Приемка, распределение и хранение товара на складе

Приемка поступивших грузов по количеству и качеству является ответственной операцией с точки зрения совокупного логистического процесса. В процессе приемки происходит сверка фактических параметров прибывшего груза с данными товарно-сопроводительных документов [в приложении У схематично изображено перечень всех документов от закупки и до приемки товара в магазине]. Это дает возможность скорректировать информационный поток.

Полная материальная ответственность за прием, хранение и отпуск продуктов питания и тары возлагается на заведующего складом, с которым руководитель учреждения заключает типовой договор о полной материальной ответственности.

Приемка товаров по количеству, качеству — ответственная процедура, выявляющая недостачи, повреждения, низкое качество или некомплектность товаров. Вследствие обнаружения недостатков получатели предъявляют поставщикам претензии и арбитражные иски. Поэтому порядок проведения приемки товаров регламентируется нормативными актами.

Сроки приемки товаров по количеству и качеству представлены в приложениях У, Ф.

После того как договор заключен, составлена заявка на поставку, в определенный день товар завозят в магазин. Завоз товара сопровождается пакетом документов:

Счет-фактура в ней обязательно указывается: названия фирм поставщика и покупателя, полные юридические адреса поставщика товара и покупателя, ИНН, Код ОКАТО номер расчетного счета и наименование банка получателя. Дата поставки товара, номер счет — фактуры, наименование поставляемого товара, количество в штуках или килограммах, цена товара без учета налога на добавленную стоимость, процентная ставка налога на добавленную стоимость, сумма стоимости товара построчно и итоговая сумма. Синяя круглая печать и фирмы продавца и фирмы покупателя, подписи руководителей фирм, подписи главных бухгалтеров фирм и подпись того, кто произвел отпуск товара. Также должны быть обязательно расшифровки всех подписей (приложение Х).

Товарно-транспортная накладная унифицированной формы ТОРГ — 12 в ней указывают: наименование фирм поставщика и покупателя, ИНН той и другой фирмы, их адрес, расчетные счета и наименование банков получателей, номер накладной и дата поставки. Наименование товара, единицы измерения, количество, цена, сумма без учета НДС, процентная ставка налога на добавленную стоимость, его сумма, сумма с учетом налога на добавленную стоимость и сумма полностью по накладной. Итоговая сумма по накладной всегда обязательно должна совпадать с итоговой суммой счет — фактуры. Обязательна синяя круглая печать. Подписи руководителя предприятия поставщика с расшифровкой, подпись и расшифровка главного бухгалтера данного предприятия, подпись и расшифровка кладовщика отпустившего товар (приложение Ц).

Сертификат соответствия в обязательном порядке должен быть на каждый товар. В нем указывают: номер сертификата, срок его действия (в срок действия сертификата может выпускаться несколько партий данного товара), предприятие, которое производило сертификацию продукта, полное наименование продукта, соответствие его требованиям нормативных документов (номера ГОСТов, СанПиНов), наименование производителя, кем выдан сертификат, на основании каких документов, подписи и расшифровки руководителей и экспертов отдела по сертификации. В сертификате должна быть обязательно синяя печать органа сертификации. Если это ксерокопия сертификата, то фирма, поставляющая данный товар должна указать на нем где (по какому адресу) находится подлинный сертификат и поставить синюю печать своей фирмы (приложение Ш).

Качественное удостоверение выдается на скоропортящийся товар (сыры, молочные продукты, мясные и колбасные изделия). В нем указывают: номер качественного удостоверения, предприятие, изготовившее данный продукт и выдавшее удостоверение, дата выдачи удостоверения, номер партии товара, дата его изготовления, срок реализации данного товара и условия его хранения, номер ГОСТа или ТУ по которому изготовили продукт, подпись технолога и синяя печать (приложение Щ).

Когда товар поступает в магазин, заведующий складом проверяет документы, сверяется с заявкой (иногда бывают случаи, когда поставщики включают в заявку, от своего имени, товар, не пользующийся большим спросом, который залеживается у них на складе; В таком случае получается спорная ситуация). При приемке зав. Складом обязательно проверяет количество товара по накладной, сверяет наименование товара по накладной с наименованием на этикетке. (Для торговли в супермаркете очень важно чтобы наименование товара, единицы измерения полностью совпадали с накладной, т.к. все данные накладной заносятся в компьютер, соответственно наименованию сканируется штрихкод данного товара или если на продукте нет штрихкода, то при внесении его наименования в компьютер этому товару автоматически присваивается генерированный штрихкод, а на товар, пользующийся большим спросом присваивается короткий штрихкод). По каждому наименованию зав. склад отбирает образцы товара, проверяя при этом сроки его хранения, если товар в упаковке; если без упаковки, срок хранения определяется по качественному удостоверению. Также проверяет качество товара и целостность упаковки. Если по окончанию приема товара, не обнаружено ни каких расхождений с накладной, нет претензий по качеству, зав. склад подписывает накладную, счет-фактуру, ставит печать, оставляет свой экземпляр документов у себя, а другой экземпляр возвращает поставщику. Если при приемке товара обнаруживаются, какие либо расхождения (бракованная единица товара, бой, лом и т. д.), то в таком случае зав. Складом составляет:

Акт об установленном расхождении по количеству и качеству товара (унифицированной формы ТОРГ-2) в двух экземплярах, в котором указывает: организация, которая заполняет данный акт, ее адрес, структурное подразделение. Номер акта и дата его составления, место приемки товара, номер сопроводительного документа к которому составляется акт, наименование поставщика. Наименование товара, номер места по накладной, количество, цена и сумма по документам и что оказалось фактически. Ставят подписи зав. Складами и представитель грузоотправителя, ставится штамп предприятия, поставщик расписывается в получении акта и забирает свой экземпляр вместе с другими документами (приложение Э).

В случае выявления недостачи или излишков продуктов питания, акт составляется в 2-х экземплярах с обязательным участием заведующего складом, работника бухгалтерии, представителей поставщика или незаинтересованной организации.

Получение многих тонн товара, продаваемого каждую неделю в супермаркетах, требует эффективной организации его приемки и обработки. Это достигается: соблюдением графика доставки товара; максимальной загрузкой транспорта; быстрой его разгрузкой; недопущением простоя транспорта; регулированием количества ежедневно получаемых товаров; оптимальным использованием погрузочно-разгрузочных механизмов.

Началом складской обработки является приемка товаров от поставщиков. При разгрузке транспортных средств необходимо строго соблюдать установленные правила выполнения погрузо-разгрузочных работ, обращая внимание на специальную маркировку грузов и манипуляционные знаки. Нарушения правил приводят к повреждению грузов и травматизму. До прибытия груза на складе проводят подготовку — определяют места разгрузки, готовят поддоны, ящики, механизмы и т. д.

Директор магазина должен заблаговременно отдать распоряжения персоналу о подготовке места для размещения доставленных товаров.

Эффективное использование погрузочно-разгрузочного оборудования ускоряет движение товаров. Примерами такого оборудования являются автопогрузчики, передвижные грузовые платформы, кран-тележки, стационарные грузовые платформы и др.

Однако имеются факторы, ограничивающие использования оборудования при работе с товарами розничной торговли, такие как:

Ограниченное пространство, что затрудняет передвижение погрузочно-разгрузочной техники.

Централизованная приёмка и маркировка. Все операции в зоне приёмки, которая располагается, как правило, вплотную к дверям помещения для разгрузки и удобна для транспортёра, который переносит товары в зоны хранения или продажи.

Зона приёмки в Симбирке делится транспортёром на две секции: конвейерная лента является границей раздела. Во время разгрузки машины запускается транспортер с товаром в сторону магазина. При этом товар визуально проверяется для выявления видимых физических дефектов, что не замедляет операцию, и попутно отбираются образцы товаров для предоставления их вместе с накладными операторам для занесения данных в компьютер.

Запас товаров на полках играет существенную роль в поддержании высокого объема продаж. Исследования показывают, что продажи увеличиваются на четверть, если в торговой зоне достаточно товара.

ООО «Коллаж» работает с учетом требований именуемого — мерчендайзинг.

При пополнении запасов обязательно принимаются во внимание следующие факторы: ротация, доступ, показ товара «лицом», товары с дефектами.

Ротация: состоит в выставлении старого запаса товара на передний план, чтобы продать его как можно скорее. Все товары должны проходить по кругу всякий раз, когда стеллаж или полка пополняется новым товаром. Необходимость ротации запасов очевидна, особенно если речь идет о скоропортящихся товара.

Доступ: Легкие изделия и продукты находятся на верхних полках магазина, а тяжелые — на нижних. «Покупательская способность измеряется длиной руки».

Показ товара «лицом»: Товар на полках должен быть показан в выигрышном виде; чтобы его можно было лучше рассмотреть. Этикетки на товаре должны быть доступны покупателю, легко читаться. Поэтому в течение дня продавцам приходится несколько раз заполнять товарами первый ряд на полках.

Товары с дефектами: Некондиционный товар сразу же после обнаружения отбирается кладовщиками при приемке, если товар испорчен в процессе продажи, продавцы так же убирают его с полок. Некоторые производители практикуют замену испорченного товара.

При приемке мяса и мясопродуктов вся продукция подлежит тщательной проверке с точки зрения ее годности к продаже. Если качество товара неприемлемо, зав. Складом старается сразу заменить товар на качественный, а в случае если у поставщика больше нет такого товара для замены, зав. складом возвращает этот товар и составляет акт о расхождении товара. Каждая единица товара взвешивается и сверяется по весу с данными накладной.

Приемка мяса требует проведения следующих мероприятий:

В холодильной камере устанавливается необходимая температура; зав. складом пишет на упаковках отметки о дате, для того чтобы соблюсти очередь реализации товара. Чем раньше дата, тем ближе к выходу располагается продукт в холодильной камере. Отдельно размещают в камере вареные, копченые изделия и птица.

Правильная приемка овощей и фруктов — это первая ступень к сохранению их качества и свежести. Продукты, оставшиеся с предыдущих дней, размещаются так, чтобы к ним имелся свободный доступ. В целях соблюдения эффективной деятельности в Симбирке, полученные овощи и фрукты, требующие охлаждения, стараются, как можно скорей разместить в холодильниках, т.к. оставленная вне холодильника продукция на 2 -3 часа, особенно при жаркой погоде, теряет столько же полезных свойств, сколько за 5 -6 дней пребывания в нутрии холодильной камеры. Получение и размещение продуктов для хранения, как правило, проводятся за одну операцию. Овощи и фрукты в подсобном помещении подвергаются операциям обрезки, зачистки, упаковки и маркировки. Затем они поступают в торговый зал.

Молочный отдел получает товар в больших объемах. Особое внимание уделяется контролю срока годности. Ротация товара и чистота являются важным аспектом приемки и пополнения запасов. Сыры и некоторые другие продукты упаковываются, взвешиваются и кодируются.

При приемке замороженных продуктов зав. Складом следит за температурным режимом, если такие продукты не соответствуют условиям при приемке, то их стараются вернуть поставщику как бракованный товар.

После окончания разгрузки и подтверждения накладной операторы магазина забивают данные накладной, сверяя их с образцами товара, в компьютер. Если нет расхождений между накладной и образцом товара, операторы делают внутреннею, приходную накладную. Если на товаре отсутствует заводской штрихкод, то распечатывают стикеры с генерированным штрихкодом, на накладной ставится штамп компьютерной обработки, и все это (внутренняя накладная и стикеры) передают зав. Складу, для последующей маркировки товара и передачи его в отдел.

Для пополнения полочного товарного запаса может использоваться внутренняя телефонная сеть. Эффективность способа заключается в том, что продавцу отдела надо только назвать список продуктов, недостающих в торговом зале. В данном случае вопрос решается без бумажной волокиты.