Бухгалтерский учет расчетов с персоналом по командировочным расходам в пределах Республики Беларусь

Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению руководителя организации на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания.

Направление работников в командировку оформляется приказом (распоряжением) и выдачей командировочного удостоверения. За дни нахождения работника в служебной командировке ему выплачивается средний заработок за все рабочие дни недели по графику постоянного места работы.

Этапы и документальное оформление командировки представлены на рисунке 2.1.

Выдача денег на расходы связанные со служебными командировками производится в соответствии с нормативными актами Республики Беларусь.

Возмещение расходов связанных с командировками в пределах Республики Беларусь регламентируются «Инструкцией о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь», утвержденной 12 апреля 2000 г. N 35.

Направление работников в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением) (Приложение Б, В) нанимателя с выдачей командировочного удостоверения по установленной форме (Приложение Г).

В приказе указаны следующие обязательные реквизиты:

• 1) цель командировки;
• 2) пункт назначения (наименование организации и город);
• 3) количество дней командировки (дни отъезда и приезда считаются днями командировки);

Командированным лицам выдается командировочное удостоверение (Приложение Г). При этом срок командировки определяется руководителем Мядельского филиала ГП «Миноблтопливо» и не может превышать 30 календарных дней, не считая времени нахождения в пути. Продление срока командировки допускается с разрешения нанимателя не более чем на 10 дней.

Основная гарантия при направлении работника в служебную командировку установлена ст. 95 Трудового Кодекса Республики Беларусь: сохранение места работы (должности) и заработной платы в течение всего срока командировки не ниже его среднего заработка. Исключением из этого правила являются лица, направленные на обучение или стажировку за границу на срок более двух месяцев, которым принимающая сторона предоставляет жилое помещение, обеспечивает питанием и производит выплату денежного пособия на личные расходы (выплачивает стипендию). Таким работникам заработная плата по основному месту работы не сохраняется.

Расчет среднего заработка для исчисления оплаты в течение срока служебной командировки производится в соответствии с Инструкцией о порядке исчисления среднего заработка, сохраняемого в случаях, предусмотренных законодательством, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 10.04.2000 № 47.

Регистрация работников, отбывающих в служебную командировку, ведется в специальных журналах.

Днем выбытия в служебную командировку считается день отправления (выезда) поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем прибытия Ї день приезда указанного транспорта к месту постоянной работы. При отправлении транспорта до 24 часов включительно днем выбытия считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее Ї последующие сутки.

На работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени тех организаций, в которые они командированы. Взамен дней отдыха, не использованных во время командировки, другие дни отдыха по возвращении из командировки не предоставляются. Если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, то компенсация за работу в эти дни производится в соответствии с действующим законодательством. В случае, когда по распоряжению нанимателя работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении из командировки по решению нанимателя предоставляется другой день отдыха в установленном порядке [6, с. 6].

Вопрос явки на работу в день отъезда в командировку или в день прибытия из командировки решается по договоренности с нанимателем.

При командировании работника на незначительное расстояние от постоянного места работы вопрос о том, может ли работник ежедневно возвращаться из места командирования к месту своего постоянного жительства, в каждом конкретном случае решается нанимателем с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха и оговаривается в приказе о командировании работника.

Командированному работнику не позже чем за день до отъезда в служебную командировку наниматель обязан выдать денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату стоимости проезда к месту служебной командировки и обратно, расходов по найму жилого помещения и суточных.

Итак, в соответствии с законодательством в Мядельском филиале ГП «Минскоблтопливо» командированному работнику возмещаются следующие расходы [38, с. 107]:

1) по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы в размере стоимости представленных подлинных проездных документов. Командированному работнику возмещаются также расходы по бронированию проездных билетов.

В исключительных случаях, при нерегулярном транспортном сообщении в пределах одного административного района, с разрешения нанимателя оплата за проезд может быть компенсирована без представления проездных документов по минимальной стоимости проезда. Подлежат возмещению также расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта. Расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями возмещаются командированным работникам при проезде к месту командировки и обратно в плацкартных, купейных или мягких вагонах без представления подтверждающих документов;

2) по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути) в размере подлинных оплаченных счетов или квитанций и других документов, подтверждающих размер фактически понесенных расходов (кроме тех случаев, когда командированному работнику предоставляется бесплатное помещение). Возмещение расходов за проживание в номерах «люкс» допускается в исключительных случаях с разрешения нанимателя. Командированному работнику также по представлению подтверждающих документов возмещаются расходы по бронированию мест в гостинице.

В случае предоставления командированному работнику дополнительных услуг, не включенных в стоимость номера (телевизора, холодильника и других предметов культурно-бытового назначения, включенных в состав оборудования гостиничного номера), эти расходы также подлежат возмещению на основании подтверждающих документов.

При определении количества суток для оплаты расходов по найму жилого помещения время, составляющее менее половины суток, исключается, а равное половине суток и более принимается за полные сутки.

Водителям грузовых автомобилей и работникам, командированным вместе с ними, останавливающимся в соответствии с графиком движения в пути следования на отдых и не представившим оплаченных счетов, расходы по найму жилого помещения за время нахождения в пути подлежат возмещению на общих основаниях [7, с. 34];

3) за проживание вне места постоянного жительства для покрытия дополнительных личных расходов работникам выплачиваются суточные в размерах, установленных Министерством финансов Республики Беларусь. Суточные за время нахождения в пути выплачивается в тех же размерах, что и за время пребывания в месте служебной командировки.

Стоимость завтрака, включенного в счет стоимости номера (места) за проживание в гостинице, командированному работнику не возмещается.

При направлении работника в командировку для участия в совещаниях, семинарах, сборах и других случаях, если принимающая сторона обеспечивает за свой счет питанием либо эти расходы оплачивает направляющая сторона путем безналичного перечисления, суточные выплачиваются только за время нахождения в пути, если в эти дни питание не было предоставлено. В случае предоставления командированному работнику одноразового питания суточные выплачиваются в размере 70 процентов, двухразового — 30 процентов установленной нормы.

В случае использования командированным работником своих выходных дней в месте командировки до начала или после ее окончания оплата проезда работнику производится на общих основаниях, а суточные и расходы по найму жилого помещения за эти дни не возмещаются.

Командированному работнику не позже чем за день до отъезда в служебную командировку наниматель обязан выдать денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату стоимости проезда к месту служебной командировки и обратно, расходов по найму жилого помещения и суточных.

В соответствии с данным Положением, утвержденным Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 21.10.2011 № 107 «Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках» устанавливаются следующие размеры возмещения расходов при служебных командировках, осуществляемых в пределах Республики Беларусь [23]:

• 1) суточные — 44 000 рублей за каждый день командировки;
• 2) суточные при однодневных служебных командировках и командировках в такую местность, откуда имеется возможность ежедневно возвращаться к месту жительства — 22 000 рублей;
• 3) по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов — 13 000 рублей в сутки.
• 4) расходы по междугородным телефонным переговорам возмещаются командированному работнику лишь в случаях, когда они производились в интересах выполнения служебного задания, на основании соответствующих квитанций (счетов) с подтверждением необходимости этих переговоров нанимателем.

Таким образом, порядок возмещения и размеры расходов по командировкам регламентированы нормативной базой Республики Беларусь и являются обязательными при осуществлении расчетов с подотчетными лицами.

При выдаче наличных денежных средств под отчет должны соблюдаться общие требования, установленные Порядком ведения кассовых операций.

Выдача наличных денег из касс юридических лиц, подразделений, индивидуальных предпринимателей, частных нотариусов, привлекающих к предпринимательской деятельности физических лиц по трудовым и (или) гражданско-правовым договорам, производится по:

1) расходному кассовому ордеру формы КО-2;

Основными реквизитами расходно-кассового ордера являются:

• 1) наименование организации;
• 2) номер документа и дата его составления;
• 3) сумма, подлежащая выдаче;
• 4) ФИО работника, которому необходимо выдать аванс;
• 5) документ, на основании которого оформляется данный РКО;
• 6) документ, удостоверяющий личность работника;
• 7) сумма прописью и подписи руководителя, главного бухгалтера, подотчетного лица и кассира, выдавшего аванс.

Составление и регистрация расходного кассового ордера в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров производится в бухгалтерии бухгалтером.

После составления и регистрации расходный кассовый ордер передается кассиру для исполнения.

При выдаче денежных средств по расходному кассовому ордеру кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя.

Расписка в получении денежных средств может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей — прописью.

Кассир производит выдачу денежных средств только лицу, указанному в расходном кассовом ордере.

Расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или отпечатаны на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются.

Прием и выдача денежных средств по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления.

При получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир проверяет: наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия или лиц, на это уполномоченных; правильность оформления документов; наличие перечисленных в документах приложений.

Днем выбытия в служебную командировку считается день отправления (выезда) поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем прибытия — день приезда указанного транспорта к месту постоянной работы. При отправлении транспорта до 24 часов включительно днем выбытия считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее — последующие сутки.

2) платежной ведомости с последующим проставлением на ней реквизитов расходного кассового ордера либо приложением расходного кассового ордера на общую сумму выплаченных наличных денег по платежной ведомости (ведомостям) без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.

В Мядельском филиале выдача средств на командировочные расходы производится по платежной ведомости с последующим проставлением на ней реквизитов расходного кассового ордера либо приложением расходного кассового ордера на общую сумму выплаченных наличных денег по платежной ведомости (ведомостям) без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.

Документы на выдачу денежных средств должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами, на это уполномоченными.

Соблюдение срока нахождения в командировке определяется путем сопоставления времени, указанного в приказе (Приложение В), со временем фактического пребывания, исчисленным по отметкам в командировочном удостоверении (Приложение Г).

Согласно данному приказу — срок командировки составляет 1 день, с 08.12.2011 г. (не совсем понятно, что вы тут рассматриваете. Укажите четко, сославшись на приложение) В командировочном удостоверении имеются все необходимые отметки, заверенные печатью организаций, в которые работник направлялся, а также подписью уполномоченного должностного лица.

Согласно Постановлению Министерства финансов Республики Беларусь установлен следующий размер возмещения расходов при служебных командировках, осуществляемых в пределах Республики Беларусь: суточные — 22 000 рублей за каждый день командировки.

Следовательно, командировка составила 1 день.

1 дн. Ч 22 000 руб. = 22 000 рублей.

В соответствии со счетом за билеты (имеются подтверждающие документы) — 25 000 руб.

Итого: 25 000 + 22 000 = 47 000 руб.

Рассмотрим учет командировки в Гродно на 4 дня в ноябре 2012 года инженера Родионово Е. К.

Согласно приказу — срок командировки составляет 4 дня, с 23.11.2012 по 26.11.2012 г. В командировочном удостоверении имеются все необходимые отметки, заверенные печатью организаций, в которые работник направлялся, а также подписью уполномоченного должностного лица.

Согласно Постановлению Министерства финансов Республики Беларусь установлен следующий размер возмещения расходов при служебных командировках, осуществляемых в пределах Республики Беларусь: суточные в 2012 году — 44 000 рублей за каждый день командировки.

Следовательно, командировка составила 5 дней.

4 дн. Ч 44 000 руб. = 176 000 рублей.

В соответствии со счетом за проживание (имеются подтверждающие документы) было уплачено 512 000 руб.; за билеты (имеются подтверждающие документы) — 280 000 руб.

Итого: 176 000 + 512 000 + 280 000 = 968 000 руб.

Работники, получившие наличные деньги под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, обязаны не позднее трех рабочих дней (при использовании корпоративной пластиковой карточки — не позднее 15 рабочих дней) по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, предъявить в бухгалтерию организации авансовый отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньг. В этот же срок возвращается остаток неиспользованных средств.

По возвращении из служебной командировки (08.12.2011 г.) работник предоставил в бухгалтерию авансовый отчет 09.12.2011 г. (Приложение Д), а за командировку от 26.11.2012 авансовый отчет был предоставлен 28.11.2012.

В авансовом отчете указываются произведенные расходы по найму жилого помещения, проезду и суммы суточных за фактические дни нахождения в служебной командировке и другие подлежащие возмещению расходы. К авансовому отчету должны быть приложены следующие документы:

• 1) командировочное удостоверение с заверенными печатью отметками о дне прибытия и дне выбытия из места командирования. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте. Отметки о прибытии и выбытии заверяются печатью с наименованием подразделения организации, в функции которого входит засвидетельствование подписей должностных лиц. При отсутствии такой печати подпись лица, производившего отметки в командировочных удостоверениях штампами организаций не допускается;
• 2) проездные документы, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту командировки и обратно;
• 3) оплаченные счета, квитанции или другие документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и иные расходы;
• 4) отчет о проделанной работе (по требованию нанимателя).

На документах о приобретении материалов ставятся подписи лиц, принявших под свою ответственность материальные ценности, которые сдаются на склад подотчетными лицами по требованиям-накладным.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее полученным на командировочные расходы суммам.

Остаток по авансовому отчету от 28.11.2012 года в размером 32 000 рублей был возвращен в кассу.

Представленные авансовые отчеты проверяют в бухгалтерии с точки зрения обоснованности произведенных платежей и их размеров. После проверки в бухгалтерии, авансовые отчеты утверждаются руководителем организации, а бухгалтерия производит окончательные расчеты с подотчетными лицами.

Командировочные расходы включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, в момент утверждения авансового отчета. Их перечень открыт, поэтому в организации должен быть утвержден перечень командировочных расходов, а их максимальный размер закреплен в локальном нормативном акте.

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на синтетическом счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету счета отражают выданные суммы в подотчет, по кредиту — списанные долги с подотчетных лиц в соответствии с утвержденными авансовыми отчетами, а также возврат неиспользованных сумм авансов.

При выдаче денежных средств подотчетному лицу на командировочные расходы составляется бухгалтерская проводка:

• — Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»:
• — Кредит счета 50 «Касса».

На основании утвержденных авансовых отчетов командировочные расходы, связанные с хозяйственной деятельностью списываются бухгалтерской проводкой:

• — Дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы»
• — Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

При внесении в кассу неиспользованных подотчетных сумм составляют проводку:

• — Дебет счета 50 «Касса»
• — Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Остатки неиспользованных сумм, невозвращенные подотчетными лицами в установленные сроки отражаются бухгалтерской проводкой:

• — Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
• — Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

В случае невозможности удержания из заработной платы излишне выплаченных сумм составляют бухгалтерскую проводку:

• — Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
• — Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Списание утвержденных командировочных расходов сверх утвержденных нормативов отражают бухгалтерской проводкой:

• — Дебет счета 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)»
• — Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Учет операций по расчетам с подотчетными лицами на предприятии представим в виде таблицы 2.1.

Таблица 2.1 — Корреспонденция счетов по учету расчетов с подотчетными лицами на ХХХ.

Примечание — Источник: собственная разработка по данным предприятия.

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Таким образом, операции по одному авансовому отчету находят отражение только по одной строке. При предъявлении одним и тем же работником за текущий месяц двух и более авансовых отчетов суммы использованных средств отражают в этих же графах по отдельным строкам, то есть для одного подотчетного лица в этом случае предусматривают несколько строк.

В типовой конфигурации «1С:Бухгалтерии» аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется в разрезе субконто вида: виды расчетов; статьи движения денежных средств; работники организаций; виды расчетов и статьи движения денежных средств; виды расчетов, статьи движения денежных средств и работники организаций.