Разработка оптимальной системы управленческого учета

• 1. Изучение потребностей пользователей и формулирование задач системы управленческого учета.
• 2. Анализ и классификация затрат, выделение центров ответственности и определение их типов.
• 3. Разработка принципов учета и регламентных документов, определение используемых инструментов управленческого учета.
• 4. Разработка системы показателей, форм отчетности и их движения.
• 5. Формулирование требований к компьютерной системе и критерии ее выбора.

Перейдем к описанию перечисленных подразделов.

1. Изучение потребностей пользователей и формулирование задач системы управленческого учета.

Для этого необходимо составить перечень пользователей системы управленческого учета на основе, описанной в результате реализации первого этапа штатно-организационной структуры, уровней управления, существующей управленческой системы.

Для каждого пользователя необходимо определить перечень функциональных обязанностей и необходимой информации для их успешного выполнения. Для получения информации возможно использование должностных инструкций сотрудников. Данные целесообразно представить в виде таблицы.

После консолидации потребностей пользователей в однородные группы и структурирования стратегических целей компании можно сформулировать требования к системе управленческого учета.

2. Анализ и классификация затрат, выделение центров ответственности и определение их типов.

На основе учетной информации производится группировка платежей по видам затрат, формируется перечень статей затрат и согласовывается с пользователями системы управленческого учета. В результате согласования может происходить укрупнение отдельных статей при нецелесообразности чрезмерной детализации.

На основе статистического анализа и исследования параметров хозяйственной деятельности компании выделяется постоянная и переменная часть затрат, определяются влияющие на поведение затрат факторы.

• 3. Разработка принципов учета и регламентных документов, определение используемых инструментов управленческого учета.
• — Разрабатываются и утверждаются должностные инструкции и положения по формированию регистров управленческого.
• — Производится выбор базы распределения административных затрат, распределяемых на магазины.
• — С использованием информации о платежах выявляется сезонность в платежах по затратам, включаемых в себестоимость товара.
• — Изучается соответствие поведения переменной части затрат линейной функции, делается вывод о возможностях использования CVP-анализа.
• — Определяются виды валют управленческого учета, принципы определения учетного курса и учета инфляции.
• — Определяется горизонт и периоды планирования для бюджетирования.
• — Анализируется возможность и эффективность использования директ-костинга для целей управления.
• 4. Разработка системы показателей, форм отчетности и их движения.

Производится выбор показателей оценки деятельности подразделений (центров ответственности) и компании в целом.

Согласовывается структура и периодичность составления плановых форм и отчетов об исполнении (баланса, отчета о доходах и расходах, о движении денежных средств). Определяются форма и содержание промежуточных исполнительских отчетов центров ответственности.

Утверждается регламент документооборота, содержащий перечень составителей и получателей отчетности, порядок и сроки представления и согласования отчетов, обязанности и ответственность исполнителей и руководителей.

5. Формулирование требований к компьютерной системе и критерии ее выбора.

Необходимо четко сформулировать требования к системе. Система должна не только удовлетворять сформулированным требованиям, но также иметь определенный потенциал увеличения возможностей в будущем.

Зачастую профессиональные консультанты по компьютерным информационным системам не могут радикально пересмотреть действующие на предприятии бизнес-модели, предложить принципиально новую модель функционирования бизнеса и соответствующую ему систему.

В связи с этим формулирование требований к системе целесообразно осуществлять высшему руководству компании.

Среди факторов, стимулирующих предприятия внедрять компьютерные информационные системы управления, можно выделить следующие Технологии управления в условиях рыночной экономики: Материалы «круглого стола» секции конференции «Информационные технологии в России». — М.: Softool, 25—26.09.2001.:

• — потери средств (как обычные кражи из-за несовершенства документооборота, так и неоправданное отвлечение средств в отдельные активы из-за отсутствия оптимизации запасов);
• — рост компании, покупку новых бизнесов и невозможность эффективного управления из-за возросших требований;
• — смену бизнес-модели компании;
• — внедрение новых инструментов управления (например, бюджетирование, TQM, международная отчетность);
• — потребности инвесторов (требования прозрачности, усиления контроля, увеличения стоимости активов);
• — потребности собственника (головной организации) в централизации и улучшении управления.

В настоящее время автоматизация систем управления в подавляющем большинстве компаний носит фрагментарный характер, при котором уделяется внимание лишь отдельным участкам деятельности и используется разнородное программное обеспечение.

Необходимость комплексной автоматизации системы управленческого учета торговой компании вызвана следующими причинами:

• — несвоевременностью информации для управления, трудоемкостью и длительностью ее извлечения при отсутствии или частичной автоматизации. Невозможно быстро управлять финансовыми потоками вследствие ручной консолидации информации.
• — значительной вероятностью допущения технических ошибок при поэтапной ручной консолидации данных из разнородных источников;
• — невозможностью контроля за утечками средств и товара из-за отсутствия возможности сопоставления осуществленных доходов и расходов с фактическими остатками денежных средств и имущества в рамках всей компании.

Компьютерная информационная система управленческого учета должна обеспечивать:

• — Развернутый анализ остатков и движения товаров (виды движений: поставка, возвраты, продажа, передача другому продавцу, списание) в разрезе сезонов-коллекций, товарной номенклатуры, производителей, поставщиков, подразделений (транзитных складов, магазинов, секций), цен, торговых марок, цветов, размеров, полов, режимов налогообложения. Выделение в отчетности брака отдельной статьей.
• — Анализ состояния расчетов с каждым поставщиком (по предоплатам, текущим платежам, поставкам, недопоставкам, скидкам, отсрочкам, задолженностям) в разрезе сезонов, партий, цен, валют
• — Формирование отчетности с использованием планового коэффициента распределения косвенных затрат и последующая корректировка. Определение дебиторской и кредиторской задолженности по товару на основании состояния расчетов с поставщиками.
• — Формирование отчета об исполнении бюджета компании с разбивкой по статьям затрат, видам доходов, подразделениям, а также в разрезе объектов, по которым необходимо определять финансовый результат (например, торговая марка, номенклатура, пол). Возможность учета затрат в разных валютах по разным курсам на момент начисления и моменту оплаты. Возможность многовариантного определения финансового результата (с учетом/без учета процентов на капитал, амортизации, списания товара, курсовой разницы). Многовариантное распределение затрат центрального офиса на подразделения или иные объекты определения финансового результата (по итогам сезона или месяца, пропорционально разным базам). Учет накопленной задолженности по инвестициям (капитальные вложения) в разрезе видов инвестиционных затрат и объектов инвестиций.
• — Формирование исторического потока денежных средств (отчета о движении денежных средств) на основе остатков и оборотов по расчетным счетам и кассам.
• — Формирование плана финансирования инвестиций в разрезе объектов на основе заявок на оплату. Контроль соответствия плановых и освоенных сумм инвестиций в разрезе объектов.
• — Расчет процентов за использование кредитов и кредитных линий на основе остатков по счетам кредитных линий и движения кредитов по расчетным счетам.
• — Формирование предстоящего потока денежных средств на основе истории платежей, бюджета и введенных в систему заявок на оплату в разрезе видов поступлений и выплат, периодов (по дням, неделям, месяцам).
• — Составление бюджета на предстоящий сезон на основе исполнения бюджета за текущий сезон с учетом количества и характеристик магазинов.
• — Контроль соблюдения лимитов расходов подразделений на этапе подачи заявок на оплату.
• — Возможность ведения бухгалтерского учета в рамках системы.
• — Выделение блоков финансового и управленческого учета с защитой от несанкционированного доступа.
• — Учет основных средств в разных оценках.
• — Возможность для всех видов отчетов детализации каждого показателя (вывод сумм, формирующих показатель).
• — Формирование консолидированных отчетов по нескольким валютам через кросс-курсы к базовой валюте.

Процедура выбора системы должна носить комплексный характер, необходима серьезная подготовка и финансирование, привлечение консультантов, возможно использование тендера. В противном случае существует опасность приостановки проекта или смены поставщика, цена неправильного решения может оказаться очень высокой.

Целесообразно воспользоваться услугами независимых специализированных консалтинговых компаний, которые подготавливают аналитические обзоры и экспертные заключения, проводят тендеры среди поставщиков.

Для определения суммы средств, которую компания может израсходовать на приобретение информационной системы, можно воспользоваться распространенным в западной практике показателем: сумма выделяемых средств не должна превышать 1—3% от годового оборота компании. Колесников С. Об оценке эффективности внедрения и применения ERP-систем. — http://www.consulting.ru/main/soft/texts/m4/045_s.htm.