Проверка соблюдения порядка и правильности документального оформления выдачи наличных денежных средств подотчетным лицам

Подотчетные суммы имеют природу денежных авансов, которые выдаются работникам организации из кассы на хозяйственные или командировочные расходы.

Проверка расчетов с подотчетными лицами производится, как правило, сплошным порядком, то есть проверке подлежат все расчеты с подотчетными лицами в хронологической последовательности, и включает контроль за проведенными операциями по расходованию средств, выданных в подотчет.

Приступая к проверке расчетов с подотчетными лицами, необходимо сначала проверить остатки подотчетных сумм по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и сопоставить их с Главной книгой по данному счету на первое число месяца начала проверки и одновременно установить сроки образования задолженности. При наличии расхождений надо установить их причины и одновременно проверить, все ли денежные средства, выданные в подотчет из кассы (проведенные по кредиту счета 50 в журнале-ордере № 1) или с расчетного счета (проведенных по кредиту счетов 51, 52, 55 в журналах-ордерах № 2, 2/1, 3), записаны в журнал-ордер № 7.

Приступая к проверке соответствия оборотов по счету 71, отраженных в Главной книге и журнале-ордере № 7, на основании имеющихся документов можно составить следующую таблицу.

Таблица 2 — Проверка соответствия оборотов по счету 71, отраженных в Главной книге и журнале-ордере № 7 (за сентябрь 2010), руб.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что при сопоставлении оборотов по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», отраженных в Главной книге и журнале-ордере № 7, отклонений не обнаружено.

Выдача наличных денег под отчет на хозяйственные расходы производится в размере и на сроки, определяемые руководителями субъектов хозяйствования, но не более предельного размера, установленного законодательством при осуществлении расчетов наличными денежными средствами между субъектами хозяйствованиями, а также правилами ведения кассовых операций в Республике Беларусь.

На данном этапе проверки надо установить, имеется ли утвержденный руководителем организации список лиц, которым выдаются суммы под отчет.

Для получения наличных денежных средств с текущего расчетного счета предприятие в лице бухгалтера должно оформить в установленном порядке денежный чек. Денежный чек должен быть подписан руководителем организации и главным бухгалтером. На обратной стороне чека указывается, на какие цели может быть использована денежная наличность, что позволяет банку контролировать целевое использование денежных средств.

Для того чтобы использовать наличные денежные средства, полученные юридическим лицом в банке, их необходимо сначала оприходовать в кассу предприятия. Для оформления данной операции используется приходный кассовый ордер — документ типовой формы, которым оформляется поступление денежных средств в кассу. 37, с.148].

Для выплаты из кассы наличных денежных средств под отчет необходимо оформить в установленном порядке расходный кассовый ордер — документ типовой формы, которым оформляется выдача (выплата) наличных денежных средств. Поэтому на данном этапе проверки ревизор должен проверить, надлежащим ли образом оформлены все кассовые документы, расходуются ли наличные денежные средства, выдаваемые под отчет по целевому назначению.

Затем надо проверить авансовые отчеты и установить, своевременно ли они представляются подотчетными лицами, все ли требуемые реквизиты заполняются в них и имеются ли подписи подотчетных лиц.

Документами, подтверждающими расходы по приобретению (поступлению, изготовлению, выполнению) продукции (товаров, работ, услуг), являются:

• — кассовый ордер формы КО-1, квитанция формы КВ-1, квитанция формы 20-фс, другие приходные документы, утвержденные в соответствии с законодательством;
• — кассовый чек, содержащий номер, наименование юридического лица, инициалы, фамилию индивидуального предпринимателя, дату продажи (выполнения работы, оказания услуги), наименование, количество и цену товара (выполнения работы, оказания услуги), сумму, идентификатор кассира.

В случае отсутствия в кассовом чеке указанных реквизитов документами, подтверждающими расходы по приобретению (поступлению, изготовлению, выполнению) продукции (товаров, работ, услуг), являются кассовый чек и товарный чек, содержащий номер, наименование юридического лица, инициалы, фамилию индивидуального предпринимателя, дату продажи (выполнения работы, оказания услуги), наименование, количество и цену товара (выполнения работы, оказания услуги), сумму, подписанные лицом, непосредственно осуществившим отпуск товаров (выполнение работ, оказание услуг), с указанием его должности, фамилии и инициалов.

В процессе проверки документов, приложенных к авансовым отчетам, надо установить их достоверность и законность, если приобретались материальные ценности через подотчетных лиц, надо проверить оприходованы ли они на склад организации. То есть, необходимо проверить, имеются ли в организации внутренние документы, подтверждающие факт оприходования материальных ценностей на склад: акт о приемке оборудования, приходный ордер.

В случае оплаты работ и услуг необходимо проверить документы, подтверждающие факт выполнения работ (оказания услуг), к которым относятся: акт или иной документ, подтверждающий факт выполнения работ (оказания услуг), а также платежные документы.

Порядок расчета и учет командировочных расходов всегда оказываются предметом пристального внимания всех контролирующих органов. Об этом, прежде всего, говорит количество нормативно-правовых актов, устанавливающих меры ответственности субъектов хозяйствования за нарушение порядка расчетов по командировочным расходам. Направление работника в командировку, как и любую другую хозяйственную операцию, необходимо правильно оформить документально. Сделать это грамотно, без ошибок.

При этом работнику кадровой службы, бухгалтерии и иных подразделений необходимо составить целый комплекс документов, часть которых предшествует направлению в командировку, другие — ее сопровождают, третьи — оформляются после прибытия из командировки.

Так, согласно ст. 93 ТК РБ направление работников в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением) нанимателя с выдачей командировочного удостоверения установленной формы соответственно.

При проверке данных документов, следует помнить, что приказ о направлении работника в служебную командировку должен содержать следующие сведения:

• — фамилию, имя, отчество работника;
• — наименование должности, профессии, структурного подразделения;
• — указание страны и места командирования;
• — срок и цель командировки;
• — основание для издания приказа.

При проверке командировочных удостоверений, следует помнить, что данный документ отражает время прибытия работника к месту командировки и время выбытия из него. Поэтому надо установить имеются ли на командировочных удостоверениях отметки о пребывании в пунктах командировок, нет ли подчисток или неоговоренных исправлений дат. С этой целью даты на удостоверении сверяются с датами на проездных билетах. Также следует помнить, что отметки в командировочном удостоверении заверяются печатью организации, предприятия, учреждения, в которые направлялся работник, а также подписью уполномоченного должностного лица. При выезде работника в несколько пунктов назначения отметки о прибытии и выбытии делаются отдельно в каждом из них. При отсутствии данных отметок в командировочном удостоверении расчеты по командировке не должны производиться.

Форма командировочного удостоверения определяется Инструкцией № 35 от 12.04.2000 г. (в ред. 29.02.2008) исключительно для командировок в переделах Республики Беларусь, а при направлении работника в служебную командировку за рубеж оформлять командировочное удостоверение не требуется. День пересечения государственной границы определяется по отметке в паспорте или по проездным документам с учетом расписания движения пассажирского транспорта. Однако командировочное удостоверение во многих случаях оформляется и при направлении работника в служебную командировку за границу.

В командировочном удостоверении в обязательном порядке указываются:

• — фамилия, имя и отчество работника;
• — наименование структурного подразделения, в котором он работает, а также его должность (профессия);
• — место назначения и цель командировки;
• — продолжительность командировки в календарных днях.

В случае если работник направляется в командировку по приглашению зарубежного предприятия, учреждения, организации, то командирование за границу в данном случае производится на основании не только приказа нанимателя, но и соответствующего приглашения. При проверке необходимо помнить, что в приглашении обязательно должны содержаться условия пребывания работника в командировке: оплата труда, расходы на проживание, обеспечение жилым помещением, проезд и другие. Также необходимо проверить осуществляет ли наниматель регистрацию указанных приглашений в соответствии с законодательством и обеспечивает ли их перевод с иностранного языка на белорусский или русский язык. В ряде случаев приглашение может быть заменено иными документами, полученными от иностранного предприятия, учреждения, организации и подтверждающими необходимость направления работника в командировку [Приложение Д].

Наниматель при командировании работников за границу устанавливает задание на командировку, которое должно носить конкретный характер и не содержать общих и нечетких формулировок. Задание на служебную командировку является основным документом, подтверждающим, что направление работника в командировку обусловлено производственной необходимостью. Именно этот аспект позволит правильно отразить сумму командировочных расходов на соответствующих счетах бухгалтерского учета, а в необходимых случаях произвести соответствующие корректировки для целей налогового учета.

Ревизор должен знать, что в задании на командировку указываются:

• — государство и цель командировки;
• — время нахождения за границей;
• — пан встреч и переговоров;
• — перечень вопросов, подлежащих решению или изучению;
• — предмет договора;
• — иные сведения, необходимые для реализации целей и задач командировки.

Задание подписывается командированным работником и утверждается нанимателем.

При возращении из командировки работник обязан не позднее 3 рабочих дней (при использовании корпоративной пластиковой карточки — не позднее 15 рабочих дней) представить в бухгалтерию авансовый отчет.

В ходе проверки авансовых отчетов обращается внимание на:

• — правильность оформления авансовых отчетов;
• — порядок проведения расчетов с подотчетными лицами;
• — факты несвоевременности возврата подотчетных сумм и сдачи авансовых отчетов в бухгалтерию;
• — порядок отражения в учете операций с подотчетными лицами.

Документальная проверка ведется по двум направлениям: по форме и по существу отраженных операций.

При проверке авансовых отчетов по форме анализируются наличие номера и даты составления документа; факт указания подотчетного лица и суммы полученного аванса; израсходованной суммы; суммы остатка или перерасхода; назначение аванса; наличие подписей; порядок заполнения оборотной стороны авансового отчета.

В авансовом отчете в строке «назначение платежа» указывается один из вариантов расходов, это могут быть командировочные расходы, расходы на приобретение ГСМ, на хозяйственные нужды, на закупку ТМЦ, на оплату услуг и др.

Методика документальной проверки авансовых отчетов по существу заключается в проверке законности отраженных в учете операций с подотчетными лицами.

К авансовому отчету должны быть приложены следующие документы в подлинниках:

• — командировочное удостоверение с заверенными отметками о дне прибытия и дне выбытия из места командирования;
• — проездные документы, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту командировки и обратно;
• — оплаченные счета, квитанции или другие документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и иные расходы;
• — письменный отчет по выполнению задания на командировку.

Осуществляется сверка данных документов, прилагаемых к авансовому отчету, с данными авансового отчета. Данную информацию можно представить в виде таблицы.

Так, на анализируемом предприятии, на основании приказа концерна от 28.11.2010 № 87-ЗК работник был направлен в командировку за переделы Республики Беларусь (г. Москва, Российская Федерация) сроком на 3 дня. Авансовый отчет был представлен 05.11.2010 года. К авансовому отчету приложены 2 документа — проездные билеты: Минск — Москва и Москва — Минск, а также предварительный расчет по командировке.

Таблица 3 — Проверка авансовых отчетов по существу отраженных операций.

При сопоставлении подтверждающих документов по авансовому отчету с данными, изложенными в авансовом отчете, нарушений не обнаружено.

Одновременно надо проверить, имеется ли в организации журнал регистрации командировок, утверждено ли приказом лицо, на которое возложено его ведение.

При командировании работников на автотранспорте необходимо проверить, имеется ли надлежаще оформленный путевой лист.

Если работник организации представляет ее интересы при подписании документов, заключении договоров, то необходимо убедиться имеется ли у подотчетного лица доверенность.

Также следует помнить, что при оформлении табеля учета рабочего времени согласно ст. 133 ТК РБ в составе отработанного времени отдельно учитывается время сверхурочных работ, повременной работы сдельщиков, служебных командировок и работы по совместительству.

Обобщив информацию, можно привести перечень документов, используемых при оформлении служебных командировок в следующей таблице.

Таблица 4 — Перечень документов, используемых при оформлении служебных командировок.

Таким образом, можно сделать вывод, что документооборот расчетов с подотчетными лицами очень широк и разнообразен. Наличие большого количество оправдательных документов, приложенных к авансовому отчету, а также сопутствующих документов, связанных с выдачей наличных денежных средств под отчет, усложняет для бухгалтера правильность отражения данных хозяйственных операций в бухгалтерском учете, а для ревизора — правильность и достоверность проверки.