Мероприятия по совершенствованию автоматизации и информационного обеспечения

Я предлагаю обратить внимание на информационное обеспечение с точки зрения его автоматизации (на отдельных участках) и распределения информационных потоков (информатизации) между сотрудниками предприятия.

Следствием необходимости реализации этого мероприятия является то, что, как правило, возникает конфликт между той информацией, которую хочет получить руководство, и теми данными, которые могут предоставить исполнители. Причина этого конфликта очевидна: на разных уровнях иерархии предприятия требуется разная информация, а при построении системы отчетности «снизу вверх» нарушается основной принцип построения информационной системы — ориентация на первое лицо. Исполнители обладают либо не теми видами данных, которые нужны руководству, либо нужными данными не с той степенью достоверности.

Автоматизация является основным резервом повышения эффективности управления. Это утверждение справедливо по двум причинам:

• 1. Общеизвестны преимущества автоматизации (ускоряется информационный обмен, сокращаются рутинные операции, уменьшается количество ошибок, облегчается доступ к информации, появляются дополнительные средства быстрого анализа больших объемов данных и т. д.)
• 2. В ходе автоматизации предприятия происходит упорядочивание и оптимизация бизнес-процессов, проводится реформирование структуры предприятия, часто меняется механизм принятия управленческих решений.

Автоматизация управления предприятием нацелена на решение следующих основных задач:

• · создание или оптимизация единой системы планирования деятельности предприятия;
• · постановка или оптимизация внутренней учетной политики предприятия с детализацией, обеспечивающей управленческий учет и объективный анализ результатов финансово-хозяйственной деятельности;
• · поддержка принятия решений на всех уровнях управления на основе совершенствования процессов сбора и обработки различных видов информации.

Автоматизацию процесса управления предприятием понимают, прежде всего, как информационное обеспечение лиц, принимающих решения. Сам процесс принятия решения невозможно формализовать, поскольку зачастую он определяется опытом и интуицией менеджера и зависит от большого количества факторов, многие из которых имеют только качественные оценки. Автоматизация управления сегодня — это автоматизация различных областей учета, документооборота, анализа данных и др. с целью оперативной подготовки информации для принятия руководителями различных уровней обоснованных управленческих решений.

Таким образом, рекомендуется провести модернизацию имеющегося программного обеспечения на предприятии и автоматизировать те бизнес-процессы, которые не были охвачены ранее (складирование, бухгалтерию, внедрение сиcтемы штрих-кодирования для учета продукции в магазине и при отпуске продукции).

Также важно пересмотреть подход к сбору информации и его распределению.

Анализируя существующий подход к сбору информации для принятия управленческих решений в ООО «Терра-Строй», можно отметить, что процесс сбора информации носит «функциональный» характер (рис.14).

Рисунок 14. Существующая схема организации информационных потоков Иначе говоря, существуют базы данных внутренней и внешней информации, которую собрали и периодически пополняют и обновляют работники отеля, а также порой используют для принятия решения функциональные службы. Каковы недостатки данного подхода помимо того, что на предприятии стратегическое мышление замкнуто границами этих изолированных баз данных, которые используют определенные группы сотрудников для выработки предложений о направлении развития компании и разработки стратегий, ведущих к успеху. Во-первых, эти базы данных отражают функциональный подход к деятельности предприятия, а не широкое управленческое понимание бизнеса. Во-вторых, истолкование собранных данных находится под влиянием предрассудков и запретов, сковано шаблонами представлений о прежних факторах успеха. В-третьих, специалисты служб продолжают действовать исключительно как получатели и хранители информации. Существующая схема организации информационных потоков в системе управления: 1- 5- подразделения и отделы отеля. Таким образом, в ООО «Терра-Строй» вся информационная деятельность нацелена на одностороннее и узкое обслуживание руководства и редко используется для информационного обеспечения других этажей управления в целях подготовки оптимальных в целом управленческих решений.

Рисунок 15. Модификация системы управления информационными потоками Представленная схема информационных потоков на предприятии (рис.14) должна быть реструктуризирована в другую систему (рис.15) путем разработки и создания единой базы данных для всех пользователей с ограничением доступа к определенной информации.

Наиболее рациональной, на наш взгляд, представляется система организации информационных потоков, представленная на рисунке 15. 3, где показана возможность передачи информации не только через руководящий орган (как на рисунке 14), но и непосредственно между подразделениями. Изменение схемы информационных потоков позволяет улучшить информационное обеспечение работников отеля путем появления новой информации, необходимой для принятия управленческих решений. К примеру, службы отеля смогут принимать решения о планировании на основе полной информации, что улучшит достоверность результатов планирования и т. п.