Учет результатов инвентаризации и переоценки основных средств

Порядок проведения, документальное оформление и отражение результатов инвентаризации основных средств в учете.

Инвентаризация объектов основных средств проводится на основании приказа руководителя организации, которым предусматривается создание инвентаризационной комиссии. (Приложение 1).

В крупных организациях для проведения инвентаризаций создается постоянно действующая центральная инвентаризационная комиссия и рабочие инвентаризационные комиссии.

Центральная инвентаризационная комиссия:

• — оказывает методическую помощь рабочим комиссиям по вопросам проведения инвентаризаций;
• — проводит контрольные проверки результатов инвентаризаций, выполненных рабочими комиссиями;
• — рассматривает материалы инвентаризаций, представленные рабочими комиссиями;
• — готовит предложения по регулированию результатов инвентаризации и представляет их на рассмотрение руководителю организации вместе с материалами инвентаризации.

Рабочие инвентаризационные комиссии:

• — осуществляют инвентаризацию активов и обязательств организации;
• — оформляют результаты инвентаризации необходимыми документами;
• — получают от материально ответственных лиц объяснительные записки о причинах выявленных инвентаризацией излишков, недостач, порчи ценностей;
• — принимают решение по регулированию выявленных ими результатов инвентаризации и представляют его вместе с материалами инвентаризаций на рассмотрение центральной инвентаризационной комиссии.

Центральные инвентаризационные комиссии создаются в составе:

• — руководителя организации или его заместителя (или начальника структурного подразделения) (председатель комиссии);
• — главного бухгалтера или его заместителя (руководителя специализированной организации, ведущей бухгалтерский учет);
• — начальников структурных подразделений (служб);
• — работников организации.

Рабочие инвентаризационные комиссии создаются в составе:

• — представителя руководителя организации, назначившего инвентаризацию (руководителя или его заместителя, начальника структурного подразделения — председатель комиссии);
• — специалистов: товароведа, инженера, технолога, механика, производителя работ, экономиста, работника бухгалтерской службы и других.

В состав рабочих и центральных инвентаризационных комиссий должны включаться опытные специалисты в зависимости от специфики проводимой инвентаризации, имеющие необходимые навыки, знания.

Инвентаризация активов и обязательств проводится при полном составе членов инвентаризационных комиссий.

В качестве председателя рабочей инвентаризационной комиссии не назначается материально ответственное лицо, работник ревизионной службы. Не назначается один и тот же работник два раза подряд в качестве председателя рабочей инвентаризационной комиссии у одних и тех же материально ответственных лиц.

При малом объеме работ инвентаризационные комиссии в межинвентаризационный период могут привлекаться для проведения выборочных и контрольных проверок.

Инвентаризационные комиссии обеспечивают полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках активов и обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.

Члены инвентаризационных комиссий несут ответственность за:

• — своевременность и соблюдение порядка проведения инвентаризации в соответствии с приказом руководителя организации;
• — правильность указания в описи отличительных признаков активов (тип, сорт, марка, размер, порядковый номер по прейскуранту, артикул и т. д.), по которым определяются их цены.

Члены инвентаризационных комиссий за внесение в описи заведомо неправильных данных о фактических остатках активов с целью сокрытия недостач или излишков активов несут ответственность в соответствии с законодательством.

До начала инвентаризации внеоборотных активов проверяется:

• — наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета;
• — наличие и состояние технических паспортов, документов на правообладание или другой технической документации;
• — наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду (лизинг), пользование и на хранение. При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.

При обнаружении расхождений и неточностей в регистрах бухгалтерского учета и технической документации вносятся соответствующие исправления и уточнения.

При инвентаризации основных средств комиссия производит осмотр объектов и оформляет инвентаризационную опись. (Приложение 2).

При инвентаризации зданий, сооружений, земельных участков, водоемов и других объектов недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности организации (хозяйственном ведении, оперативном управлении), соответствие их фактического размера и комплектации (состава) данным паспортов и другой имеющейся технической документации.

Машины, оборудование и транспортные средства заносятся в описи индивидуально с указанием инвентарного номера, заводского номера предприятия — изготовителя (при его наличии), года выпуска, назначения, мощности и т. д.

Однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты, станки и т. д. одинаковой стоимости, поступившие одновременно в одно из структурных подразделений организации и учитываемые на инвентарной карточке группового учета, в описях проводятся по наименованиям с указанием количества этих предметов и их инвентарных номеров.

При инвентаризации основных средств, находящихся на ответственном хранении, аренде, оформляется инвентаризационная опись активов, принятых на ответственное хранение. Один экземпляр инвентаризационной описи основных средств, принятых (сданных) на ответственное хранение, арендованных, высылается собственнику (или его представителю), арендодателю.

Основные средства вносятся в описи по наименованиям в соответствии с их основным назначением. Если основные средства подверглись восстановлению, реконструкции, модернизации или переоборудованию и вследствие этого изменилось основное их назначение, то они вносятся в опись под наименованием, соответствующим новому назначению.

Если комиссией установлено, что работы капитального характера (надстройка этажей, пристройка новых помещений, модернизация и др.) или частичная ликвидация строений и сооружений (слом отдельных конструктивных элементов) не отражены в бухгалтерском учете, необходимо по соответствующим документам определить сумму увеличения или снижения балансовой стоимости объекта и привести в описи данные о произведенных изменениях.

При выявлении объектов, не принятых на учет, а также объектов, по которым в учетных регистрах отсутствуют или указаны неправильные данные, характеризующие их, составляются отдельные инвентаризационные описи и включаются недостающие и правильные сведения и технические показатели по этим объектам (по зданиям — указать их назначение, основные материалы, из которых они построены, объем — по наружному или внутреннему обмеру, площадь — общая полезная площадь, число этажей без подвалов, полуподвалов и т. д., год постройки и др.; по каналам — протяженность, глубина и ширина по дну и поверхности, искусственные сооружения, материалы крепления дна и откосов; по мостам — местонахождение, род материалов и основные размеры; по дорогам — тип дороги (шоссе, профилированная), протяженность, материалы покрытия и ширина полотна, по объектам интеллектуальной собственности в составе нематериальных активов — номера патентов, договоров, документов, комплектующие по полезным моделям, промышленным образцам и т. п.).

Оценка выявленных инвентаризацией неучтенных активов должна быть произведена в соответствии с законодательством, а степень (процент) износа устанавливается по действительному техническому состоянию основных средств с оформлением данных об оценке и износе соответствующими актами.

По объектам основных средств, при инвентаризации которых выявлены отклонения от учетных данных, составляются сличительные ведомости (Приложение 3).

По результатам инвентаризации в сличительных ведомостях отражаются расхождения между данными бухгалтерского учета и фактическими данными, отраженными в инвентаризационных описях. По каждому случаю выявленных отклонений комиссия берет объяснения от материально ответственных лиц.

Стоимость недостающих и излишне выявленных активов и обязательств в сличительной ведомости указывается в соответствии с законодательством.

Для оформления результатов инвентаризации применяются единые регистры, в которых объединены показатели (результаты) инвентаризационных описей и сличительных ведомостей.

На объекты основных средств, числящиеся в бухгалтерском учете за балансом (полученные в пользование, арендованные, принятые на ответственное хранение, в переработку и др.), составляются отдельные сличительные ведомости.

Сличительные ведомости составляются с использованием средств вычислительной техники и от руки.

По окончании инвентаризации обязательно проводится контрольная проверка и составляется акт контрольной проверки (Приложение 4), а также составляется ведомость результатов выявленных в результате инвентаризации (Приложение 5).

Предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия объектов основных средств данных бухгалтерского учета оформляются протоколом заседания инвентаризационной комиссии и представляются на рассмотрение руководителю организации, который принимает соответствующее решение.

Моментом определения окончательных результатов инвентаризации является дата принятия решения руководителем организации.

Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия активов и обязательств с данными бухгалтерского учета регулируются в соответствии со Законом Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» и производятся соответствующие записи.

Записи по выявленным излишкам объектов основных средств отражены в таблице 1.

Таблица 1 Корреспонденция счетов по выявленным излишкам в результате инвентаризации объектов основных средств.

Записи на счетах бухгалтерского учета по выявленным недостачам объектов основных средств, когда установлено виновное лицо отражены в таблице 2.

Таблица 2 Корреспонденция счетов по выявленным недостачам в результате инвентаризации объектов основных средств, когда виновное лицо установлено.

Однако бывают случаи когда виновное лицо не установлено, в данном случае сумма недостачи списывается за счет финансового результата организации. Корреспонденция счетов в случае отсутствия виновного лица отражена в таблице 3.

Таблица 3 Корреспонденция счетов по выявленным недостачам в результате инвентаризации объектов основных средств, в случае отсутствия виновного лица.

После внесения результатов инвентаризации основных средств на счета бухгалтерского учета, решение руководства по результатам контрольной проверки вносится в книгу учета контрольных проверок (Приложение 6).