При выдаче денег под отчет необходимо учитывать следующие требования:
- — выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели;
- — лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним;
- — выдача наличных денежных средств под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу;
- — передача выданных под отчет наличных денежных средств одним лицом другому запрещается.
Исходя из этих требований, в организации должен быть приказ, устанавливающий порядок выдачи и списания подотчетных сумм, в котором определены:
- — перечень лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет;
- — срок, на который выдаются подотчетные суммы;
- — порядок представления и утверждения авансовых отчетов.
В целях определения соответствующих сроков и документов, в которых обобщается информация о произведенных подотчетниками расходах должно быть разработано «Положении о расчетах с подотчетными лицами».
Для совершенствования расчетов с подотчетными лицами ООО «Вентстрой» необходимо утвердить приказ о лицах имеющих право на получение денежных средств под отчет и разработать Положение, которое позволяло бы упорядочить расчеты с подотчетными лицами в рамках требований к наличному денежному обращению.
Можно выделить основные разделы, которые характерны для ООО «Вентстрой»: виды расходов, осуществляемых с применением расчетов через подотчетных лиц, перечень сотрудников, которым выдается аванс на расходы, срок, на который выдаются подотчетные суммы. Представим их в виде схемы (рисунок 2).
Рисунок 2 — Основные разделы «Положения о расчетах с подотчетными лицами» в ООО «Вентстрой».
Дополнительно к названным разделам ООО «Вентстрой» может ввести подразделы, в которых будут конкретизированы требования (например, к отдельным недобросовестным сотрудникам, к представлению необходимых документов по расходам, с документальным подтверждением которых есть сложности). При этом нужно помнить, что положение о расчетах с подотчетными лицами направлено на соблюдение норм законодательства, поэтому оно не должно противоречить Порядку ведения кассовых операций, Положению об особенностях направления работников в служебные командировки и иным нормативным актам в сфере денежного обращения.
В целом расчеты с подотчетными лицами не настолько сложны, если в ООО «Вентстрой» будет разработано соответствующее положение и в нем установлен порядок проведения наличных денежных расчетов, которому следуют все работники организации.
