За единицу хранения и учёта страхового фонда, подготовленного в виде рулонного микрофильма, принимается физически обособленный рулон микрофильма страхового фонда вне зависимости от количества заснятых на нём фондов, дел, документов. За единицу измерения страхового фонда принимается кадр микрофильма.
Учёт страхового фонда ведётся по книге учёта поступлений страхового фонда и фонда пользования и описям страхового фонда.
Запись в книге учёта поступлений страхового фонда производится по мере поступления микрофильмов вне зависимости от фондовой принадлежности документов, объёма включённых в копию дел или документов, количества страховых копий. По книге поступлений единицам хранения страхового фонда присваиваются порядковые номера. В графе 3-й книги поступлений указываются номер и дата заказа на изготовление копий. Графы 5-я и 6-я заполняются на основе соответствующих пунктов заказа на изготовление копий.
Опись страхового фонда составляется в 3-х экземплярах. Первый экземпляр передаётся со страховыми копиями в специальное хранилище, два остаются в архиве (один — неприкосновенный, второй — рабочий).
В зависимости от конкретных условий описи могут составляться на микрофильмы страхового фонда одного или нескольких фондов. Описи нумеруются валовыми (по архиву) номерами.
В опись страховая копия записывается только один раз. Порядковый номер, присвоенный страховой копии по описи, является её постоянным номером. Нумерация страховых копий в единой описи страховых копий по всему архиву может продолжаться до пятизначного номера, после чего заводится новая опись. Перенумерация страховых копий или присвоение освободившихся номеров копий другим копиям запрещается.
Опись страхового фонда должна иметь годовые разделы, к которым составляются итоговые записи о количестве включённых в раздел единиц хранения страхового фонда и о количестве скопированных дел за год, а также указывается нарастающий итог — общее количество изготовленных кадров и скопированных дел государственного архива.
По окончании записей в описи, а также при делении описи на тома (если страховые копии в спецхранилище передаются частично) в конце описи, тома также делается итоговая запись.
Постоянным шифром единицы хранения страхового фонда являются название архива, номер описи страхового фонда, номер единицы хранения страхового фонда с добавлением индекса «СФ». Шифр проставляется на контрольных кадрах страховой копии, на бланке этикетки на верхней крышке большой кинокоробки и бортах упаковки.
