Подготовка и оформление должностной инструкции

Инструкция — это правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций предприятий, должностных лиц и граждан. Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов.

Заголовок инструкции должен чётко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которые распространяются её требования.

Текст инструкции разбивается по определённой логической схеме на разделы, пункты и подпункты. Как правило, инструкция начинается с раздела «Общие положения», В котором указываются цели её издания, область распространения, порядок применения и другие сведения общего характера. Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены её новой).

Поскольку текст инструкций носит характер указания, в ней рекомендуется чёткие формулировки со словами, имеющими распорядительное значение, типа «должен», «следует», «необходимо», «имеет право», «не допускается», «рекомендуется», «запрещается» и т. д. Текст излагается от третьего лица или в безличной форме.

Инструкция оформляется на общем бланке. Она утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем. На инструкции может быть сделана пометка о том, что она является приложением к распорядительному документу. При утверждении инструкции распорядительным документом (приказом, распоряжением и т. д.) в нём устанавливается срок введения инструкции, таковыми считается день подписания и регистрации документа.

Формуляр инструкции включает в себя следующие реквизиты:

• 1. Государственный герб РФ, или герб субъекта РФ, или эмблема учреждения, или товарный знак (знак обслуживания) реквизит 01, 02, 03;
• 2. Код организации реквизит 04;
• 3. Код формы документа реквизит 07;
• 4. Наименование организации реквизит 08;
• 5. Справочные данные об организации реквизит 09;
• 6. Наименование вида документа реквизит 10;
• 7. Заголовок к тексту реквизит 18;
• 8. Дата документа реквизит 11;
• 9. Регистрационный номер документа реквизит 12;
• 10. Место составления или издания документа реквизит 14;
• 11. Гриф утверждения документа реквизит 16;
• 12. Текст документа — общие положения; структурно-должностное положение; профессиональные требования (образование, стаж работы); непосредственная подчинённость; порядок приема и увольнения; правовые и нормативные документы, определяющие служебную деятельность; основные задачи и функции; обязанности и права; ответственность; взаимоотношения и связи; оценка работы реквизит 20;
• 13. Отметка о наличии приложений реквизит 21;
• 14. Подпись реквизит 22;
• 15. Гриф согласования или визы согласования реквизит 23, 24;
• 16. Отметка об исполнителе реквизит 27.

Должностная инструкция — организационно-правовой документ, устанавливающий для работника организации (подразделения) конкретные трудовые (должностные) обязанности в соответствии занимаемой должностью. (Приложения 1, 2).

Должностная инструкция — эффективное средство управления персоналом. Она выполняет организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Должностная инструкция позволяет объективно оценивать работу каждого сотрудника службы.

На основании должностной инструкции составляется трудовой договор с работником. Трудовой договор и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций (споров) между руководством организации и сотрудником, работодателем и работником.

Разработка должностной инструкции вменяется в обязанность руководителя подразделения и отдела управления персоналом, согласовывается с юрисконсультом и затем утверждается руководителем организации. Все наиболее существенные изменения вносятся в должностную инструкцию приказом руководителя организации.

Приказ о внесении изменений издаётся при необходимости перераспределения функций и должностных обязанностей, при реорганизациях, сокращении штата и т. д. (Приложение 3). Кроме того, должностные инструкции должны быть заменены и заново утверждены в следующих случаях:

при изменении наименовании организации или структурного подразделения;

при изменении наименования должности;

при изменении фамилии работника, замещающего данную должность (при увольнении работника и замене его другим), если инструкция в виде исключения была именной и содержала в заголовке к тексту фамилию и инициалы бывшего работника.

К должностным инструкциям как разновидности организационных документов предъявляются следующие требования:

должностная инструкция оформляется на бланке;

должностная инструкция регистрируется в учётной форме;

текст должностной инструкции подписывается разработчиком;

должностная инструкция утверждается руководителем организации;

при необходимости текст должностной инструкции согласовывается с заинтересованными лицами (руководитель кадровой службы, юрисконсульт);

работники организации должны быть ознакомлены с должностными инструкциями под роспись посредством ознакомления виз ознакомления (с простановкой даты ознакомления от руки). Поскольку каждый работник организации непосредственно отвечает за невыполнения требований должностной инструкции, необходимо после ознакомления работника с инструкцией передать ему заверенную копию этого документа. Факт получения работником экземпляра должностной инструкции должен быть подтвержден письменно. Если роспись работника в получении экземпляра инструкции не будет предусмотрена в регистрационной книге, то желательно в оригинал этого документа вместо стандартной фразы «С инструкций ознакомлен» внести запись «С инструкцией ознакомлен, экземпляр инструкции получил».

Нумерация должностных инструкций разрабатывается самой организацией. Это могут быть простые порядковые номера по количеству должностей в штатном расписании, или индексы, включающие порядковый номер и индекс структурного подразделения по номенклатуре дел организации, или любая другая индексация.

Процесс разработки должностной инструкции включает следующие стадии:

определение места каждой должности в структуре организации, её подчиненности и взаимосвязей;

выявление работ, которые выполняются по данной должности;

отбор типичных должностей для анализа;

выбор метода анализа работ по отобранным должностям (наблюдение, собеседование);

сбор необходимой информации для анализа.

Анализ работ по должности, т. e. определение наиболее существенных характеристик работы с помощью упорядочения и оценки информации, связанной с работой или работником. Информация может отражать содержание работы, выраженное в терминах конкретных рабочих или управленческих функций и процедур, или она может состоять из характеристик работника (практических навыков, знаний, способностей, допустимых отклонений и т. д.), требуемых для компетентного выполнения работы на данной должности.

Описание работы по должности, т. е. фиксация данных о содержании работы по данной должности. Оно включает следующие типовые разделы: наименование должности, кому подчиняется работник, за кого непосредственно отвечает работник, общая цель работы, основные направления деятельности и задачи, условия работы и рабочая среда (температура, освещенность, вредные воздействия и т. п.), рабочие взаимоотношения (наиболее значительные контакты данной должности с другими как внутри организации, так и вне её), показатели ответственности (за подчиненных, результаты работы и т. д.). Описание должности осуществляет работник службы управления персоналом. Описание необходимо разрабатывать для должностей всех уровней управления, т.к. они являются основой составления должностной инструкции.

Составление личностной спецификации, т. е. определение требований к работнику, который будет занимать эту должность, к его знаниям, навыкам, опыту.

На основании собранной информации и проведенного анализа составляется должностная инструкция.

Должностная инструкция содержит следующие разделы:

• 1. Общее положения.
• 2. Функции.
• 3. Должностные обязанности.
• 4. Права.
• 5. Ответственность.
• 6. Взаимоотношения. Связи по должности.
• 7. Оценка работы.

Общие положения, устанавливающие сферу действия данного специалиста, его непосредственную подчинённость, порядок его назначения и освобождения от занимаемой должности и замещения по должности во время отсутствия. Здесь же определяются квалификационные требования к претенденту на денную должность и перечисляются законодательные акты и нормативные документы, которым работник должен руководствоваться в своей деятельности.

Функции — раздел где определяются основные направления деятельности специалиста.

Должностные обязанности — перечисление конкретных задач, возложенных на специалиста; указание формы его участия в управленческом процессе — руководит, утверждает, обеспечивает, подготавливает, рассматривает, исполняет, контролирует, согласовывает, представляет, курирует и т. д.

Права — определение прав, предоставляемых специалисту для выполнения возложенных на него функций и обязанностей.

Ответственность — установление видов ответственности за несвоевременное и не качественное выполнение специалистом должностных обязанностей и неиспользование предоставленных ему прав.

Взаимоотношения. Связи по должности — перечисление круга должностных лиц, с которым специалист вступает в служебные взаимоотношения и обменивается информацией, указание сроков получения и представления информации, определение порядка подписания, согласования и утверждения документов.

При необходимости в должностную инструкцию включают раздел оценка работы, в котором должны быть перечислены критерии оценки качества выполнения работником своих функций и обязанностей, степени использовании прав и т. д.

Формуляр — образец должностной инструкции состоит из реквизитов:

наименование организации — автора документа (08);

наименование вида документа (10);

дата документа (11);

регистрационный номер документа (12);

место издания документа (14);

заголовок к документа (18);

гриф утверждения (16);

текст (20);

подпись автора (22).

При разработке должностных инструкций желательно учитывать наименование должностей, предусмотренных Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и охарактеризованных в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих.