Организационно — методический проект внедрения систем электронного документооборота на зао «сыркомбинат тихорецкий»

Наименование СЭД.

Стоимость лицензий для работы 50 пользователей,$.

Стоимость внедрения.

Стоимость обучения,$/час.

Стоимость поддержкиза 1 год, $.

Стоимость обновления системы, $.

Стоимость доработок, $/час.

Всего, $.

МОТИВ.

2 300,00.

33,05.

21,00.

968,65.

550,00.

30,00.

3 902,70.

CORPORATE BUSINESS.

3 499,00.

30,00.

30,00.

360,00.

200,00.

25,00.

4 144,00.

PayDox.

5 000,00.

40,00.

40,00.

0,00.

2 500,00.

30,00.

7 610,00.

СУПеР.

5 995,00.

40,00.

40,00.

0,00.

1 600,00.

40,00.

7 715,00.

NAUDOC.

6 333,00.

17,00.

17,00.

1 837,00.

0,00.

0,00.

8 204,00.

EffectOffice.

6 295,36.

17,86.

17,86.

1 259,07.

1 573,84.

17,86.

9 181,85.

ДЕЛО.

10 245,16.

37,06.

26,48.

2 049,03.

0,00.

50,00.

12 407,73.

jDocflow.

10 000,00.

0,00.

0,00.

3 000,00.

0,00.

40,00.

13 040,00.

DocsVision.

9 200,00.

30,00.

20,00.

1 800,00.

2800,00.

40,00.

13 890,00.

ИНТАЛЕВ-Документооборот.

17 500,00.

0,00.

0,00.

2 625,00.

0,00.

75…

5) организация хранения (оперативного и архивного) документов компании, в процессе оказания услуги разрабатываются документы и нормативные акты, регламентирующие архивное хранение документов компании.

Проанализировав многие факторы можно выделить несколько программ, которые стоит рассмотреть отдельно.

Система «Мотив» является эффективным организующим инструментом для управления любой компанией вне зависимости от сферы деятельности и масштаба. Мотив подходит для предприятий с любым видом организационной структуры управления со штатом от 10 человек до нескольких тысяч. Данная программа позволяет различным компаниям, входящим в одну холдинговую группу вести совместное управление общими проектами и внутренним документооборотом. Если структура компании предполагает подчиненность по вертикали или горизонтали, мотив поможет воссоздать макет предприятия, повторив при этом цепочку взаимодействия руководящего персонала с подчиненными и наоборот.

Возможности программы:

• — создание единого информационного пространства компании;
• — организация и ведение внутреннего электронного документооборота компании;
• — возможность коллективной работы над проектами;
• — возможность управлять большим количеством задач и поручений;
• — контроль над занятостью персонала;
• — управление большим объемом документов;
• — обеспечение конфиденциальности информации;
• — быстрый и удобный поиск информации в соответствии с правами пользователя в системе;
• — ведение архивов проектов.

Кроме всего стоит отметить, что программа входит в дешевый сегмент рынка, что тоже немало важно. Но у нее достаточно много недостатков.

В ней отсутствуют такие операции, как: создание документа по шаблону, создание документа на основе существующего, регистрация документов изMSOffice/OpenOffice, регистрация со сканера (т.е. отсутствие встроенных средств распознавания), возможность потокового ввода документов, проверка документов на дублирование при регистрации.

Далее для сравнения рассмотрим СЭД из дорогого сектора -«БОСС-Референт». Данная система разработана для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства. Созданная в 1996 году, на сегодняшний день СЭД «БОСС-Референт» является одним из лидеров на российском рынке решений класса ЕСМ (EnterpriseContentManagement). Из всех установленных в 2012 году рабочих мест СЭД, 25%, то есть каждое 4-е, реализовано на системе «БОСС-Референт» (согласно данным обзора рынка СЭД, выпущенного DSS Consulting).

На платформе «БОСС-Референт» построены крупнейшие в России СЭД в Федеральной налоговой службе РФ (ФНС) — более 85 000 пользователей, и в компании МТС — система объединяет более 25 000 сотрудников.

Управленческие задачи решаемые системой «БОСС — референт»:

• — организовать эффективную работу с договорами;
• — сделать внутрикорпоративный документооборот максимально безбумажным;
• — автоматизировать документооборот органов власти федерального или регионального уровня;
• — обеспечить качественный контроль исполнения поручений руководителей;
• — повысить эффективность работы с заявками;
• — реализовать проектный документооборот и возможность коллективной работы;
• — наладить управление документами в рамках системы менеджмента качества.

Результаты внедрения системы:

• — повышение управляемости;
• — оперативное реагирование на изменения;
• — увеличение конкурентоспособности компании на рынке.

Срок окупаемости системы составляет от полугода до 2 лет.

Преимущества СЭД «БОСС-Референт» определяются широкими возможностями платформы IBM Lotus, высокотехнологичной архитектурой и богатым опытом внедрения. Можно выделить следующие преимущества решения по сравнению с конкурентами:

• — быстрое внедрение и быстрая автоматизация процессов обработки документов;
• — легкое освоение пользователями основ работы с системой благодаря тому, что интерфейс удобен и интуитивно понятен;
• — возможность полноценной работы пользователей с системой как через клиента Lotus, так и через web;
• — широкие возможности для адаптации системы под нужды организации, в том числе силами специалистов заказчика;
• — возможность построения действительно единого информационного пространства в организациях, имеющих территориально распределенную структуру;
• — большой потенциал для роста масштабов системы — по числу пользователей, площадок, типов обрабатываемых документов;
• — снижение трафика при работе в распределенной среде за счет реализации принципа «документ доставляется только туда, где он нужен для работы»;
• — обеспечение надежности и отказоустойчивости системы 24 часа 7 дней в неделю;
• — простота сопровождения системы и возможности администрирования СЭД во всех филиалах из единой точки;
• — обеспечение высокой степени безопасности данных;
• — одно из лучших предложений на рынке по соотношению цена/качество;
• — эффективность и преимущества системы подтверждены опытом множества успешных внедрений.

Система «DocsVision» — программный продукт, предназначенный для создания автоматизированных корпоративных решений по управлению документами и бизнес-процессами. Включает предметно-ориентированную платформу с открытыми интерфейсами прикладного программирования для разработки заказных приложений и готовые типовые приложения с возможностями параметрической настройки.

Общее назначение, область применения:

• 1) создание корпоративных решений по управлению документами и бизнес-процессами, в том числе:
  • — делопроизводство, документационное обеспечение управления;
  • — контроль исполнения решений и поручений;
  • — архив документов предприятия;
  • — согласование документов;
  • — обработка заявок на обслуживание клиентов;
  • — другие бизнес-процессы с участием документов и данных внешних ИТ-систем;
• 2) интеграция ИТ-систем предприятия в рамках сквозных бизнес-процессов и в территориально-распределенной структуре;
• 3) поддержка современных методик управления: управление качеством, знаниями, процессное управление.

Состав системы «DocsVision»:

• 1) программная платформа управления документами и бизнес-процессами — набор программных компонентов, предоставляющий функции работы с документами, включает в себя открытые программные интерфейсы, средства моделирования приложений и базовые клиентские компоненты.
• 2) стандартные приложения:
  • — «делопроизводство» — обеспечивает типичные процессы организационно — распорядительного документооборота: регистрацию, рассмотрение, исполнение, подготовку, согласование документов;
  • — «управление процессами» — полнофункциональная WorkFlow система описания и исполнения сложных процессов обработки информации и взаимодействия с информационными системами;
  • — средства настройки и разработки приложений — дают возможность партнерам и заказчикам создавать собственные прикладные решения на базе платформы и стандартных приложений;
  • — модуль репликации — предназначен для создания территориально-распределенных решений на базе «DocsVision»;
  • — шлюзы к другим системам — предназначены для интеграции «DocsVision» и других информационных систем:
• 1) файловая система;
• 2) Microsoft Exchange;
• 3) Microsoft SharePoint;
• 4) MicrosoftDynamicsAX;
• 5) 1С: Предприятие[30].

Проанализировав по одной программе из каждого сегмента можно сделать выводы по каждой системе:

• — СЭД «Мотив» недостаточно хороша для внедрения ее на предприятие ЗАО «Сыркомбинат Тихорецкий», она самая дешевая, но у много недостатков, которые не приемлемы для полной и функциональной работы;
• — СЭД «БОСС-Референт» является представителем дорогого сектора, но система полностью оправдывает свою стоимость, полное разделение функций, работа на любых платформах, но стоимость не позволяет внедрить систему на ЗАО «Сыркомбинат Тихорецкий»;
• — СЭД"DocsVision": программа из среднего сегмента рынка, она имеет множество функций и хорошую адаптацию с другими программами, достаточно удобную установку и программное обеспечение. Она достаточно удобна в эксплуатации, что делает ее самой подходящей системой для внедрения на ЗАО «Сыркомбинат Тихорецкий»