Контроль и ревизия расчётов с персоналом по оплате труда

Ревизия и контроль использования трудовых ресурсов и расчетов по заработной плате.

Оценить эффективность использования трудовых ресурсов ревизор может с помощью специальных аналитических процедур.

К трудовым ресурсам относится та часть населения, которая, обладает необходимыми физическими данными, знаниями и навыками труда в соответствующей отрасли. Достаточная обеспеченность предприятий нужными трудовыми ресурсами, их рациональное использование, высокий уровень производительности труда имеют большое значение для увеличения объемов продукции и повышения эффективности повышения производства. В частности, от обеспеченности предприятия трудовыми ресурсами и эффективности их использования зависят объем и своевременность выполнения всех работ, эффективность использования оборудования, машин, механизмов и как результат — объем производства продукции, ее себестоимость, прибыль и ряд экономических показателей.

Источники информации для ревизии: план экономического социального развития предприятия, статистическая отчетность по труду ф. № 1 — т «Отчет по труду», приложение к ф. № 1 — т «Отчет о движении рабочей силы, и рабочих мест», и ф. № 2 — т «Отчет количестве работников в аппарате управления и оплате их труда», данные табельного учета и одела кадров.

Обеспеченность предприятия трудовыми ресурсами определяется сравнением фактического наличия работников по категориям и профессиям с плановой потребностью. Особое внимание уделяется анализу обеспеченности предприятия кадрами наиболее важных профессий. Необходимо анализировать и качественный состав трудовых ресурсов по квалификации.

Для оценки соответствия квалификации рабочих сложности выполняемых работ сравниваются средние тарифные разряды работ и рабочих, рассчитанных по средневзвешенной арифметической:

;. (1).

где Тр — тарифный разряд;

КР — количество (численность)рабочих;

Vpi — объем работ каждого вида.

Если фактический средний тарифный разряд рабочих ниже планового и ниже среднего тарифного разряда работ, то это может привести к выпуску менее качественной продукции. Если средний разряд рабочих выше среднего тарифного разряда работ, то рабочим нужно производить доплату за использование их на менее квалифицированных работах.

Административно — управленческий персонал необходимо проверить на соответствие фактического уровня образования каждого работника занимаемой должности и изучить вопросы, связанные с подбором кадров, их подготовкой и повышением квалификации. Квалификационный уровень работников во многом зависит от их возраста, стажа работы, образования и так далее. Поэтому в процессе анализа изучают изменение в составе рабочих по возрасту, стажу работу, образованию. Поскольку они происходят в результате движения рабочей силы, то этому вопросу при анализе уделяется большое внимание.

Для характеристики движения рабочей силы рассчитывают и анализируют динамику следующих показателей:

Коэффициент оборота по приему рабочих (Кпр), количество принятого на работу персонала, среднесписочная численность персонала, коэффициент оборота по выбытию (Кв), количество уволившихся работников, среднесписочная численность персонала, коэффициент текучести кадров (Кт), количество уволившихся по собственному желанию и за нарушение трудовой дисциплины, среднесписочная численность персонала, количество работников, проработавших весь год, среднесписочная численность персонала, коэффициент постоянства персонала предприятия (Кп.с.).

Необходимо изучить причины увольнения работников (по собственному желанию, сокращения штатов, нарушения трудовой дисциплины и др.).

Анализ обеспеченности предприятия трудовыми ресурсами следует проводить в тесной связи с изучением выполнения плана социального развития предприятия: строительства жилья для работников, детских яслей и садов, профилакториев, санаториев, домов отдыха и т. д.

Напряжение в обеспечении предприятия трудовыми ресурсами может быть несколько снято за счет более полного использования имеющейся рабочей силы, роста производительности труда работников, интенсификации производства, комплексной механизации и автоматизации производственных процессов, внедрение более новой производительной техники, усовершенствование технологии и организацией производства. В процессе анализа должны быть выявлены резервы сокращения потребности в трудовых ресурсах в результате проведения вышеперечисленных мероприятий. Если предприятие расширяет свою деятельность, увеличивает производственные мощности, создает новые рабочие места, то необходимо определить дополнительную потребность в трудовых ресурсах по категориям и профессиям и источники их привлечения.

Резерв увеличения выпуска продукции за счет создания дополнительных рабочих мест определяется умножением их прироста на фактическую среднегодовую выработку одного рабочего:

• · - резерв увеличения выпуска продукции;
• · - резерв увеличения количества рабочих мест;
• · ГВф — фактическая среднегодовая выработка рабочего.

Полноту использования трудовых ресурсов можно оценить по количеству отработанных дней и часов одним работником за анализируемый период времени, а также по степени использования фонда рабочего времени. Такой анализ проводится по каждой категории работников, по каждому производственному подразделению и в целом по предприятию.

Фонд рабочего времени (ФРВ) зависит от численности рабочих (КР), количество отработанных дней одним рабочим в среднем за год (Д) и средней продолжительности рабочего дня (П).

ФРВ= КР * Д * П (2).

Если фактически одним рабочим отработано меньше дней и часов, чем предусматривалось планом, то можно определить сверхплановые потери рабочего времени: целодневные (ЦДП) и внутрисменные (ВСП):

ЦДП=(Дф — Дпл) * КРф * Ппл (3).

ВСП= (Пф — Ппл) * Дф * КРф (4).

После определения сверхплановых потерь рабочего времени необходимо изучить причины их образования. Они могут быть вызваны разными объективными и субъективными обстоятельствами не предусмотренными планом: дополнительными отпусками с разрешения администрации, заболеваниями рабочих с временной потерей трудоспособности, прогулами, простоями из-за неисправности оборудования, машин, механизмов, из-за отсутствия работы, сырья, материалов, электроэнергии, топлива и т. д. Каждый вид теперь анализируется более подробно, особенно те, которые зависят от предприятия. Уменьшение потерь рабочего времени по причинам, зависящим от трудового коллектива, является резервом увеличения производства продукции, который не требует дополнительных капитальных вложений и позволят быстро получить отдачу.

Изучить потери рабочего времени, необходимо определить непроизводительные затраты труда, которые складываются из затрат рабочего времени в результате изготовления забракованной продукции и исправления брака, а также в связи с отклонениями от технологического процесса. Для определения непроизводительных потерь рабочего времени используются данные о потерях от брака. Однако надо иметь ввиду, что потери рабочего времени не всегда приводят к уменьшению объема производства продукции, так как они могут быть компенсированы повышением интенсивности труда работников. Поэтому при анализе использования трудовых ресурсов большое внимание уделяется изучению показателей производительности труда.

Для оценки уровня производительности труда применяется система обобщающих, частных и вспомогательных показателей.

К обобщающим показателям относятся среднегодовая, среднедневная и среднечасовая выработка продукции одним рабочим, а также среднегодовая выработка продукции на одного работающего в стоимостном выражении. Частные показатели — это затраты времени на производство единицы продукции определенного вида (трудоемкость продукции) и выпуск продукции определенного вида в натуральном выражении за один человеко-день или человеко-час. Вспомогательные показатели характеризуют затраты времени на выполнение единицы определенного вида работ или объем выполненных работ за единицу времени.

Наиболее обобщающим показателем производительности труда является среднегодовая выработка продукции одним работающим. Величина его зависит не только от выработки рабочих, но и от удельного веса последних в общей численности промышленно — производственного персонала, а также от количества отработанных ими дней и продолжительности рабочего дня.

Отсюда среднегодовую выработку продукции одним работником можно представит в виде произведения следующих факторов:

ГВ= УД * Д * П * СВ (5).

Расчет влияния этих факторов производится способом цепной подстановки, абсолютных разниц, относительных разниц или интегральным методом.

Далее ревизору следует изучить правильность отражения расчетов по оплате труда в бухгалтерском и налоговом учете.

Законодательные и нормативные акты для проверки:

• § Федеральный закон «О бухгалтерском учете» № 127 — ФЗ от 21.11.96 г.
• § Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности РФ (Приказ Минфина РФ № 34 — н от 29.07.98 г.)
• § План счетов бухгалтерского учета финансово — хозяйственной деятельности организации и инструкция по его применению (Приказ Минфина РФ № 94 — н от 31.10.00);
• § Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (Приказ Минфина РФ № 49 от 13.06.95 г);
• § Трудовой кодекс РФ от 30.12.01г;
• § Положения об условиях работы по совместительству (Постановление Госкомтруда СССР, Минюста СССР, ВЦСПС № 81/604 — К — З/6 — 84 ОТ 09.03.89 г.);
• § Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятия, в учреждениях и организациях (Госкомтруда СССР № 252 от 02.08.85 г.);
• § «О порядке исчисления среднего заработка в 2000 — 2001 гг.» (Постановление Минтруда РФ № 38 от 17.05.00 г.);
• § Нормы и порядок возмещения расходов при направлении работников предприятий, организаций и учреждений для выполнения монтажных, наладочных, строительных, на курсы повышения квалификации, а также за подвижной и разъездной характер работы, за производство работ вахтовым методом и полевых работ, за постоянную работу в пути на территории РФ (Постановление Минтруда РФ № 51 от 29.06.94 г.)
• § Унифицированные формы первичной и учетной документации по учету труда и его оплаты (Постановление Госкомстата РФ № 136 от 29.12.00 г.);
• § Налоговый кодекс РФ, ч.1 от 31.07.98 г.;
• § Налоговый кодекс РФ, ч.2 от 05.08.00 г. (глава 23);

Задачи проверки расчетов по оплате труда:

• § Соблюдение требований законодательных и нормативных актах о труде при расчетах с работниками;
• § Наличие системных документов, связанных с оплатой труда (Положение по оплате труда, Положение по премированию, трудовые договоры, штатное расписание, приказы, личные карточки, табели, лицевые счета) и т. д. и соответствие их установленным требованиям;
• § Правильность начислений по оплате труда (в том числе законодательно установленных доплат и выплат — за работу в ночное время, праздничные дни, сверхурочно, за простой и т. д.) и соответствие их законодательным и нормативным актам, а также системным документам;
• § Правильность исчисления удержаний из заработной платы (за исчислением подоходного налога), производимых в соответствии с действующим законодательством (погашение задолженности по авансам по подотчетным суммам, алименты, возмещение материального ущерба и т. д.);
• § Своевременность осуществления выплат по оплате труда и депонирование не выплаченных в срок сумм;
• § Ведение аналитического учета расчетов по оплате труда по каждому работнику;
• § Правильность отражения бухгалтерской отчетности задолженности по оплате труда.

Задачи проверки исчисления налога на доходы физических лиц:

• § Правильность определения налоговой базы подоходного налога по каждому виду дохода, облагаемому по своей ставки;
• § Обоснованность не включения в налоговую базу доходов, освобождаемых от налогообложения;
• § Правильность применения стандартных и профессиональных налоговых вычетов при исчислении налога;
• § Правильность применения налоговой ставки (13,35,30 и 6%);
• § Правильность исчисления суммы подоходного налога организацией как налоговым агентом и отражения ее в учете;
• § Своевременность извещения налогового органа о невозможности удержания налога с налогоплательщика;
• § Своевременность уплаты подоходного налога организацией как налоговым агентом;
• § Веление налогового учета доходов, полученных налогоплательщиками, в порядке, установленном МНС РФ;
• § Своевременность представления в налоговый орган сведений о доходах, полученных работниками организацией;
• § Правильность уплаты подоходного налога по месту нахождения обособленных подразделений;
• § Наличие инвентаризации (сверки) расчетов по подоходному налогу;
• § Соответствие учетных данных о задолженности по подоходному налогу данным инвентаризации (сверки).

Источники информации при проверке по оплате труда:

• § Журнал — ордер № 10, ведомость № 8 (в журнально-ордерном учете);
• § Карточки и анализ счетов 70,76/4, 68 (при автоматизированном учете);
• § Расчетные, расчетно-платежные и платежные ведомости (форма Т — 51, Т — 49, Т — 53);
• § Лицевые счета работников (Т — 54);
• § Табели учета использования рабочего времени (Т — 12, Т — 13);
• § Трудовые договоры (ТД — 1) и коллективный договор;
• § Трудовые книжки;
• § Приказы о приеме на работу (форма Т — 1);
• § Личные карточки (форма Т — 2);
• § Штатное расписание (форма Т — 3);
• § Приказы о предоставлении отпуска (форма Т — 6);
• § График отпусков (форма Т — 7);
• § Приказы о прекращении действия трудовых договоров (форма Т — 8);
• § Системные документы (положения об оплате труда, премировании и др.);

И при проверки исчислении подоходного налога:

• § Налоговые карточки (№ 1- НДФЛ);
• § Сведения о доходах налогоплательщика (форма № 2 — НДФЛ).

Рекомендуемые контрольные процедуры при проверки расчетов по оплате труда и исчислению НДФЛ: аналитические процедуры (например данных различных периодов, анализ соотношений данных — начисленной оплате труда и исчисленного подоходного налога и т. д.), опрос, просмотр документов, сравнение документов.

Ошибки и нарушения в учете оплаты труда и при исчислении подоходного налога встречаются не часто и в основном сводятся к следующим:

a) Отсутствие системных документов (положение об оплате труда, положение о премировании, штатного расписания, трудовых договоров, лицевых счетов и т. д.);

b) Не соответствие формы и содержания системных и первичных документов (трудовых договоров, расчетных ведомостей и т. д.) установленным требованиям;

c) Не соблюдение требований трудового законодательства (неоплата сверхурочных, предоставление отпуска продолжительностью менее установленной, неоплата вынужденного простоя, невыплата заработной платы и т. д.

3. Задача 4

Указать, какие меры должен предпринять ревизор в период ревизии, если при инвентаризации склада на 05.12.200. г. у кладовщика П. В. Лунина обнаружены:

• 1. Излишки мёда 3 кг. На сумму 210 руб.
• 2. Излишки сливочного масла бутербродного 7 кг. на сумму 420 руб.
• 3. Недостача сливочного масла крестьянского 10 кг. на сумму 700 руб.

Решение:

Ревизору необходимо потребовать от главного бухгалтера, чтобы он предъявил ему инвентаризационную опись и сличительную ведомость, составленные инвентаризационной комиссией предприятия и склада, в которых значилась недостача сливочного масла крестьянского 10 кг. на сумму 700 руб. и излишки мёда 3 кг. На сумму 210 руб., сливочного масла бутербродного 7 кг. на сумму 420 руб.

Определение суммы недостачи:

Так как общая сумма недостачи равна 700 (семьсот) руб.

Дт 44 — Кт 41/1 «Сливочное масло» 700.

Определение суммы излишки товаров:

Так как общая сумма излишки по товарам (мёд, сливочное масло) равна 630 руб., составлены следующие проводки:

Дт 41 — Кт 91/1 «Мёд» 210 (двести десять) руб.

Дт 41 — Кт 91/1 «Сливочное масло» 420 (четыреста двадцать) руб.

Проводки:

• 1. Выявлен излишек товаров на складе Д 41 К 91.1.
• 2. Выявлена недостача товаров на складе Д 94 К 41.

Сумма недостачи материалов отнесена за счёт виновного лица.

• а) по учётной стоимости Д 73.2 К 94.
• б) на разницу между учётной и рыночной стоимостью Д 73.2 К98.
• 3. Удерживается из заработной платы работника сумма, предъявленная к взысканию Д70 К73.2.
• 4. Признаются доходы отчётного периода пропорционально сумме удержаний Д 98 К 91.1.

Действия ревизора:

• 1) Установить каков характер нарушений:
  • — разовый.
  • — систематический.
• 2) Изучить причину излишек мёда и сливочного масла бутербродного. Установить схожесть и тождественность маслопродукции на складе между собой. Для этого необходимо взять письменное объяснение с заведующего складом (как образовался излишек сливочного масла бутербродного и недостача сливочного масла крестьянского). Излагаемые в этих объяснениях факты тщательно проверить. Излишки готовой продукции на складе может означать, что вырабатывалась неучтенная продукция. Нужно провести ряд проверок по взаимосвязанным операциям с целью установления неучтенных излишков готовой продукции, выплаты рабочим за большее количество продукции, чем значиться по сдаточным накладным. Причины недостачи также подлежит тщательной проверке.
• 3) Если схожесть установлена, т. е. готовая продукция относится к одной и той же группе, в нашем случае — масло, то предложить главному бухгалтеру отразить выявленные излишки и недостачу как пересортицу, все это оформить актом комиссии и представить на рассмотрение руководителю организации. (Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утверждённых приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49).
• 4) Но пересортица в данном случае исключена, поскольку выявлены недостача и излишки ТМЦ разного вида, так как согласно п.п. 5.3, 5.4 методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств в бухгалтерском учёте взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах.

Текст записи для включения в акт ревизии с рекомендациями по отражению выявленных операций на счетах Главной Книги следующий: Вывод по результату инвентаризации, проверки состояния складского хозяйства и обеспечения сохранности материалов на основании составленных сличительных ведомостей (форма № ИНВ-18):

• — выявленная недостача сливочного масла крестьянского отразить в учёте в сумме 700 рублей в т. ч.
• — недостача сливочного масла крестьянского в пределах норм естественной убыли списать на себестоимость продукции. Дт 43 — Кт 94.
• — остальную сумму недостачи отнести на материально-ответственное лицо, т. е. на заведующего складом, как недостачу. Дт 73 — Кт 94.
• — отразить на счетах как недостача с отнесением суммы на удержание из зарплаты заведующего складом. Дт 70 — Кт 73.
• — выявленная инвентаризацией стоимость излишков неучтённого мёда и сливочного масла бутербродного, учесть в составе доходов по рыночным ценам на дату их оприходования. Дт 43 — Кт 91.