Счета и двойная запись: понятие, сущность и назначение

Непрерывное текущее наблюдение и контроль за хозяйственными операциями и за изменениями в составе хозяйственных средств и их источников осуществляют с помощью системы бухгалтерского учёта.

Счета открывают на каждый экономически однородный вид хозяйственных средств, их источников и процессов в соответствии с классификацией объектов учёта (счета «Касса», «Расчётный счёт», «Основные средства», «Уставный капитал» и др.) Счёт имеет форму двусторонней таблицы с указанием «Дебет» и «Кредит». Дебит и кредит — слова латинского происхождения. В переводе на русский язык дебет означает «он должен», отсюда дебитор — должник или заёмщик. Кредит означает «он верит, доверяет», отсюда кредитор — заимодатель. В настоящее время слова «дебет» и «кредит» — это термины, обозначающие стороны счёта.

В соответствии с делением бухгалтерского баланса на актив и пассив различают активные и пассивные счета бухгалтерского учёта.

Активными называются счета, предназначенные для учёта хозяйственных средств (счета «Касса», «Расчётный счёт», «Основные средства» и др.).

Пассивные — это счета для учёта источников хозяйственных средств (счета «Уставный капитал», «Добавочный капитал» и др.).

Запись на счетах начинают с указания начального остатка или начального сальдо (разница между дебетом и кредитом) хозяйственных средств, или их источников. При этом в активных счетах начальный остаток отражается по дебету, а в пассивных — по кредиту счёта.

Затем на счетах отражают все операции, вызывающие изменения начальных остатков. Суммы, увеличивающие начальный остаток, записывают на стороне остатка, а суммы, уменьшающие начальный остаток, — на противоположной стороне. Следовательно, в активных счетах увеличение будет отражаться по дебету счёта, а уменьшение, — по кредиту; в пассивных наоборот, увеличение — по кредиту, а уменьшение — по дебету. Если сложить суммы всех операций, записанных на сторонах счёта, то получаются обороты счёта. Итоговая сумма, записанная по дебету счёта, называется дебетовым, а по кредиту счёта — кредитовым оборотом. При подсчёте оборотов начальный остаток не учитывается.

Конечный остаток (конечное сальдо) по счёту определяют, прибавляя к начальному остатку оборот той же стороны счёта и вычитая из полученного итога оборот противоположной стороны. Конечный остаток записывают на той же стороне, где и начальный остаток. Следовательно, для установления конечного сальдо в активных счетах к начальному сальдо прибавляют оборот по дебету и вычитывают оборот по кредиту. Новый остаток записывают по дебету счёта. В пассивных счетах для определения конечного сальдо к начальному остатку прибавляют оборот по кредиту и вычитают оборот по дебету. Новый остаток отражают по кредиту счёта. Если первоначального остатка не было, то сальдо на конец отчётного периода находят, вычитая из большего оборота меньший и записывая на той стороне счёта, на которой отражена сумма большего оборота.

Схема строения активных и пассивных счетов.

счет налог премия заработный Помимо счетов для учёта хозяйственных средств (активных) и источников (пассивных) в бухгалтерском учёте существуют счета, на которых отражаются одновременно и хозяйственные средства, и их источники, — активно — пассивные счета.

Активно — пассивные счета бывают двух видов: с односторонним сальдо (дебетное или кредитное) и с двухсторонним сальдо (дебетное и кредитное одновременно). К счёту с односторонним сальдо относится счёт «Прибыли и убытки». Если у предприятия суммы доходов превысили суммы расходов, то разница между ними даёт прибыль, поэтому сальдо счёта будет кредитовым (прибыль является источником средств и отражается в пассиве баланса). Если, наоборот, суммы доходов меньше суммы расходов, то разница между ними показывает убыток, и сальдо по счёту буде дебетовым.

К активно — пассивным счетам с двухсторонним развёрнутым сальдо относится счёт «Расчёты с разными дебиторами и кредиторами». Сальдо по дебету этого счёта означает дебиторскую задолженность, а сальдо по кредиту — кредиторскую. Расчёты с дебиторскими и кредиторами объединяют на одном счёте для того, чтобы не открывать разных счетов для предприятий, организаций и учреждений, которые могут быть в разное время дебиторами и кредиторами.

На практике пользуются счетами более сложной формы. Счета открывают и ведут в книгах, карточках и свободных листах. Самая распространённая форма счёта:

Счет наименование счета Дебет Кредит.

Для учёта материальных ценностей пользуются счётом другой формы, в которой помимо денежных измерителей вносят натуральные показатели.

При изменениях в балансе, происходящих под влиянием хозяйственных операций, каждая операция вызывает равновеликие изменения в двух статьях баланса. Равенство итогов актива и пассива баланса не нарушается. При отражении операций на счетах органических связанных с балансом и открывается на основе его статей, каждая хозяйственная операция также будет вызывать двойные и равновеликие изменение. Это позволяет отражать хозяйственные операций на счетах способом двойной записи.

Сущность этого способа состоит в том, что каждая хозяйственная операция отражается в одинаковой сумме по дебету и кредиту разных счетов. Текст, указывающий наименование дебетуемого и кредитуемого счетов на сумму отражаемой хозяйственной операции, называется бухгалтерской статьёй (бухгалтерской проводкой, бухгалтерской записью и реже счетными формулами). Сущность двойной записи можно рассмотреть на примере операций по изменению баланса. Для этого на основании каждой статьи начального баланса необходимо открыть отдельные счета.

Первая операция: Получено с расчетного счета в Госбанке в кассу для выдачи заработной платы рабочим и служащим 10.000 руб. Эта операция вызывает изменения на счетах «Касса» и «Расчетный счет». Оба они являются активными счетами. Денежные средства в кассе увеличились на 10.000 руб., поэтому сумму нужно записать в дебет счета «Касса». Денежные средства на расчетном счете уменьшились на 10.000 руб., поэтому сумму нужно записать в кредит счета «Расчетный счет». Следовательно, по первой операции нужно сделать следующие записи:

Дебет счета «Касса» 10.000 руб.

Кредит счета «Расчетный счет».

На основании составленной бухгалтерской проводки 10.000 руб. записывают в дебет счета «Касса» и кредит счета «Расчетный счет» (запись обозначена цифрой 1.). По первой хозяйственной операции счета «Касса» и «Расчетный счет» оказались взаимосвязанными.

Активные счета Счет «основные средства».

Пассивные счета Счет «Уставной капитал».

Счет «Материалы».

Счет «краткосрочные Кредиты».

Счат «Касса»

Счет «Расчеты с поставщиками».

Счет «Расчетный счет».

Счет «Расчеты по Уплате труда».

Вторая операция: оплачена задолженность поставщикам за счет кредитов банка на 5.000 руб. По этой операции корреспондируются два счета «Краткосрочные ссуды банка» и «Расчеты с поставщиками» Счет «Расчеты с поставщиками» является пассивным, так как его остаток отражает источник хозяйственных средств.

Задолженность перед поставщиками уменьшается: уменьшение в пассивном счете отражается по дебету счета, поэтому счет «Расчеты с поставщиками» надо дебетовать по 5.000 руб. Счет «краткосрочные кредиты банка» является пассивным. Остаток его увеличивается на 5.000 руб., поэтому счет надо кредитовать на указанную сумму.

Следовательно, по второй операции должна быть составлена следующая бухгалтерская проводка:

Дебет счета «расчеты с поставщиками».

5.000 руб.

Кредит счета «Краткосрочные ссуды банка».

На основании составленной проводки 5.000 руб. заносят в дебет счета «Расчеты с поставщиками» и в кредит счета «Краткосрочные ссуды банка» (запись в примере под цифрой 2).

Третья операция: Поступили от поставщиков материалы на сумму 20.000руб По операции корреспондируются счета «Материалы» и «Расчеты с поставщиками» Счет «Материалы» активный, запасы материала увеличиваются, поэтому счет будет дебетоваться на 20.000руб Счет «Расчеты с поставщиками» пассивный, задолженность перед поставщиками увеличивается, поэтому счет будет кредитоваться на сумму 20.000 руб. По третьей операции будет составлена следующая бухгалтерская проводка:

Дебет счета «Материалы».

20.000 руб.

Кредит счета «Расчеты с поставщиками».

В соответствии с проводкой записывают 20.000 руб. в дебет счета «Материалы» и в кредит счета «Расчеты с поставщиками».

Четвертая операция: выдана из кассы заработная плата рабочим и служащим 10.000 руб. По операции корреспондируются два счета: «Касса» и «Расчеты по оплате труда». Операция вызывает уменьшение средств в кассе, поэтому активный счет «Касса» надо кредитовать на 10.000 руб. и одновременно уменьшение сальдо на пассивном счете «Расчеты по оплате труда», который надо дебетовать. Бухгалтерская проводка будет иметь следующий вид:

Дебет счета «Расчеты по оплате труда».

10.000руб Кредит счета «Касса».

Следовательно, 10.000 руб. записывают в дебет счета «Расчеты по оплате труда» и кредит счета «Касса».

После отражения всех операций на счетах подсчитывают обороты и выводят конечные сальдо счетов — они полностью совпадают с суммами аналогичных статей баланса, составленного после отражения всех операций.

Приведенные операции, также как и в балансе, охватывают все возможные типы изменений на счетах бухгалтерского учета: только в активных счетах, только в пассивных счетах, в активных и пассивных счетах в сторону уменьшения, в активных и пассивных счетах в сторону уменьшения. Все рассмотренные хозяйственные операции отражались в равной сумме по дебету одного и по кредиту другого счета. Итог дебетовых оборотов всех счетов должен быть равен итогу, кредитовых оборотов получилось, одинаковой и составила 45.000 руб. Нарушение равенства свидетельствует об ошибке в учете. Следовательно, с помощью двойной записи можно обнаружить ошибки в бухгалтерских записях — в этом состоит ее контрольное значение.

Вместе с тем двойная запись имеет большое познавательное значение, так как показывает, откуда поступили средства и куда направляются. Например, корреспонденция счетов:

Дебет счета «Касса»

10.000 руб.

Кредит счета «Расчетный счет».

Показывает, что деньги поступили в кассу с расчетного счета. По корреспонденции можно установить экономический смысл и содержание каждой хозяйственной операции.