Работа с документами требует специальных знаний и навыков. Документы многообразны. Каждый вид документа — приказ, протокол, устав, письмо, справка и т. д. — имеет особенности оформления, и работа с ними должна быть организованна по определенным правилам. Документационное обеспечение необходимо в любой организации независимо от ее организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности, компетенции и других факторов.
Организация работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству, в которой необходимо предусмотреть:
образцы правильно оформленных документов с указанием имен файлов. При этом на компьютерах работников должны быть установлены шаблоны различных документов предприятия с примерами их заполнения;
номенклатуру (список) дел предприятия и порядок ее составления, утверждения и пересмотра;
правила хранения файлов (на каком компьютере, в какой папке следует хранить файлы конкретных документов);
сроки хранения документов и файлов;
порядок регистрации документов;
правила работы с версиями документа, по которому все файлы с предыдущими версиями уничтожились бы, и оставался на хранение файл с последним подписанным (утвержденным вариантом документа);
сроки, порядок и ответственных за исполнение и рассылку документов;
методическое руководство работой с документами, информирование руководства предприятия о состоянии исполнения документов.
