Организация документооборота на предприятии

Все хозяйственные операции, проводимые ООО «Норильчанин», оформляются оправдательными первичными документами. Причем, такие документы принимаются к учету только в том случае, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации:

• — постановление Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г., № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» ;
• — постановление Госкомстата РФ от 21 января 2003 г., № 7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств» и др.

Разработанные организацией внутренние формы первичной документации должны быть в обязательном порядке зафиксированы в его учетной политике по бухгалтерскому учету. Обычно для этого составляется альбом неунифицированных форм, который утверждается в составе учетной политики в качестве ее приложения.

В соответствии с пунктом 4 статьи 8 Закона о бухгалтерском учете организация ООО «Норильчанин» ведет бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций путем двойной записи на взаимосвязанных счетах бухгалтерского учета, включенных в рабочий план счетов бухгалтерского учета.

Чтобы систематизировать и накапливать информацию, содержащуюся в принятых к учету первичных документах, и отражать ее на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности на предприятии ведутся регистры бухгалтерского учета.

Подобные регистры ведутся в специальных книгах (журналах, журналах-ордерах, ведомостях), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а также на магнитных лентах, дисках, дискетах и иных машинных носителях.

В ООО «Норильчанин» применяется машинно-ориентированная (автоматизированная) форма учета на основе журнально-ордерной формы.

Используемая организацией форма учета отражена в ее учетной политике по бухгалтерскому учету.

Регистры налогового учета ведутся в виде специальных форм в электронном виде на машинных носителях.

Представленный график документооборота отражает места создания документов и сроки их передачи в бухгалтерию.

При этом в нем отсутствует как схема движения документов в целом по организации, так и внутри самой бухгалтерии. Поэтому такого рода порядок необходим только в целях контроля за своевременным оформлением и сдачей документов.

Порядок хранения первичных документов и учетных регистров регламентирован статьей 17 Закона о бухгалтерского учете.

Предприятие ООО «Норильчанин» обязано хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

Таблица 3. — График документооборота ООО «Норильчанин» (извлечение из учетной политике по бухгалтерскому учету на 2010 год):

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Документы хранятся в закрывающемся помещении в специально предназначенных для этого шкафах или сейфах, исключающих возможность их пропажи или порчи. Перед передачей в архив первичные документы, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива.

Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских (налоговых) отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия.

Таким образом, бухгалтерский учет в ООО «Норильчанин» осуществляется с применением журнально-ордерной формы учета с использованием компьютерной технологии обработки учетной информации с использованием программного обеспечения «1С: Бухгалтерия 7.7».