателей на выполнение плановых заданий, обоснованность начисления и выплаты премий.

По данной ревизии установлено что, на УКПП «Бобруйское троллейбусное управление» нарушений невыявленно, соблюдены установленные инструкции по правильности начисления заработной платы, отчислений, расчетов.