Историко-теоретический аспект экспертизы ценности документов в делопроизводстве

Зарождение экспертизы ценности документов

Проблема сохранения документов законченных делопроизводством возникла еще в период древнерусского государства. Однако в этот период еще рано говорить об экспертизы ценности документов как таковой. Отбор документов происходил по политическим или экономическим мотивам. Большое достижение делопроизводства этого периода — это мысль о необходимости сохранения документов законченных делопроизводством. В рассмотренный период отсутствовали какие-либо единые требования к отбору документов после окончания их делопроизводством.

С появлением государственных образований увеличивается сфера применения письменной фиксации межгосударственных общений и управленческих действий. Количество видов и разновидностей документов возрастает с развитием производства, классовых отношений, укрепления государства. С XII в. можно говорить о появлении специального аппарата, занимавшегося составлением, подготовкой и рассмотрением документов: это писцы княжеской, вотчинной и городской канцелярий. Устанавливаются правила оформления документов, изложения содержания в зависимости от назначения и вида, вырабатываются правила их обработки [48, c.13].

В Киевской Руси зарождается единая система документохранения в архивах.

Первыми архивами Киевской Руси были:

• — Казна Княжьего двора — центральный общегосударственный архив;
• — местные архивы (хранили посадники);
• — архивы храмов и монастырей (хранились особо важные документы) [39, с.123].

Наиболее известными центрами хранения документов, кроме Казны Княжьего двора, являлись:

• — Софийский собор и Десятинная церковь в Киеве;
• — Софийский собор в Новгороде;
• — соборы и монастыри в городах Киевской Руси.

Архивные документы использовались в юридической, хозяйственной, идеологической жизни, во внешних сношениях Киевской Руси с соседними странами, прежде всего с Византией. Документы являлись основой летописей, благодаря чему многие из них дошли до нас в списках.

По мере развития феодальной раздробленности русских земель происходило обособление и их архивов. При сохранении прежнего набора особо значимых документов, мест их хранения, их использования появляется определенная специфика архивного дела периода раздробленности.

Владимиро-Суздальская Русь, как наследница Киевской Руси, хранила не только общегосударственные, киевские, но и свои документы. Такой объединенный архив лег затем в основу Государева архива Московской Руси.

В XIV в. появилась дьяческая делопроизводственная система [55, c.168].

Дьяки были должностными лицами, ведущими письменное делопроизводство и руководившими подведомственными им канцеляриями. Они же хранили вышедшие из делопроизводства документы, на основе которых писались новые. Преемственность документации требовала упорядочения архивов, составления формулярнпков — образцов делопроизводственных документов.

Новгород и Псков, как феодальные республики, имели свою архивную специфику. Основой их архивов бьша торгово-промыииенная хозяйственная документация. Высокий уровень городской культуры определялся уровнем грамотности населения. Археологические раскопки выявили массив берестяных грамот.

Архивы хранились в Софийском соборе Новгородского Кремля и вечевой башне Великого Новгорода на Торговой стороне. Псковское вече собиралось у Троицкого собора, в котором для хранения архива был установлен специальный ларь. Ларь Святой Троицы, как он назывался, имел юридическую силу. Попадавшие в него документы становились основой всей юридической жизни Пскова. Изъятые из ларя, они утрачивали юридическое значение. Заведывавший ларем ларник имел право скреплять печатью частноправовые акты, становившиеся при этом юридическими документами. Именно с этим ларем связаны первые архивные подлоги, совершенные в хозяйственных интересах.

Наряду с общегородскими в Новгороде и Пскове существовали частные архивы. В частном собрании псковских посадников Дойниковичей находился список «Слова о полку Игореве» [33, с.23].

Развитие архивного дела проявлялось в совершенствовании научно-справочного аппарата и использования документов.

Первой архивной описью считается помещенный в Ипатьевской летописи под 1288 г. перечень принадлежавших владимиро-волынскому князю Владимиру Васильковичу рукописей [33, с.25].

Документы использовались в поземельных опорах, закреплении крестьян за владельцами, дипломатических отношениях. При этом они приобретали особое значение, нередко фальсифицировались, особенно касавшиеся земельных владений. Феодальная раздробленность привела к составлению на местах своих летописных сводов, продолжавших общерусскую Повесть временных лет.

В 1236—1242 гг. в результате нашествия татаро-монголов произошло массовое уничтожение документов домонгольского периода.

Возвышение в XIV в. Москвы, формирование Московской Руси, включение в нее отдельных земель способствовали превращению Москвы в центр архивного дела, вели к концентрации в Москве удельных архивов, формированию единого архива Московской Руси. На основе удельных документов вырабатывались договоры Москвы с уделами. Учитывая значение архивных документов, их частое уничтожение в связи с пожарами и военными действиями, шло создание их копий. Так появились копийные книги — страховой фонд архивов Московской Руси (на случай стихийных бедствий).

В период образования русского централизованного государства особое внимание уделялось хранению документов. Судебник 1550 г. установил, чтобы дьяк хранил все записи судебного заседания. Подьячим запрещалось держать дела у себя. За нарушение этого установления им грозило наказание торговой казнью (публичное телесное наказание на торговой площади) и лишение права впредь исполнять обязанности подьячих. В уставной земской грамоте 1552 г. данная мера наказания для земского дьяка заменена смертной казнью. Суровыми были наказания за утерю документов [64, с.132].

Документы хранили в ларях или сундуках, внутри них — в ящиках, мешочках, «коробьях», а в некоторых приказах — в шкафах. Например, в Поместном приказе были передвижные и вделанные в стену шкафы.

Оформилось понятие архива («хранила», «казны») как собрания исторических документов и документов государственных учреждений. В княжеском дворце при Иване III уже существовала такая «казна» .

В Судебнике 1550 г., в Уложении 1649 г. московское правительство требовало от дьяков и подьячих хранить «государевы и челобитчиковы дела со всяким опасением и радением» не в частных дворах и подворьях, а в «городах-крепостях», в казенных помещениях приказных палат, дворцов, дворов и изб, за печатями, под угрозой потери права приказной службы и наказания кнутом за нарушение требований закона, направленных к хранению в целости и порядке «государевых дел». Статуты Западной Руси (1566 и 1588 гг.) требовали от воевод, старост и земских судей в случае отсутствия безопасных помещений постройки специальных «каменных» хранилищ для содержания в них актовых книг прежних лет [64, с. 130].

Документы описывались и учитывались. Так, наряду с другими ценностями они передавались по росписным спискам, составляемым при смене воевод. В центральных и местных учреждениях составлялись описи дел по годам и периодам воеводства, по местности, в которой созданы документы, по содержанию. Документы в них описывались «в перечень имянно» .

В XVIII в. утверждается термин для обозначения хранилищ документов — «архив». В Генеральный регламент 1720 г. была включена специальная глава «О архивах», в которой говорилось, что «книги, документы и дела» хранятся в канцеляриях и конторах три года. Это — так называемые текущие архивы. По истечении трех лет документы, кроме тех, которые оставались в канцеляриях «для справки» («особлевые уставы, регламенты» и книги), должны были сдаваться в архив коллегии «с роспискою архивариусу «[33, с.34].

Кроме того, предполагалось создавать и государственные архивы. Ими должны были стать архивы при Коллегии иностранных дел, для хранения документов, не касающихся «приходу и расходу», и при Ревизион-коллегии для документов по учету доходов и расходов.

Однако государственные архивы при этих коллегиях не были созданы. Указом 1724 г. был образован архив старых государственных дел, где хранились документы Посольского приказа. Сформировался архив Вотчинной коллегии. Создавались архивы Сената и Синода. В связи с проходившим в 60-х гг. генеральным межеванием в 1768 г. при Московской межевой канцелярии был учрежден специальный архив — «межевая архива» .

В 1728 г. в «Общем наказе губернаторам, воеводам и их товарищам» было указано учредить особые провинциальные (губернские) архивы. По «Учреждениям для управления губерний» в местных учреждениях создавались два архива: текущий для документов, использовавшихся в справочной работе, и окончательный, куда сдавались по описи исполненные и законченные производством дела [33, c.131].

Организации хранения документов придавалось значение и в вотчинных хозяйствах. В наказе A.M. Черкасского была специальная глава «О росписке новому приемщику с прежним», в которой устанавливалась процедура приема-сдачи дел при смене приказчиков.

В архиве дела описывались, к описям составлялись алфавиты личных имен. В коллегиях архивом ведал актуариус. Он должен был все исполненные документы «прилежно собирать» и описывать их в особом реестре, по которому отмечалась выдача во временное пользование и возвращение документов.

Подводя итоги, можно отметить существенные отличия в организации управления и делопроизводства от предшествующего периода. В XVIII в. была создана новая система органов управления с единообразной структурой учреждений, четко установленной компетентностью и коллегиальной формой деятельности. Сложилась строгая иерархия учреждений и должностных лиц, которые при исполнении своих обязанностей руководствовались определенными документами: уставами, регламентами, инструкциями. Для чиновников всех рангов был создан единый текст присяги, зафиксированный в Генеральном регламенте.

Изменились состав и положение чиновничества.

Введение

новых критериев оценки годности к служебной деятельности и денежное (а не натуральное) его содержание поставило чиновничество в подчинение неограниченной власти монарха.

Делопроизводство регулировалось специальными законодательными актами и представляло собою законченный технологический цикл создания и обработки документов, их регистрации, организации справочной службы, контроля за исполнением. Как самостоятельная область более четко оформляется деятельность архивов.

Нарушение установленных правил документирования, хранения и использования документов (хищение документов, искажение их смысла при составлении, подделка и разглашение решений) каралось наказанием смертной казнью («чести, живота и пожитков лишить»), ссылкой, конфискацией имущества, лишением чина или денежным штрафом.