Совершенствование учёта расчётов с поставщиками и покупателями

Большое количество ошибок допускают бухгалтеры при проведении взаимозачётов, составлении актов сверки.

Отсутствие разногласий по поводу взаимозачётов должно быть подтверждено выверкой взаиморасчётов и оформленным по её результатам актом сверки расчётов, где необходимо указать основание возникновения встречных задолженностей (номера и даты составления счётов-фактур), суммы задолженностей, а также суммы зачтённых требований, обязательно с выделением суммы НДС.

Часто допускаются ошибки при составлении акта сверки взаимных расчётов. Предприятия ограничиваются составлением акта, в котором указываются все необходимые показатели, позволяющие определить наименование, количество, стоимость, даты совершённых поставок, дату составления документа. Однако из текста такого акта сверки следует лишь то, что стороны выявили суммы взаимных задолженностей, но не выразили своего волеизъявления о погашении этих задолженностей иным способом, например, оплатой денежными средствами.

Наличие акта сверки взаимных поставок без указания в нём факта погашения сторонами взаимных задолженностей не прекращает обязательства сторон и не освобождает их от необходимости погашения указанных задолженностей в дальнейшем.

При заключении договора по товарообменным операциям, когда обмен неравноценный, типичны ошибки такого рода: стороны не указывают в договоре мены, что обмен неравноценный и одна из сторон сделки должна сделать доплату. А затем такая доплата производится. Тогда она отражается в учёте получателя как внереализационный доход, увеличивая налогооблагаемую прибыль. Поэтому бухгалтеру нужно следить за правильностью составления договора.

Для совершенствования контроля обязательным является проведение инвентаризации расчётов с поставщиками и подрядчиками. Руководству Дрогичинского районного потребительского общества филиала «Продтовары» необходимо сформировать инвентаризационную комиссию.

Инвентаризационная комиссия, в ходе своей работы, должна установить:

Правильность расчётов с банками, финансовыми и налоговыми организациями, внебюджетными фондами, другими организациями, а также структурными подразделениями;

Правильность и обоснованность числящихся в бухгалтерском учёте сумм задолженности расчётов с поставщиками и подрядчиками по недостачам и хищениям;

Правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности расчётов с поставщиками и подрядчиками, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности по которым истекли сроки исковой давности.

Для эффективного управления дебиторской и кредиторской задолженностью Дрогичинского районного потребительского общества филиала «Продтовары» можно порекомендовать ввести внутрихозяйственный контроль дебиторской и кредиторской задолженностей.

Задачами внутрихозяйственного контроля дебиторской и кредиторской задолженности являются:

подтверждение достоверности внутренней информации о величинах дебиторской и кредиторской задолженностей, оценка эффективности их использования;

выявление отклонений фактических показателей дебиторской и кредиторской задолженностей от запланированных величин и факторов, повлиявших на эти отклонения;

поиск внутрихозяйственных резервов роста финансовой устойчивости.

Контроль проводится линейными руководителями и функциональными подразделениями организации.

Система внутреннего контроля невозможна без чёткого распределения обязанностей и ответственности функциональных подразделений при осуществлении операций, связанных с дебиторской и кредиторской задолженностью.

Один из важнейших объектов контроляподтверждение эффективности положений кредитной политики организации. В условиях высокой инфляции особенно важно иметь детально обоснованную кредитную политику и осуществлять систематический контроль дебиторской задолженности.

Кредитная политика определяется следующими моментами:

• 1)срок предоставления кредитапериод времени, в течении которого клиенты должны оплатить купленный товар;
• 2)стандарты кредитоспособностиминимальная финансовая устойчивость, которой должны обладать клиенты для получения возможности отсрочки платежа и размеры допустимой суммы кредита, предоставляемая различным категориям клиентов.
• 3)политика сборов платежейстепень лояльности по отношению к клиентам с точки зрения предоставления кредита.
• 4)скидки (льготы за оплату в более ранние сроки) — сумма и период скидок.

Контроль обоснованности положения кредитной политики следует начинать с проверки вероятности задержки товара клиентом или его неоплаты, т. е. невыполнения обязательств.

Результаты предварительного контроля оформляются в виде досье на контрагента, который представляет собой выраженную в утверждённой форме внутреннего учёта совокупность всех имеющихся данных о покупателе (заказчике).

Следующий контрольный показательоптимальная величина дебиторской и кредиторской задолженности, а также категория и степень риска. Проводится внутренний анализ кредитоспособности контрагента. Определяется категория риска, осуществляются текущий анализ и перспективная оценка финансовой стабильности клиента, обосновывается оптимальная величина дебиторской и кредиторской задолженности. Степень риска определяется исходя из зависимости вероятности невыполнения платежей от финансовой устойчивости контрагента, способности возврата полученного кредита, срока существования фирмы.

Проводят ранжирование покупателей по категориям риска. Каждый контрагент в соответствии с категорией риска его заказа устанавливаются параметры коммерческого кредита, т. е.определённый лимит суммы дебиторской задолженности и предельный срок коммерческого кредитования. Параметры кредитования по каждому классу риска должны быть зафиксированы в соответствующем разделе «Положения о сбытовой политике».

При составлении проекта договора поставки необходимо предусмотреть такое соотнесение календарного графика отгрузки с календарным графиком оплаты, чтобы сумма планируемой на каждую календарную дату дебиторской задолженности не превышала установленному данному заказчику критического уровня дебиторской задолженности. Сумма планируемой на каждую календарную дату дебиторской задолженности рассчитывается как общая сумма отгруженной по договору продукции минус общая сумма оплаченной по договору продукции на календарную дату. При этом учитываются другие договоры с данным заказчиком.

Рекомендуется проводить контроль платёжной дисциплины клиента, а также периодически осуществлять оценку его будущей кредитоспособности.

Следующие контрольные показатели — соответствие ориентирам и положениям кредитной политики организации, а также отклонение фактических данных от статей бюджетов, установленных графиков платежей и погашения дебиторской и кредиторской задолженности. Производят контрольное сличение суммы, указанной в отгрузочных документах, с данными по фактическому уровню дебиторской задолженности покупателя в целях предотвращения установленному данному покупателю критического уровня задолженности.

Чтобы усовершенствовать контроль за сохранностью активов, вместе со счётом-фактурой покупателю целесообразно высылать «напоминание об оплате», где указываются: номер и дата договора, общая сумма задолженности по поставкам, механизм применения санкций за несвоевременную оплату.