Этикет делового письма

Правила этикета делового письма основаны на следующих нормах делового общения:

¦ проявление вежливости и уважения к деловому партнеру;

¦ соблюдение формальной субординации между работниками, занимающими разное служебное положение;

¦ умение высказывать свое мнение, не обижая партнера й не задевая его самолюбия;

¦ терпимость к иному мнению;

¦ разумная самокритичность;

¦ честность в деловых отношениях;

¦ умение корректно вести спор, полемику.

Одно из важнейших правил деловой переписки — не следует медлить с ответом, не заставлять корреспондента ждать. Если ответ не может быть дан в установленный срок, необходимо сообщить причину задержки ответа адресату, принести извинения и указать срок окончательного ответа.

Не следует писать ненужных писем. Каждое письмо, какого бы вопроса оно ни касалось, должно быть предельно информативным, но в то же время лаконичным.

При подготовке ответа необходимо быть внимательным к оформлению реквизита «Адресат»: письмо должно быть адресовано тому, кто подписал поступившее письмо.

Если ответ был ожидаем и важен, в следующем письме к партнеру необходимо выразить благодарность за ответ.

Если в письме имеется обращение с просьбой, которую выполнить нет возможности, необходимо объяснить отказ и предложить что-либо взамен, может быть, порекомендовать обратиться в другое учреждение или сюда же, но позже.

Проявлением этикета является употребление вступительных (обращение) и заключительных формул вежливости.

Но при этом следует исключить ложную вежливость. Такие выражения, как «Будьте так любезны» или «Не откажите в любезности сообщить» и подобные им неуместны в деловых письмах.

Необходимо исключить из текста служебного письма местоимения «я» и «он», используя «мы» и «Вы».

Если требуется напомнить партнеру о необходимости выполнить взятые на себя обязательства, то нужно формулировать напоминание или претензию спокойно и четко, например: «Договором от ___ №___ Ваше предприятие взяло на себя обязательства по доставке оборудования, поступающим в наш адрес. Однако в марте текущего года вами была задержана очередная партия груза, в результате чего возникла угроза остановки монтажа сборочной линии»

Если необходимо потребовать выполнения обязательств, следует использовать этикетные формулировки, которые позволяют смягчить категоричность высказываний.

Следует учитывать, что в деловом общении существуют так называемые отрицательные этикетные знаки: не полученный вовремя ответ, задержка с ответом, отказ от ответа и др. Такое отношение воспринимается как нежелание поддерживать деловое сотрудничество, некорректное поведение, неуважение к корреспонденту.

Для русского речевого этикета в равной степени значимы личные заслуги и социальный статус, а признак пола практически не имеет значения. И хотя при личном обращении к женщине используется слово «госпожа», при обозначении должностей, званий профессий и т. п., относящихся к женщине, используется форма мужского рода, как и при обозначении лиц мужского пола.

Например: Ильину Татьяну Петровну назначить на должность заведующего отделом кадров с 23апреля 2006 г. с окладом согласно штатному расписанию.

или.

Главный бухгалтер Осипенко Д. И. провела работу по переходу на новую систему бухгалтерского учета и отчетности.

Этикет делового общения дает возможность поддерживать отношения на достойном уровне в любой управленческой ситуации, как бы неблагоприятно она ни складывалась. Соблюдение норм делового этикета способствует эффективности и комфортности делового общения.