Учет основных средств

Документальное оформление по поступлению и выбытию основных средств

Все операции с основным средством с момента его постановки на учет и до момента выбытия должны оформляться соответствующими первичными документами.

Формы первичной документации для учета основных средств и краткие указания по их заполнению утверждены постановлением постановление Госкомстата РФ от 21.01.2003 N 7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств» .

1. Операции приемки-передачи основных средств Если до введения в действие постановления Госкомстата России от 21.01.2003 № 7 для отражения таких операций была предусмотрена только одна форма № ОС-1, теперь их три:

№ ОС-1 «Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)» ;

№ ОС-1а «Акт о приеме-передаче здания (сооружения)» ;

№ ОС-1б «Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений)» .

Как видно из названий этих форм, отдельно оформляются операции приемки-передачи зданий и сооружений, поскольку здания и сооружения относятся к недвижимым вещам в соответствии со ст. 130 Гражданского кодекса РФ. А операции с ними подлежат государственной регистрации в органах юстиции в соответствии с нормами статьи 131 ГК РФ и Федерального закона от 21.07.97 г. № 122-ФЗ «О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним». Соответственно, форма «Акт о приеме-передаче здания (сооружения)» содержит реквизиты свидетельства о государственной регистрации прав (номер и дату).

Отдельная форма предусмотрена также для оформления приемки-передачи групп основных средств (обычно такие операции встречаются при приобретении или продаже мебели, хозяйственного инвентаря и т. п.). В остальных случаях операции приемки-передачи основных средств оформляются актом формы № ОС-1.

К особенностям заполнения новой формы № ОС-1 можно отнести следующее:

• · раздел 1 «Сведения о состоянии объекта основных средств на дату передачи» заполняется нами только при передаче объекта основных средств. При этом раздел 2 не заполняется;
• · при приемке основных средств раздел 1 заполняется организацией, передающей нам имущество, если соответствующие объекты использовались в этой организации в качестве основных средств; в остальных случаях раздел 1 не заполняется;
• · вместо кода Единых норм амортизационных отчислений (ЕНАОФ) должен указываться номер амортизационной группы и код по Общероссийскому классификатору основных фондов (ОКОФ);
• · появилась справочная информация об участниках долевой собственности (заполняется, если действительно речь идет о долевой собственности на объект), а также о наименовании, сумме и курсе иностранной валюты (если стоимость объекта при приобретении выражена в иностранной валюте).
• 2. Поступление оборудования.

Для оформления и учета поступившего на склад оборудования с целью последующего использования его в качестве объекта основных средств применяется форма № ОС-14 «Акт о приеме (поступлении) оборудования» .

Составляется комиссией, уполномоченной на прием основных средств, в двух экземплярах. Утверждается руководителем или уполномоченным им лицом.

В случае невозможности проведения качественной приемки оборудования при его поступлении на склад Акт о приеме (поступлении) оборудования (форма N ОС-14) является предварительным, составленным по наружному осмотру. Качественные и количественные расхождения с документальными данными организаций, поставивших оборудование, а также факты боя и лома отражаются в соответствующих актах в установленном порядке.

3. Передача оборудования в монтаж.

Передача оборудования в монтаж оформляется Актом о приеме-передаче оборудования в монтаж (форма N ОС-15). При проведении монтажных работ подрядным способом в состав приемочной комиссии входит представитель подрядной монтажной организации. В этом случае отдельный акт на передачу оборудования в монтаж (форма N ОС-15) не составляется. В получении оборудования на ответственное хранение уполномоченный представитель монтажной организации расписывается непосредственно в акте, и ему передается копия акта.

На дефекты оборудования, выявленные в процессе монтажа, наладки или испытания, а также по результатам контроля, составляется Акт о выявленных дефектах оборудования (форма N ОС-16).

Зачисление смонтированного и готового к эксплуатации оборудования в состав основных средств организации оформляется в установленном порядке по формам N ОС-1 или N ОС-1б.

4. Внутреннее перемещение основных средств. Форма № ОС-2 Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств.

Применяется для оформления и учета перемещения объектов основных средств внутри организации из одного структурного подразделения (цеха, отдела, участка и др.) в другой.

Выписывается передающей стороной (сдатчиком) в трех экземплярах, подписывается ответственными лицами структурных подразделений получателя и сдатчика. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй — остается у лица, ответственного за сохранность объекта (ов) основных средств сдатчика, третий экземпляр передается получателю. Данные о перемещении объектов основных средств вносятся в инвентарную карточку (книгу) учета объектов основных средств (формы N ОС-6, N ОС-6а, N ОС-6б).

5. Списание основных средств.

Операция списания объектов основных средств оформляется актами на списание по форме № ОС-4 Акт на списание основных средств.

С момента вступления в силу постановления Госкомстата России от 21.01.2003 № 7 вместо одной ранее действовавшей формы № ОС-4, утвержденной постановлением Госкомстата России от 30.10.97 г. № 71а, вводятся 3 новых формы:

№ ОС-4 «Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств)» ;

№ ОС-4а «Акт о списании автотранспортных средств» ;

№ ОС-4б «Акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств)» .

Как и при оформлении приемки-передачи основных средств, форма конкретного документа зависит от того, с какими объектами основных средств, производится операция, а также от количества объектов.

Если списываются автотранспортные средства, то в любом случае на списание каждого объекта оформляется акт формы № ОС-4а.

Особенность данной формы связана с тем, что для автотранспортных средств важными характеристиками являются величина пробега, номер двигателя, шасси и технического паспорта, вместимость (грузоподъемность), а после списания объект подлежит снятию с учета в ГИБДД (ГАИ).

Если списывается группа основных средств (кроме автотранспорта), то применяется форма № ОС-4б. В оставшихся случаях (а это — большинство случаев, встречающихся на практике) применяется новая форма № ОС-4.

Форма № ОС-4 отличается от формы № ОС-4б не только тем, что предназначена для оформления списания одного объекта, но и тем, что в ней отдельно показываются затраты на демонтаж объекта.

6. Инвентарный учет основных средств.

Если до введения в действие постановления Госкомстата России от 21.01.2003 № 7 для ведения инвентарного учета основных средств была предусмотрена только инвентарная карточка формы № ОС-6 «Инвентарная карточка учета объекта основных средств». Теперь еще имеется инвентарная карточка группового учета объектов основных средств (форма № ОС-6а), а для малых предприятий — также инвентарная книга учета объектов основных средств (форма № ОС-6б). Кроме того, несколько изменен и дополнен состав показателей самой инвентарной карточки формы № ОС-6:

— включен номер амортизационной группы (вместо кода нормы амортизационных отчислений);

Добавлены:

• — реквизиты раздела 1 «Сведения об объекте основных средств на дату передачи»: дата последнего капремонта, модернизации, реконструкции; фактический срок эксплуатации, сумма начисленной амортизации, остаточная стоимость; эти реквизиты переносятся из соответствующего раздела акта формы № ОС-1, которым оформляется передача объекта;
• — реквизиты раздела 3 «Переоценка» (дата переоценки, коэффициент и восстановительная стоимость);
• — реквизиты раздела 4 (включая внутренние перемещения);
• — сведения об участниках долевой собственности и проценте доли;
• — наименование документа на ремонт, реконструкцию, модернизацию и т. п.

Пример 1.

10 июля 2003 года директор ООО «Зоя» Иванова Г. С. приказом № 98 отдает распоряжение о передаче промышленной швейной машины «Текстима 8332/2705», поступившей в организацию 1 июля 2002 года в швейный цех. 10 июля машина зачислена в состав основных средств и введена в эксплуатацию в швейном цехе ООО «Зоя».

Данная машина была приобретена по цене 18 000 руб. (в том числе НДС 3000 руб.).

При передаче швейной машины в эксплуатацию, лицом ответственным за ее сохранность в швейном цехе становится мастер цеха Никитина Н.П.

Передачу производит заведующий складом Гусева Г. К.

Для ввода основного средства в эксплуатацию на основании распоряжения директора № 98 от 10 июля 2003 года была создана комиссия в составе четырех человек: главного инженера ООО «ЗОЯ» Тимофеева Р. Г. — председатель комиссии. А также механика швейного цеха ООО «Зоя» Розова Н. И., главного бухгалтера ООО «Зоя» Пушкиной Н. П., мастера швейного цеха Полушина В.Л.

Комиссия произвела осмотр принимаемого в эксплуатацию основного средства, проверку его на соответствие техническим характеристикам. Отклонений обнаружено не было.

После этого составляется акт приема-передачи объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) № 20 в двух экземплярах по форме № ОС-1.

Рассмотрим порядок заполнения тех строк и граф, которые могут вызвать вопросы.

Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) утверждается руководителем организации-сдатчика и руководителем организации-получателя. Утверждение акта обоими руководителями производится в момент передачи объекта ОС от сдатчика к получателю, при одновременном вводе его в эксплуатацию.

В нашем случае, поскольку после приобретения основное средство (швейная машина) было передано в запас на склад организации-получателя (ООО «Зоя»), а не в эксплуатацию. И лишь через несколько дней по письменному распоряжению директора ООО «Зоя» было передано в производство, то акт о приеме-передаче формы № ОС-1 утверждается одним руководителем и от лица сдатчика (склад ООО «Зоя»), и от лица получателя (швейный цех ООО «Зоя»).

Аналогично заполняются строки «Организация-получатель» и «Организация-сдатчик». В нашем примере — одна и та же организация, только разные передающее и получающее ОС структурные подразделения, наименования которых следует указать в акте (склад и швейный цех соответственно).

В графе «Дата принятия к бухгалтерскому учету» проставляем дату включения поступившего оборудования в состав собственных основных средств организации-получателя (ООО «Зоя»), которая должна совпадать с датой составления акта о приеме (поступлении) объекта основных средств (кроме зданий, сооружений).

В нашем примере — 12 июля 2003 года.

В графе «Дата списания с бухгалтерского учета» указывается дата выбытия основного средства.

В нашем случае мы ставим прочерк, поскольку эта графа будет заполнена по истечении срока полезного использования объекта ОС и при его списании с баланса ООО «Зоя».

В графе «по ОКОФ» записывается код, соответствующий данному виду объекта основных средств по ОКОФ (Общероссийскому классификатору основных фондов). В нашем примере «14 2 926 770».

В графе «Инвентарный номер» указывается инвентарный номер объекта основных средств, который присваивается данному объекту комиссией при его поступлении в организацию и впоследствии, как правило, не изменяется. О всех случаях изменения инвентарного номера должны быть сделаны отметки в инвентарной карточке.

Объект основных средств, поступивший в организацию по договору аренды, может учитываться арендатором по инвентарному номеру, присвоенному арендодателем. В нашем примере присвоен инвентарный номер 88.

В графе «Заводской номер» проставляется заводской номер. Этот номер можно посмотреть: на самом основном средстве; в техническом паспорте оборудования; в акте приемки-передачи (например, при передаче в аренду от другой организации); в инвентарной карточке учета основного средства, если перемещение основного средства происходит внутри предприятия.

В нашем примере «899 712».

Графа «Государственная регистрация прав на недвижимость» заполняется на недвижимое имущество и в случаях сделок с ним.

Согласно Федеральному закону от 21.07.1997 г. № 122-ФЗ «О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним», недвижимым имуществом (недвижимостью), права на которое подлежат государственной регистрации. В соответствии с названным Законом, признаются земельные участки, участки недр, обособленные водные объекты и все объекты, которые связаны с землей. Так что их перемещение без несоразмерного ущерба их назначению невозможно, в том числе здания, сооружения, жилые и нежилые помещения, леса и многолетние насаждения, кондоминиумы, предприятия как имущественные комплексы.

При этом датой государственной регистрации прав является день внесения соответствующих записей о правах в Единый государственный правовой реестр (подтверждается выдаваемым актом о регистрации прав).

В нашем примере данную графу мы не заполняем, поскольку швейная машина не подпадает под понятие «недвижимое имущество», определенное в Законе.

В строке «Место нахождения объекта в момент передачи» указывается организация, структурное подразделение организации, где находится основное средство в момент составления акта о приеме (поступлении).

В нашем примере: швейная машина «Текстима 8332/2705» при подписании акта была передана на склад ООО «Зоя».

Форма № ОС-1 учитывает ситуацию, когда основное средство принадлежит нескольким фирмам. В справочном разделе нужно указать участников долевой собственности и их доли. При этом цифры в самом акте приема-передачи фирма указываются соразмерно ее доле в общей собственности.

В нашем примере швейная машина приобретена одной организацией — ООО «Зоя», — поэтому в строке «Участники долевой собственности» мы ставим прочерк.

Если стоимость основных средств выражена в иностранной валюте, то в этом случае в справочном разделе акта по строке «Иностранная валюта» надо указать вид валюты и ее сумму по курсу Банка России. Его нужно брать на дату принятия основного средства к учету (п. 16 ПБУ 6/01).

Раздел 1 «Сведения о состоянии объекта основных средств на дату передачи» заполняется на основании данных передающей стороны (организации-сдатчика), имеющих информационный характер для объектов основных средств, бывших в эксплуатации. Если организация-получатель купила основное средство в розницу или создала его самостоятельно и для собственных нужд, ей заполнять этот раздел не надо.

В графе «Фактический срок эксплуатации (лет, месяцев)» обозначается общий срок фактического использования приобретенного основного средства у всех его бывших владельцев с момента первого ввода объекта ОС в эксплуатацию.

В графе «Сумма начисленной амортизации (износа)» указывается сумма начисленной амортизации (износа) с начала эксплуатации основного средства.

При заполнении графы «Срок полезного использования» проставляется срок полезного использования ОС, определенного при первичном принятии объекта основных средств к учету.

В графе «Сумма начисленной амортизации (износа), руб.» указывается сумма начисленных амортизационных отчислений за все время, которое основное средство находилось в эксплуатации.

Графа «Остаточная стоимость» предназначена для указания остаточной стоимости основного средства, которая при принятии к учету основного средства последней организацией-получателем будет принята за первоначальную. При этом под остаточной стоимостью подразумевается разница между первоначальной стоимостью основного средства и суммой ранее начисленной амортизации.

Графа «Стоимость приобретения (договорная стоимость), руб.» заполняется передающей основное средство организацией в случае, если стоимость основного средства по договору купли-продажи отличается от остаточной стоимости. Тогда организация-получатель при принятии объекта ОС к учету за первоначальную стоимость примет договорную.

В нашем примере ООО «Зоя» приобретает новое основное средство — швейную машину — у ООО «Клен» в розницу. Поэтому раздел 1 не заполняем, указываем только год выпуска в соответствии с данными технической документации и дату ввода в эксплуатацию, которая соответствует дате заполняемого акта о приеме-передаче.

Раздел 2 «Сведения об объекте основных средств на дату принятия к бухгалтерскому учету» заполняет только получатель основного средства в своем экземпляре.

В графе «Первоначальная стоимость на дату принятия к бухгалтерскому учету, руб.» указывается:

• — остаточная или договорная стоимость в случае, если основное средство ранее эксплуатировалось;
• — стоимость по договору купли-продажи или стоимость приобретения в случае, если приобретается новое основное средство.

В нашем примере ООО «Зоя» приобрело швейную машину за 18 000 рублей, в т. ч. НДС — 3000 рублей. Первоначальная стоимость основного средства, принимаемая к учету, представляет собой стоимость приобретения за минусом возмещаемых налогов, к которым относится налог на добавленную стоимость. Таким образом, первоначальная стоимость ОС, которая будет занесена в акт и принята к учету, составит 15 000 рублей (18 000 — 3000).

В графе «Срок полезного использования» указывается период использования объекта основных средств, в течение которого использование данного объекта приносит экономические выгоды (доход) организации. Срок полезного использования определяется организацией, приобретающей основное средство, самостоятельно и в соответствии с Постановлением Правительства РФ 01.01.2002 г. № 1 «О Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы» по объектам основных средств, принятым к бухгалтерскому учету начиная с 1 января 2002 г.

Следует отметить, что организации, приобретающие объекты основных средств, бывшие в употреблении, вправе определять норму амортизации по этому имуществу с учетом срока полезного использования, уменьшенного на количество месяцев эксплуатации данного имущества предыдущими собственниками.

При этом, если количество месяцев нахождения приобретенного объекта основных средств в эксплуатации у предыдущих собственников больше или равно сроку полезного использования данного объекта, определенному предыдущим собственником, амортизация в дальнейшем не начисляется.

Определим срок полезного использования для швейной машины, приобретенной ООО «Зоя». Ранее в эксплуатации машина не находилась. В соответствии с Постановлением № 1 отнесем ее в 5 амортизационную группу (код ОКОФ — 142 926 000), которая включает в себя имущество со сроком полезного использования свыше 7 лет до 10 лет включительно.

Примем в качестве примера для данной швейной машины срок полезного использования — 7 лет и 1 месяц:

7 лет х 12 месяцев + 1 месяц = 85 месяцев.

При заполнении графы 9 «Срок полезного использования» проставляется срок полезного использования ОС, определенного организацией при принятии объекта основных средств к учету.

В графе «Способ начисления амортизации» нужно помимо нормы начисления амортизации указать и способ ее начисления.

Выберем для примера линейный способ начисления амортизации, при котором сумма амортизационных отчислений рассчитывается исходя из первоначальной стоимости или текущей (восстановительной) стоимости (в случае проведения переоценки) объекта основных средств и нормы амортизации, исчисленной исходя из срока полезного использования этого объекта.

Норма амортизационных отчислений:

1 / 85 месяцев х 100% = 1,18%.

В разделе 3 «Краткая индивидуальная характеристика объекта основных средств»: указываются наименование приобретенных основных средств; их количество; при содержании драгоценных материалов в основном средств — их наименование, номенклатурный номер, единица измерения, количество и масса.

Приобретенный ООО «Зоя» объект основных средств (швейная машина) по документам не содержит драгоценных материалов, поэтому ставим прочерки в графах, характеризующих содержание драгоценных металлов. В строке «Другие характеристики» отражаются не указанные ранее отличительные характеристики вводимого в эксплуатацию объекта основных средств.

В строке «Приложение. Перечень технической документации» необходимо указать прилагаемую документацию. В нашем примере это «Технический паспорт № 6 678», «Инструкция по эксплуатации», «Кинематическая схема».

Акт обязательно заверяется подписями председателя и членов комиссии. Обязательно проставлять не только подписи, но и расшифровки, а также должности членов комиссии.

Свои подписи на документе ставят обязательно материально ответственные лица: сдающий и принимающий основное средство (с указанием своих табельных номеров и датой передачи).

Подписи материально ответственных лиц могут заверяться штампом подразделения. В случае, если до передачи объекта основных средств (при оформлении покупки) материально-ответственному лицу данное основное средство приняло другое должностное лицо, то следует указать, в том числе номер и дату доверенности, на основании которой доверенное лицо от лица организации-покупателя получило ОС от продавца.

Данные из акта о приеме-передаче (поступлении) объекта основных средств переносятся в форму № ОС-6 «Инвентарная карточка учета объекта основных средств. В акте о приеме-передаче формы № ОС-1 при этом делается пометка об открытии инвентарной карточки и проставляется номер и дата карточки. Данная надпись заверяется подписью главного бухгалтера.