Основы кадровой документации

1. Оформление документов при приеме на работу рабочих и служащих.

При приеме на работу сотрудник, наделенный правом найма работников, помимо письменного заявления работника о приме на работу, обязан потребовать предъявления следующих документов (ст. 65 Трудового Кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ)):

• 1) паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• 2) трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

3) страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

• 4) документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
• 5) документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

В отдельных случаях, с учетом специфики работы, ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.

Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ.

Работа состоит из следующих операций:

• 1) ознакомление с соответствующими документами (паспортом, трудовой книжкой, дипломом или свидетельством об образовании) и на их основании заполнения приказа о приеме на работу (форма № Т-1);
• 2) заполнение личной карточки (форма №Т-2) на основании соответствующих документов (паспорта, трудовой книжки, диплома или свидетельства об образовании, личного листка, военного билета, приказа о приеме на работу);
• 3) составление приказа о зачислении на работу, в котором указываются фамилия, имя, отчество работника, принимаемого на работу, занимаемая должность, разряд или оклад, цех, дата зачисления и при необходимости — период испытательного срока;
• 4) на основании приказа в трудовой книжке запись даты зачисления на работу, профессии или должности, цеха, дата и номер приказа о приеме на работу; отметка о приеме на работу в журнале о приеме;
• 5) оформление личного дела на служащего, подшивка в папку-скоросшиватель личного листка по учету кадров, заявления о приеме на работу, автобиографии и других документов, относящихся к служебной деятельности работника; составление описи документов, находящихся в личном деле; нумерация, регистрация и укладка личного дела в сейф;
• 6) составление отчета о приеме на работу;
• 7) ознакомление работника с правилами трудового распорядка;
• 8) заполнение контрольного листка по технике безопасности.
• 2. Оформление документов при увольнении сотрудников.

Работники имеют право расторжения трудового договора по ст. 80 ТК РФ, предупредив администрацию письменно за две недели.

Заявление с резолюцией руководства должно храниться в личном деле уволенного работника.

Если работника увольняют за злоупотребление служебным положением, за прогул и другие нарушения, то к представлению об освобождении от занимаемой должности дополнительно должны быть приложены материалы расследования данного проступка, объяснительная записка работника и другие материалы, обосновывающие принятие руководством решения об увольнении работника по инициативе администрации.

Работа состоит из следующих операций:

1) на основании заявления об увольнении и личной карточки работника заполнения.

бланка приказа о прекращении трудового договора (форма № Т-8);

• 2) в соответствии с резолюцией директора предприятия составление проекта приказа об увольнении, в котором указываются фамилию, имя, отчество, занимаемая должность, дата и причина увольнения работника;
• 3) на основании оформленного приказа запись в личной карточке работника даты, причины увольнения, номера приказа об увольнении;
• 4) на основании приказа о прекращении трудового договора запись в трудовой книжке даты и причины увольнения и номера приказа об увольнении; выдача трудовой книжки под расписку увольняющемуся сотруднику; запись о выдаче трудовой книжки в книге учета трудовых книжек;
• 5) изъятие личного дела из картотеки, запись в личном деле об увольнении и в журнале уволенных сотрудников;
• 6) комплектование документов для передачи в архив; перемещение личной карточки в картотеку уволенных;
• 7) составление отчета об увольнении с работы.
• 3. Оформление и учет трудовых книжек.

Выписка новой трудовой книжки или выдача к ней с отметкой в книге учета или вписка дубликата трудовой книжки.

Работа состоит из следующих операций:

• 1) запись в бланк трудовой книжки или вкладыша: на первой странице — фамилии, имени, отчества, года рождения, профессии или должности и даты заполнения книжки; на второй развернутой странице — проставление штампа предприятия и запись числа, месяца, года зачисления на работу, профессии, разряда, даты и номера приказа;
• 2) отметка в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним; простановка на первой странице трудовой книжки штампа с надписью «Выдан вкладыш»;
• 3) подготовка невостребованных трудовых книжек для сдачи в архив;
• 4) ознакомление работников с записями в трудовой книжке.
• 4. Запись в трудовую книжку сведений о работе, поощрениях и награждениях.

Работа состоит из следующих операций:

• 1) подборка трудовой книжки;
• 2) на основании соответствующих документов (паспорта, записи о переводе, приказа, распоряжения и т. д.) внесение в трудовую книжку или вкладыша к ней изменений по работе (перевод в другое подразделение, перемещение по должности, изменение оклада или разряда), поощрений и награждений, изменения фамилии и других сведений;
• 3) укладка трудовой книжки в сейф.
• 5. Оформление документов по учету движения кадров.

Работа состоит из следующих операций:

• 1) на основании приказа (форма №Т-5) запись о переводе в трудовой книжке, личной карточке (форма №Т-2), личном деле и в журнале переводов;
• 2) составление приказа о переводе.
• 6. Составление и корректировка графика отпусков.

Работа состоит из следующих операций:

• 1) получение графика отпусков от подразделений;
• 2) составление сводного графика и его корректировка;
• 3) доведение графиков до руководителей подразделений;
• 4) контроль, за соблюдением графиков отпусков в течение года;
• 5) составление и корректировка графика отпусков руководящих работников.
• 7. Оформление отпуска.

Работа состоит из следующих операций:

• 1) на основании записки о предоставлении отпуска (форма №Т-6) запись в личной карточке даты поступления на предприятие, вида отпуска, даты ухода и возвращения их отпуска и указание периода, за который он предоставлен;
• 2) подсчет продолжительности дополнительного отпуска;
• 3) составление приказа на отпуск;
• 4) запись в журнале регистрации отпусков.

8. Ведение картотеки работников по продолжительности стажа для выплаты годового вознаграждения и оформления листка нетрудоспособности.

Работа состоит из следующих операций:

• 1) заполнение карточек (указание фамилии, имени, отчества, цеха, продолжительности стажа);
• 2) пополнение картотеки и изъятие карточек;
• 3) внесение изменений в карточки.
• 9. Оформление листа нетрудоспособности.

Работа состоит из следующих операций:

• 1) на основании личной карточки (форма №Т-2) или трудовой книжки определение длительности непрерывного рабочего стажа работника и заполнение соответствующих граф листа нетрудоспособности (стаж работы, количество нерабочих дней, дата заполнения листка);
• 2) регистрация листа в книге учета.