Должностная инструкция офис — менеджера

I. Общие положения.

Офис — менеджер относится к категории специалистов.

• 2. Требования к квалификации: на должность офис — менеджера назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, специальную подготовку по направлению «Офис — менеджер» опыт административной работы и стаж работы по специальности не менее года.
• 3. Офис — менеджер назначается на должность и освобождается от нее директором организации.
• 4. Офис — менеджер должен знать:
  • — все бизнес-процессы, проходящие в организации.
  • — закупочные и отпускные цены на товары работодателя, перечень, назначение и характеристики товаров работодателя, перечень, характеристики и цены на оказываемые работодателем услуги;
  • — основы организации, подбора и расстановки сотрудников в офисе;
  • — основы психологии и этику взаимоотношений внутри группы работников;
  • — основы работы с электронной почтой, факсовой программой, MS WORD, MS EXEL, с работой с системой «1С:Предприятие»;
  • — основы экономики, организации труда и управления;
  • — порядок ведения деловой документации;
  • — порядок заключения договоров;
  • — постановления, распоряжения, приказы, прочие руководящие и нормативные документы вышестоящих и прочих органов, касающиеся вопросов управления персоналом;
  • — правила внутреннего трудового распорядка;
  • — правила пользования оргтехникой;
  • — принципы построения организационной структуры офиса;
  • — законодательство о труде и охране труда Российской Федерации;
  • — правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
• 5. В своей работе офис — менеджер руководствуется:
  • — действующим законодательством;
  • — внутренними нормативными актами работодателя;
  • — трудовым договором и настоящей должностной инструкцией.
• 6. Офис — менеджер подчиняется непосредственно директору организации.
• 7. На время отсутствия офис — менеджера (командировка, отпуск и пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает необходимые права и обязанности, по которым несет ответственность.

II. Должностные обязанности.

Офис — менеджер:

Осуществляет подготовку и организацию работы офиса:

• — организует проверку офисного оборудования (компьютеров, факсимильных аппаратов, телефонов, принтеров и др.) на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса, контроль за соблюдением норм санитарно-эпидемиологической. противопожарной безопасности во время работы организации;
• — обеспечивает офис канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса, обеспечивает хранение, распределение между сотрудниками и рациональное применение перечисленных ценностей;
• — обеспечивает чистоту и порядок в офисе организации.

Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности управленца организации:

• — принимает поступающую на рассмотрение управленца корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения либо конкретным исполнителям для использования в процессе работы или подготовки ответов,
• — принимает документы и личные заявления на подпись управленца организации,
• — подготавливает документы и материалы, нужные для работы управленца,
• — обеспечивает рабочее место управленца необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе,
• — следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, которые передаются руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование,
• — организует проведение телефонных переговоров управленца, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приёмно-переговорным устройствам, (телексу, телефаксу и т. п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи,
• — по поручению управленца составляет письма, запросы, прочие документы, готовит ответы авторам писем,
• — оформляет приказы директора и доводит их до сведения сотрудников,
• — выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор нужных материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний,
• — осуществляет контроль за исполнением сотрудниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений управленца организации, взятых на контроль,
• — обеспечивает исполнение сотрудниками указаний руководства организации,
• — печатает по указанию управленца служебные материалы, нужные для его работы либо вводит текущую информацию в банк данных.

Ведет делопроизводство.

Ведет регистрацию и учёт входящей и исходящей документации.

Осуществляет не менее 2 раз в день получение и рассылку электронной почты. Контролирует доставку почты для организации с отделения связи и доставку почты организации в отделения связи.

Организует приём посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений сотрудников.

Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает сохранность документации организации, в том числе отчётов сотрудников, и в установленные сроки сдаёт документацию в архив.

Обеспечивает контроль за сохранностью материальных ценностей.

Консультирует посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг. Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.

Информирует руководство об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимаемых мерах по их ликвидации.

Оформляет заказы, договоры поставки, иную соответствующую документацию с поставщиками покупаемых организацией товаров, обеспечивает отправку заказов по электронной почте.

Ведет учёт поступающих и реализуемых товаров, оказанных услуг.

Ведет учёт складских запасов товаров и контроль за их минимальным остатком на складе.

Координирует завершение работы офиса и подготовки к новому рабочему дню: приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, освещения, пр.

15. Выполняет некоторые служебные поручения директора и заместителя директора организации.

III. Права.

Офис — менеджер имеет право:

• 1. Знакомиться с новыми положениями, принятыми руководством, касающимися его работы.
• 2. Вносить предложения, касающиеся улучшения производственного процесса.
• 3. Запрашивать от структурных подразделений организации и самостоятельных специалистов необходимую информацию, необходимую для исполнения должностных обязанностей.
• 4. Требовать от руководства организации необходимых условий работы и соблюдения положений, которые предусмотрены Трудовым Кодексом Российской Федерации.

IV. Ответственность.

Офис — менеджер несет ответственность в следующих случаях:

За ненадлежащее исполнение либо неисполнение своих должностных обязанностей, которые предусмотрены настоящей должностной инструкцией, в пределах, которые установлены трудовым законодательством Российской Федерации.

За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, в пределах, которые установлены действующим административным, гражданским и уголовным законодательством Российской Федерации.

За причинение материального ущерба организации в пределах, которые установлены действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

За применение имущества и средств организации в интересах, противоположных интересам учредителей Должностная инструкция офис-менеджера, http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKadr/ObrDok/DI_ofis-menedjer.php.