Понятие дебиторской задолженности. 
Возникновение и отражение в балансе предприятия

Финансово-хозяйственная деятельность организаций, как правило, предполагает создание продукции (работ, услуг) и их реализацию, с целью получения экономической выгоды. Когда речь заходит об оплате товара, то, в большинстве случаев, интересы продавца и покупателя расходятся. Продавец хочет получить с покупателя деньги еще до того, как отгрузит товар, и желательно все сразу. Покупателю же, наоборот, сначала получить товар и только потом за него заплатить.

Для поставщика такая форма расчетов самая рискованная. Ведь отгрузив продукцию (работы, услуги), он вынужден ждать, когда покупатель ее оплатит. Тем ни менее в настоящее время довольно часто поставщики отпускают продукцию, не получив за нее денег. В этом случае у них возникает дебиторская задолженность.

Под дебиторской задолженностью понимают задолженность организаций, работников и физических лиц данной организации (задолженность покупателей за купленную продукцию, подотчетных лиц за выданные им под отчет денежные суммы и т. д.). Организации и лица, которые должны данной организации, называются дебиторами.

В соответствии с Указом Президента РФ от 20.12.94 г. № 2204 (в ред. Указа Президента РФ от 31.07.95 № 783) расчеты по поставкам продукции, выполненным работам и оказанным услугам должны быть осуществлены в течение 4 месяцев с момента поставки продукции, выполнения работ и оказания услуг. В случае если в указанный срок расчеты не произведены, то весь доход по сделкам подлежит изъятию в бюджет при условии, что кредитор не предпринял всех необходимых мер к возмещению задолженности, вплоть до обращения в суд.

Также в соответствии с действующим законодательством не истребованная организацией-кредитором дебиторская задолженность, по которой срок истек установленный предельный срок исполнения обязательства по расчетам, по истечении 4 месяцев со дня фактического получения организацией-должником товаров (выполнения работ, оказания услуг) в обязательном порядке списывается на убытки и относится на финансовые результаты организации-кредитора. Сумма списанной задолженности не уменьшает прибыль, учитываемую при налогообложении.

Дебиторская задолженность отражается в следующих формах бухгалтерской отчетности: в бухгалтерском балансе (форма № 1), (по предприятию ОАО «АСТЗ» он представлен по состоянию на 01.01.2004 г. {приложение 1}), приложении к бухгалтерскому балансу (форма № 5) и расшифровке дебиторов и кредиторов предприятия, которая может составляться непосредственно по решению данного предприятия. В балансе дебиторская задолженность отражается по видам.

В двух подразделах актива баланса отражается задолженность юридических и физических лиц данному хозяйствующему субъекту. Она условно делится на два вида: нормальная и неоправданная. Нормальная дебиторская задолженность возникает не из-за недочетов в хозяйственной деятельности организации, а вследствие применяемых форм расчетов за товары и услуги. Неоправданная дебиторская задолженность возникает вследствие недостатков в работе организации, например, при выявлении недостач, растрат и хищений товарно-материальных ценностей и денежных средств. Наличие крупной дебиторской задолженности следует рассматривать как фактор, отрицательно влияющий на финансовое положение организации, а рост ее в динамике свидетельствует о его ухудшении. Дебиторская задолженность отражается в балансе в двух подразделах, в зависимости от сроков ее погашения:

• а) в течение 12 месяцев после отчетной даты;
• б) более чем через 12 месяцев после отчетной даты. В этой связи необходимо отметить два обстоятельства.

Различают следующие виды дебиторской задолженности:

• — задолженность покупателей и заказчиков;
• — задолженность дочерних и зависимых обществ;
• — задолженность участников (учредителей) по взносам в уставный капитал;
• — прочие дебиторы.

Дебиторская задолженность предполагает такое понятие как исковая давность. «Согласно статье 195 «Гражданского Кодекса РФ, исковая давность — это период времени, в течении которого можно предъявить иск должнику из-за того, что он не выполнил свои обязательства по договору (например, не оплатил приобретенную продукцию)» Гуленина И. В. «Как списать дебиторскую задолженность?». // ж-л «Главбух» № 21 ноябрь 2001 г.

Общий срок исковой давности составляет три года. Отсчет срока начинается после того, как прошел период, установленный договором для исполнения обязательства.

Согласно Положения по ведению бухгалтерскому учету и бухгалтерской отчетности в РФ (приказ Министерства финансов РФ от 27 июля 1998 г № 34н, в ред. Приказов Минфина РФ от 30.12.1999 № 107н, от 24.03.2000 № 31н) организация должна проводить инвентаризацию дебиторской задолженности и списывать те долги, по которым истек срок исковой давности.

Списанная задолженность не аннулируется. Ее сумма учитывается на забалансовом счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов». На каждое обязательство, которое списывается, бухгалтер составляет письменное обоснование, а руководитель издает приказ.

Списанная дебиторская задолженность может отражаться двумя способами, в зависимости от того, создает организация резерв сомнительных долгов или не создает.

Организация вправе создавать резерв по сомнительным долгам. Резервы по сомнительным долгам, формируются за счет балансовой прибыли. Суммы отчислений в этот резерв включаются в состав внереализационных расходов равномерно в течение отчетного периода. При списании с баланса предприятия невостребованных долгов, ранее признанных сомнительными, соответственно уменьшается сумма созданного резерва в корреспонденции со счетами учета расчетов с дебиторами. При присоединении неизрасходованных сумм резервов по сомнительным долгам к прибыли года, следующего за годом их создания, соответственно уменьшается сумма резервов и увеличивается размер налогооблагаемой прибыли. Создаваемый резерв по сомнительным долгам служит источником пополнения оборотных средств, авансированных в операции по реализации товаров, работ и услуг. Сумма резерва по сомнительным долгам определяется по результатам проведенной в конце предыдущего отчетного периода инвентаризации дебиторской задолженности и исчисляется следующим образом:

• — по сомнительной задолженности со сроком возникновения свыше 90 дней — в сумму создаваемого резерва включается полная сумма выявленной на основании инвентаризации задолженности;
• -по сомнительной дебиторской задолженности со сроком возникновения от 45 до 90 дней — в сумму резерва включается 50% от суммы выявленной задолженности;
• -по сомнительной дебиторской задолженности до 45 дней — не увеличивает сумму создаваемого резерва.

Сомнительными долгами считаются те виды дебиторской задолженности, которые не погашены в установленные сроки и не обеспечены юридически полноценными обязательствами или гарантиями. Не полученные в течение года с дебиторов долги переносятся на финансовые результаты предприятия. При этом сумма создаваемого резерва по сомнительным долгам не может превышать 10% от выручки отчетного периода. Использовать резерв сомнительных долгов можно только для погашения задолженности, по которой истек срок исковой давности и других долгов, нереальных для взыскания.

Списанию по истечении срока исковой давности задолженность подлежит только истребованная задолженность. Если же кредитор не принимает мер взыскания задолженности, то дебиторская задолженность списывается на убытки через четыре месяца после фактического получения товаров предприятием должником. Списанная сумма неистребованной задолженности налогооблагаемую базу не уменьшает.

Если резерв по сомнительным долгам не создается, то списанная задолженность относится на убытки, которые являются внереализационными расходами в соответствии с гл. 25 НК и Положения о составе затрат. В налоговом учете данная операция отражается следующими проводками:

1) Списана сумма дебиторской задолженности (включая НДС) на убыток Д-т сч. 91/2 «Прочие расходы» (сумма в руб.).

К-т сч. 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» (сумма в руб.).

2) Учтена сумма списанной задолженности Д-т сч. 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» (сумма в руб.).