Определение метода проектирования организационной структуры подразделения ОПО-10 УГПС МВД РКБ

Общий подход к описанию структуры организационных систем

Проблеме анализа и синтеза организационных структур вообще и пожарной охраны в частности, посвящена обширная литература, подытоженная в последние годы в ряде монографий и обзоров. В этих обзорах уделено относительно немного места структурному анализу, при котором система рассматривается как состоящая из большого числа связанных элементов. Между тем, структурное рассмотрение наиболее приспособлено для решения задач совершенствования оргсистем вообще и пожарной охраны в частности. Интегрированное описание дает возможность выделить только общие диспропорции в распределении численности управленческого персонала, объемов выполняемых работ и т. п., но не позволяет связать эти диспропорции с реальной управленческой деятельностью. В противоположность ему, структурное рассмотрение в явной форме отвечает на вопросы где и какие именно несоответствия и напряженности имеют место в анализируемой оргсистеме [1,2,3].

В этой работе все предлагаемые средства и методы совершенствования структуры управления пожарной охраны основываются только на структурном анализе оргсистем [11].

Такой анализ существенно зависит от особенностей информации, на базе которой он развертывается. Поэтому представляется целесообразным построить классификацию методов анализа, опираясь на классификацию исходной информации. Исследования, посвященные выработке формализованного представления в оргсистемах, как правило, непосредственно не связаны с математическими методами изучения оргсистем. В своем большинстве они описаны на содержательном уровне, но при этом ориентированы на получение такой первичной информации и таких процедур ее преобразования, с помощью которых можно строить достаточно надежные и адекватные формальные описания оргсистем. Именно эти работы берутся за основу для выработки формального подхода к структурному анализу систем управления пожарной охраны.

Под структурной организацией системы (аппарата управления пожарной охраны) обычно принимают результат агрегирования ее исходного формального описания. Между этапом получения информации о структуре оргсистем и этапом ее обработки имеется промежуточный этап формализации данных об организационной структуре. При общем анализе данных этот этап обычно не выделяют, поскольку формализация объектов является очевидной, например: в факторном и классификационном анализе объекты представляются в виде наборов значений некоторых параметров. Для оргсистем нет очевидного способа формализованного представления. Выбор такого способа всегда требует некоторого уточнения. Поэтому в процессе анализа оргсистем вводят специальный этап — формализация представлений об анализируемой структуре. Формализованное представление служит исходным материалом, фиксирующим сам смысл «Организационная система» и делает возможным изучение этого понятия математическими методами. Выбор такого описания определяет набор свойств организационной структуры, подлежащей изучению.

В большинстве работ, посвященных анализу структуры организационных систем, в качестве исходного описания используются двумерные таблицы, строки и столбцы которых соответствуют элементам одного и того же множества (например, информационных связей между должностными лицами), либо прямоугольные таблицы, строки и столбцы которых соответствуют различным множествам (например, матрица распределения функций между должностными лицами). В практических исследованиях для фиксации изучаемых свойств структуры обычно используют несколько таких таблиц. Например, матрицу информационных связей и распределение функций между должностными лицами обычно изучают совместно с данными о структуре формального подчинения, которые фиксируются в виде матрицы смежности графа подчинения. Отношения между элементами, которые фиксируют эти таблицы, могут носить постоянный характер. Тогда эти матрицы описывают статистические свойства структур. Если же в таблицах фиксируется состояние отношений, характерное для ограниченного периода времени, то с помощью нескольких таблиц, полученных для различных периодов времени, можно списывать динамические свойства структур [4].

В клетках таблиц часто стоят нули и единицы (тогда единицы фиксируют факт наличия отношений между элементами, соответствующими строкам и столбцам), а могут стоять и числа (оценки степени выраженности изучаемых отношений). Случаются и более сложные таблицы, в клетках которых записываются символы из некоторого алфавита или коды таких символов. Например, в матрице распределения функций между должностными лицами в клетках часто фиксируют характер участия данного должностного лица в осуществлении рассматриваемой функции (распорядительство, контроль, координация и т. п.) [5].

Иногда, кроме того, строчкам и столбцам таблиц приписываются «веса существенности». Например, это могут быть просто номера уровней руководства в формальной структуре подчинения.

Одна из главных проблем исходного описания заключается в том, что множества элементов, отношения между которыми изучаются, обычно заданы не полностью. Даже задание простейшего множества — множества должностных лиц — иногда требует уточнения. В частности, термины «инженер» или «инспектор» требуют указания характера деятельности именно данного инженера, если такая должность имеется у нескольких лиц.

Пусть определены и зафиксированы множества, определяющие таблицы исходного описания. Следующий шаг состоит в определении значений, вписывается в клетки этих таблиц. Первичная информация для заполнения таблиц обычно собирается во вспомогательных формах и анкетах, анализ которых помогает преобразовать собранную информацию в значения, вписываемые в искомые таблицы. Однако, таким образом полученные таблицы часто слишком громоздки для непосредственного изучения. Поэтому методы агрегирования этих таблиц являются единственным средством выявления основных структурных свойств изучаемых систем. Для агрегирования этих таблиц используются структуризации больших массивов информации.