Регламентация Трудовым кодексом Российской Федерации правил оформления кадровой документации, применяемой в деятельности секретаря

Кадровая документация — отличительный признак трудовых правоотношений. Обязанность ее ведения — одна из обязанностей работодателя независимо от масштабов и организационно-правовой формы. В небольших фирмах на секретаря часто возлагается ведение кадровой документации. Именно документы по личному составу подтверждают место и стаж работы граждан и имеют первостепенное значение для каждого работника фирмы при оформлении пенсии и во всех случаях, требующих подтверждения стажа и места работы.

Если нет специального работника по кадрам, в задачи секретаря входит оформление приема на работу, переводов, увольнений, отпусков, командировок.

Все кадровые документы можно разделить на два вида:

1) обязательные кадровые документы, наличие которых прямо предусмотрено Трудовым кодексом РФ для всех работодателей (юридических лиц и индивидуальных предпринимателей).

К этому виду кадровых документов относятся локальные нормативные акты и документы, создаваемые в процессе возникновения и документального оформления трудовых отношений. Локальные нормативные акты — это акты, содержащие нормы трудового права, разрабатываемые для регламентации трудовых отношений с учетом специфики труда у конкретного работодателя и установления работодателем условий труда в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями. Локальные нормативные акты не могут содержать нормы, снижающие уровень прав и гарантий работников, установленный трудовым законодательством. В состав локальных нормативных актов, обязательных для каждого работодателя, согласно толкованию Трудового кодекса РФ входят:

• — штатное расписание;
• — правила внутреннего трудового распорядка;
• — документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области;
• — график сменности;
• — график отпусков;
• — правила и инструкции по охране труда. Работодатель обязан обеспечить безопасные условия и охрану труда. Правила и инструкции по охране труда должны быть составлены и доведены под роспись до сведения работников.
• 2) факультативные кадровые документы, перечень и порядок ведения которых определяет сам работодатель. Факультативные кадровые документы носят рекомендательный характер. Они также содержат нормы трудового права и необходимы для регламентации трудовых отношений. К факультативным кадровым документам можно отнести, например, положения о структурных подразделениях, положения о персонале, должностные инструкции, положение об аттестации работников и др.

Для правильного ведения кадровой документации секретарю необходимо, помимо нормативно-методических документов по делопроизводству, иметь:

• * Комментарий к Кодексу законов о труде РФ (с изменениями и дополнениями);
• * Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях.

Трудовой кодекс Российской Федерации устанавливает обязательность применения каждой организацией независимо от ее организационно-правовой формы ряда локальных правовых актов, таких, как коллективный договор, соглашение, правила внутреннего трудового распорядка, положение об использовании и защите персональных данных и др. В Трудовом кодексе названы документы, которыми документируется прием, перевод, увольнение, командирование, отпуска, поощрения и взыскания работников. Часть этих документов применяется давно (приказ, заявление, трудовая книжка и др.), относительно других введен новый порядок их составления и применения (трудовой договор); необходимость создания некоторых регламентирована впервые (уведомления). Трудовой кодекс содержит специальную статью (ст. 14), устанавливающую порядок исчисления сроков, а в некоторых случаях устанавливает и конкретные сроки подготовки документов. Например, приказ о приеме на работу (ст. 68), приказ о применении дисциплинарного взыскания (ст. 193), изготовление и выдача работнику копий документов, связанных с работой (ст. 62), предупреждение работника об увольнении (ст. 79, 80) — все эти документы должны быть оформлены в трехдневный срок.

Необходимость документирования трудовых правоотношений устанавливает Трудовой кодекс РФ, а именно то, что:

• — трудовой договор должен быть заключен в письменной форме (ст. 67 ТК РФ);
• — прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, с которым работник знакомится под роспись (ст. 68 ТК РФ);
• — на всех работников ведутся трудовые книжки (ст. 66 ТК РФ);
• — по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и др.) (ст. 62 ТК РФ);
• — предусмотрено обязательное издание приказа (распоряжения) работодателя о применении к работнику дисциплинарного взыскания (ст. 193 ТК РФ);
• — прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя (ст. 84.1 ТК РФ).

Обязательное ведение кадровой документации, в частности трудовой книжки, предусмотрено также постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» и постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (далее — Инструкция по заполнению трудовых книжек).

Об обязательности документирования трудовых отношений с работниками в целях защиты их пенсионных прав свидетельствуют некоторые нормы пенсионного законодательства.