Оформление кадровой документации в Филиале ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Свердловской области в г.Ирбит, Ирбитском районе и Слободо-Туринском районе»

Кадровое делопроизводство при приеме на работу Прием на работу в «Центр гигиены и эпидемиологии в Свердловской области в г. Ирбит, Ирбитском районе и Слободо-Туринском районе» происходит по следующей схеме:

• 1. специалист отдела кадров проверяет достоверность предоставляемых кандидатом персональных данных и иных сведений при поступлении на работу в Филиал ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Свердловской области, в г. Ирбите, Ирбитском районе и Слободо-Туринском районе» по документам, предоставленным гражданином,
• 2. при подтверждении достоверности предоставляемых данных гражданин, устраивающийся на работу, пишет заявление о приме на работу на имя руководителя организации
• 3. специалистом отдела кадров составляется и оформляется трудовой договор;
• 4. далее специалист отдела кадров составляет и оформляет приказ о приеме на работу;
• 5. специалист отдела кадров оформляет личную карточку и вносит соответствующую запись в трудовую книжку работника;
• 6. специалист отдела кадров оформляет личное дело на принятого работника.

Рассмотрим каждый пункт схемы более подробно.

На первом этапе специалист отдела кадров обращает внимание на следующие сведения:

• 1. Как кандидат зарекомендовал себя на прошлом месте работы в качестве профессионала.
• 2. Вредные привычки кандидата.
• 3. Наличие у кандидата «коммерческого интереса».
• 4. Подтверждение личности кандидата.
• 5. Соответствие некоторых фактов биографии действительности.
• 6. Наличие заболеваний, мешающих выполнению профессиональных обязанностей.
• 7. Асоциальное поведение.
• 8. Криминальное прошлое (или настоящее).

После проверки сведений и в случае, если кандидат соответствует необходимым критериям предъявляемым к работнику, кандидату предоставляется перечень документов, необходимых для приема на работу:

• · паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• · трудовая книжка (в случае если трудовой договор заключается впервые или предусматривается работа по совместительству, трудовая книжка не представляется);
• · страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
• · документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
• · документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний.

Кроме этих обязательный документов, работник также представляет следующие документы:

• · копию паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
• · копию страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
• · копию свидетельства о присвоении ИНН;
• · копии документов воинского учета;
• · копию документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний;
• · 2 фотографии 3×4;
• · копии свидетельства о рождении ребенка (при наличии детей до 14 лет).

В случае заключения трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются при поступлении на работу.

После того как все необходимые документы предоставлены, работник пишет заявление о приеме на работу. Для того чтобы в дальнейшем избежать различных несоответствий между волеизъявлением работника и предлагаемыми условиями работы (неточная формулировка должности, дата принятия на работу, неправильное написание наименования организации и т. д.), работнику, предлагается определенный образец, на основании которого он пишет заявление (форма заявления представлена в Приложении 3). После написания заявления работником оно передается руководителю организации для визирования.

На третьем этапе оформления на работу специалист отдела кадров оформляет трудовой договор. В соответствии со ст. 16 ТК РФ трудовые отношения возникают между работником и работодателем на основании трудового договора, заключаемого между ними в соответствии с ТК РФ. Таким образом, основным документом, определяющим статус работника, является трудовой договор. На основании ст. 57 ТК РФ в трудовом договоре, заключаемом с работником, в обязательном порядке указываются:

• · фамилия, имя, отчество работника и полное наименование работодателя — Филиал ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Свердловской области в г. Ирбит, Ирбитском районе и Слободо-Туринском районе», заключивших трудовой договор;
• · сведения о документах, удостоверяющих личность;
• · идентификационный номер налогоплательщика;
• · сведения о руководителе Филиала ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Свердловской области в г. Ирбит, Ирбитском районе и Слободо-Туринском районе», подписавшем трудовой договор, и основании, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями;
• · место и дата заключения трудового договора.

Также в трудовой договор заключаемый в Филиале ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Свердловской области в г. Ирбит, Ирбитском районе и Слободо-Туринском районе» обязательно включены следующие условия:

• · место работы;
• · трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации);
• · конкретный вид поручаемой работнику работы;
• · дата начала работы, а в случае, когда заключается срочный трудовой договор, также срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с ТК РФ или иным федеральным законом;
• · условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);
• · режим рабочего времени и времени отдыха (если для данного работника он отличается от общих правил, действующих у данного работодателя);
• · компенсации за тяжелую работу и работу с вредными и (или) опасными условиями труда, если работник принимается на работу в соответствующих условиях, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте;
• · условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы);
• · условие об обязательном социальном страховании работника в соответствии с ТК и иными федеральными законами;
• · другие условия в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права

Трудовой договор должен быть составлен в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. При этом один экземпляр договора передается работнику. Во избежание в дальнейшем спорных ситуаций на экземпляре трудового договора, который остается в Центре, делается отметка о вручении второго экземпляра работнику, которая подтверждается личной подписью работника (бланк трудового договора, который применяется в Филиале ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Свердловской области в г. Ирбит, Ирбитском районе и Слободо-Туринском районе» указан в Приложении 4).

Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме. Для изменения условий трудового договора между работником и Филиалом ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Свердловской области в г. Ирбит, Ирбитском районе и Слободо-Туринском районе» заключается дополнительное соглашение.

После оформления трудового договора специалист отдела кадров оформляет приказ о приеме на работу в соответствии с унифицированной формой первичной учетной документации: индивидуальная форма приказа (распоряжения) о приеме работника на работу №Т-1. (Пример заполнения унифицированной формы представлен в Приложении 5.).

После оформления приказа на работу специалист отдела кадров Филиала ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Свердловской области в г. Ирбит, Ирбитском районе и Слободо-Туринском районе» оформляет личную карточку на работника. форма которой и рекомендации по ее заполнению утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. — форма №Т-2. Личная карточка заполняется специалистом отдела кадров, т. е. работником ответственным за ведение кадрового учета, на основании: приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма №Т-1); паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; документов воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки; а также сведений, сообщенных о себе работником.

При заполнении п. 5 «Знание иностранного языка» раздела I формы указывается степень знания языка: «владею свободно», «читаю и могу объясниться», «читаю и перевожу со словарем».

Стаж работы (общий, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов. При этом исходной датой, на которую исчисляется стаж работы, является, как правило, дата приема на работу работника. Общий стаж представляет собой суммирование всех периодов трудовой деятельности работника до поступления на работу в организацию.

Основными документами, на основании которых заполняется раздел II «Сведения о воинском учете», являются:

• · военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) — на граждан, пребывающих в запасе;
• · удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, — на граждан, подлежащих призыву на военную службу.

На граждан, пребывающих в запасе:

• 1) п. 1 «Категория запаса» — на офицеров запаса не заполняется;
• 2) п. 3 «Состав (профиль)» — заполняется без сокращения (например, «командный», «медицинский» или «солдаты», «матросы» и т. п.);
• 3) п. 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» — записывается полное обозначение (шесть цифр, например «21 101», или шесть цифр и буквенный знак, например «113 194А»);
• 4) п. 5 «Категория годности к военной службе» — записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограниченно годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория «А»;
• 5) в п. 7 «Состоит на воинском учете» заполняется (простым карандашом):
  • · строка а) — в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний;
  • · строка б) — на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.

На граждан, подлежащих призыву на военную службу:

• 1) п. 1 «Категория запаса», п. 3 «Состав (профиль)», п. 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» и п. 7 «Состоит на воинском учете» — не заполняются;
• 2) п. 2 «Воинское звание» — делается запись «подлежит призыву»;
• 3) п. 5 «Категория годности к военной службе» — записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограниченно годные к военной службе), Г (временно не годные к военной службе) или Д (не годные к военной службе). Заполняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

Заполнение остальных пунктов производится на основании информации из перечисленных документов.

В п. 8 раздела II личной карточки гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка «снят с воинского учета по возрасту» или «снят с воинского учета по состоянию здоровья».

В разделе «Прием на работу, переводы на другую работу» вносится запись о приеме работника на работу, размере его должностного оклада, указывается основание приема на работу. С указанной записью и каждой последующей записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу, работник должен быть ознакомлен под расписку в графе 6 формы.

В разделе «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации.

Раздел «Дополнительные сведения» заполняется для полноты учета сведений о сотрудниках, обучающихся в учебных заведениях, учета работающих инвалидов и др.

После заполнения личная карточка работника помещается в папку «Личные карточки работников организации», которая хранится в сейфе организации. Личные карточки работающих сотрудников хранятся отдельно от личных карточек уволенных работников.

Также на пятом этапе специалист отдела кадров вносит соответствующую запись в трудовую книжку работника на основании приказа (распоряжения) о приеме работника на работу. В случае если трудовой договор заключается работником впервые, то возникает необходимость в оформлении трудовой книжки в Филиале ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Свердловской области в г. Ирбит, Ирбитском районе и Слободо-Туринском районе». Правила ведения и заполнения трудовых книжек в организации установлены Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» и Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках». В соответствии с указанными нормативными актами оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника.

Фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.).

Запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) осуществляется только на основании надлежащим образом заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т. п.).

Запись о незаконченном образовании соответствующего уровня может быть произведена на основании представленных надлежащим образом заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т. п.).

Профессия и/или специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов.

После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на первой странице (титульном листе) трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений. Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации, в которой впервые заполнялась трудовая книжка.

Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер. Записи производятся аккуратно, перьевой или гелиевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Например, не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен» и т. п.

При внесении записи о приеме работника на работу придерживаются следующего порядка. В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии). Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу. Записи дат производятся арабскими цифрами (число и месяц — двузначными, год — четырехзначными). Например, если работник принят на работу 13 января 2013 г., в трудовой книжке делается запись: «13.01.2013». В графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, а в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу.

В разделе «Сведения о работе» трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается.

В случае приема на работу работника по совместительству, трудовая книжка им не представляется, но по его желанию запись в трудовую книжку сведений о работе по совместительству производится по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. В качестве такого документа может быть предъявлена справка о работе в организации, с указанием ее полного и сокращенного наименований, должности работника, даты его приема на работу, а также основания приема на работу и реквизитов указанного документа. Указанная справка должна быть подписана руководителем организации или иным лицом, имеющим на это полномочие, и заверена печатью организации. Также в качестве документа, подтверждающего принятие работника на работу по совместительству, может являться надлежащим образом заверенная копия приказа о его приеме на работу. В случае необходимости внесения записи о работе по совместительству в трудовую книжку работника необходимо в графе 1 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки поставить порядковый номер записи, в графе 2 указать дату приема на работу в качестве совместителя, в графе 3 сделать запись о принятии или назначении в качестве совместителя в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации, в графе 4 указать наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.

С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении необходимо знакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

Последним этапом оформления работника в Филиале ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Свердловской области в г. Ирбит, Ирбитском районе и Слободо-Туринском районе» является оформление личного дела на принятого работника.

Перечень документов, приобщаемых к личному делу в Филиале ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Свердловской области в г. Ирбит, Ирбитском районе и Слободо-Туринском районе», определен специалистом отдела кадров и в его состав входят следующие документы:

• · личное заявление о приеме на работу;
• · фотография;
• · копия паспорта;
• · копия страхового пенсионного свидетельства;
• · копия свидетельства о присвоении ИНН;
• · копия свидетельства о рождении ребенка;
• · копия документа о заключении (расторжении) брака;
• · аттестационные листы;
• · копия документа об образовании;
• · копия приказа о приеме работника на работу;
• · копии иных приказов по личному составу, касающихся работника.

На обложке личного дела указываются номер дела, который, соответствует табельному номеру работника, фамилия, имя, отчество работника, дата принятия на работу (дата начала дела), указывается пустая графа для даты увольнения работника (даты окончания дела), срок хранения дела — 75 лет.

Оформление текущих документов по кадровому учету в Филиале ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Свердловской области в г. Ирбит, Ирбитском районе и Слободо-Туринском районе».

Главой 19 ТК РФ предусмотрены следующие виды отпусков: ежегодный основной отпуск, дополнительный отпуск и отпуск без сохранения заработной платы. Кроме того, в ТК РФ предусмотрены также отпуска, предоставляемые женщинам, лицам с семейными обязанностями (отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком, отпуск лицам, усыновившим ребенка).

Работникам предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней. В соответствии с ТК РФ и другими федеральными законами для отдельных категорий работников установлен удлиненный основной отпуск.

В соответствии со ст. 120 ТК РФ продолжительность ежегодных основного и дополнительных оплачиваемых отпусков работников исчисляется в календарных днях и максимальным пределом не ограничивается. Нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного или ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются.

Для оформления отношений, связанных с предоставлением отпуска работнику, в Центре составлен график отпусков, в соответствии с которым определяются очередность предоставления и конкретные даты начала отпусков работников организации.

При составлении графика отпусков учитывается момент возникновения права работника на отпуск. В соответствии с требованиями ст. 122 ТК РФ оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев.

До истечения шести месяцев непрерывной работы оплачиваемый отпуск по заявлению работника должен быть предоставлен: женщинам — перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него; работникам в возрасте до восемнадцати лет; работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев; в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя.

Формы приказов о предоставлении отпуска работнику и работникам утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. — форма №Т-6 и форма №Т-6а. С приказом в обязательном порядке работник должен быть ознакомлен. В организации используется для предоставления отпусков форма №Т-6, представленная в Приложении 6.

Отметка о том, что работнику предоставлен отпуск, обязательно делается в личной карточке работника в разделе VIII «Отпуск». Здесь указывается вид отпуска (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и др.), период работы, за который предоставляется отпуск (устанавливается для каждого работника индивидуально, так как зависит от даты приема на работу работника), количество календарных дней отпуска, дата его начала и окончания, основание (указывается номер и дата приказа о предоставлении отпуска).

Отпуск без сохранения заработной платы оформляется так же, как ежегодный оплачиваемый отпуск, а именно: первоначально работник пишет заявление. Затем в случае, если руководитель не возражает против предоставления работнику такого отпуска, на основании личного заявления работника издается приказ такой же формы, как и в случае предоставления очередного основного отпуска. Отметка о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы также делается в личной карточке работника.

В Филиале ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Свердловской области в г. Ирбит, Ирбитском районе и Слободо-Туринском районе» существует структурное подразделение, непосредственно занимающееся организацией кадровой документации — отдел кадров. В отделе кадров работает специалист отдела кадров, отдел кадров непосредственно подчиняется в своей работе руководителю Центра, т. е. главному врачу.

По кадровой документации были рассмотрены следующие практические вопросы:

• 1. оформление приема на работу,
• 2. оформление приказа на отпуск в качестве примера текущих документов.

Во время приема на работу соблюдается следующая схема приема:

• 1. проверка достоверности предоставляемых кандидатом персональных данных и иных сведений,
• 2. написание заявления о приеме на работу на имя руководителя организации
• 3. составление и оформление трудового договора;
• 4. составление и оформление приказа о приеме на работу;
• 5. оформление личной карточки работника и внесение соответствующей записи в трудовую книжку работника;
• 6. оформление личного дела на принятого работника.

В Филиале ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Свердловской области в г. Ирбит, Ирбитском районе и Слободо-Туринском районе» приказы о приеме на работу, о предоставлении отпуска оформляются в соответствии с Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 по унифицированным формам приказов (распоряжений). Правила ведения и заполнения трудовых книжек в организации установлены Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» и Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках». В ходе практической деятельности была выявлена проблема хранения документов по кадровому делопроизводству в Филиале ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Свердловской области в г. Ирбит, Ирбитском районе и Слободо-Туринском районе». Трудовые книжки работников хранятся в сейфе у специалиста кадровой службы, а остальные документы хранятся в обычных шкафах. Приказы по кадровому производству, скомплектованы в папки, но это не обеспечивает их от вредного воздействия пыли и света, влаги, огня и других неблагоприятных факторов внешней среды.