Учет расчетов с подотчетными лицами по средствам, выданным на операционно-хозяйственные расходы
К документам, подтверждающим факт приобретения продукции (товаров, работ, услуг), относятся кассовый чек либо квитанция к приходному кассовому ордеру (ПКО) с приложением к ним копии товарного чека, квитанция к отрывному талону и другие приходно-расходные документы, утвержденные уполномоченными государственными органами. Не допускается принимать к учету расходы по чекам не расшифровывающим затраты. Читать ещё >
Учет расчетов с подотчетными лицами по средствам, выданным на операционно-хозяйственные расходы (реферат, курсовая, диплом, контрольная)
Субъекты хозяйствования, предприниматели с применением наемного труда, в том числе и исследуемое предприятие, выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные и иные виды расходов на следующие сроки:
- — не более трех рабочих дней на хозяйственно-операционные расходы, производимые в месте нахождения субъекта хозяйствования, предпринимателя с применением наемного труда;
- — не более десяти рабочих дней на хозяйственно-операционные расходы, производимые вне места расположения субъектов хозяйствования, предпринимателя с применением наемного труда;
- — до тридцати рабочих дней в сумме, не превышающей размера одной минимальной заработной платы.
Список работников, имеющих право получать деньги под отчет на хозяйственные нужды, должен определяться приказом руководителя предприятия в начале года.
В соответствии с приказом руководителя подотчетные лица получают наличные деньги, выдаваемые на основании оформленного расходно-кассового ордера (РКО). В бухгалтерии на выданные по РКО подотчетные суммы составляется запись, отражающая дебиторскую задолженность предприятию, т. е., Д71, К50.
Основными реквизитами расходно-кассового ордера являются:
- — наименование организации;
- — номер документа и дата его составления;
- — сумма, подлежащая выдаче;
- — ФИО работника, которому необходимо выдать аванс;
- — документ, на основании которого оформляется данный РКО;
- — документ, удостоверяющий личность работника;
- — сумма прописью и подписи руководителя, главного бухгалтера, подотчетного лица и кассира, выдавшего аванс.
К документам, подтверждающим факт приобретения продукции (товаров, работ, услуг), относятся кассовый чек либо квитанция к приходному кассовому ордеру (ПКО) с приложением к ним копии товарного чека, квитанция к отрывному талону и другие приходно-расходные документы, утвержденные уполномоченными государственными органами. Не допускается принимать к учету расходы по чекам не расшифровывающим затраты.
Каждый из этих оправдательных документов должен быть установленной формы с содержанием обязательных реквизитов. Так, например, в кассовом чеке должны быть четко пропечатаны идентификационный номер продавца товара, его наименование, номер кассовой машины, дата совершения операции, сумма.
Приобретенные товарно-материальные ценности подотчетным лицом приходуются по соответствующим первичным документам (накладная, товарная накладная). В бухгалтерии составляется запись Д44,10, К71.
Синтетический учет расчетов с работниками предприятия по подотчетным суммам осуществляется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету счета отражается дебиторская задолженность работников по выданным им авансам. По кредиту 71 счета отражается израсходованная сумма денежных средств, выданная в подотчет. Сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» обычно бывает дебетовое и отражает остаток подотчетных сумм, числящихся за подотчетными лицами.
Аналитический учет по счету ведется по каждой авансовой выдаче.
В условиях применения полной журнально-ордерной формы учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется в журнале-ордере № 7. Он является комбинированным регистром, сочетающим аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Это означает, что каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале-ордере одна строка. При применении сокращенной журнально-ордерной формы учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется в журнале-ордере № 03.
Учет наличия и движения подотчетных сумм при упрощенной форме обобщается в ведомости №В-5, которая ведется по данным расходных и приходных кассовых ордеров, авансовых отчетов и других документов.
На основании журнала хозяйственных операций ОАО «Нарочанские зори» изучим проводки расчетов сумм, выданных под отчет в таблице 3.
Таблица 3. — Расчеты с подотчетными лицами ОАО «Нарочанские зори»:
Содержание хозяйственной операции. | С дебета счета. | В кредит счета. | Сумма. |
Выдача сумм в подотчет на хозяйственные расходы заведующей хозяйством Киргиз Ю.Б. | |||
Поступление материальных ценностей, оплаченных за счет подотчетных сумм. | |||
Внесены в кассу неизрасходованные денежные средства Киргиз Ю.Б. | |||
Выдана сумма в подотчет на хозяйственные расходы Малашевич А.С. | |||
Поступление марок, оплаченных за счет подотчетных сумм. |
Кроме приведенных в таблице бухгалтерских записей при учете расчетов с подотчетными лицами могут составляться и другие проводки.
Расходы, оплаченные из подотчетных сумм в пределах норм, списываются с кредита счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в дебет счетов расходов, т. е., Д10, 20, 26, К71.
Расходы, оплаченные из подотчетных сумм сверх норм, но с разрешения руководителя предприятия, списываются с кредита счета 71 в дебет счета 84 «Нераспределенная прибыль» или в дебет счетов фондов потребления предприятия, т. е., Д84, К71.
Отнесение на виновных лиц неправильно израсходованных сумм, выданных под отчет, отражается составлением записи Д73.2, К71.
На сумму невозвращенных в срок подотчетных средств составляется запись Д94, К71, после которой эта сумма списывается на виновное подотчетное лицо Д73.2, К94.
При направлении подотчетного лица в заграничную командировку ему выдается аванс в иностранной валюте. При этом в бухгалтерии составляются следующие записи:
- — приход валюты, полученной в банке — Д50.4, К52;
- — списание выданной в подотчет валюты — Д71, К50.4;
- — после возвращения из командировки подотчетная сумма списывается в счета затрат — Д20, 26, К71.
Возникающие курсовые разницы на день выдачи аванса и на день предоставления авансового отчета по кредиторской задолженности по счету 71 относятся на себестоимость продукции, а по дебиторской — на финансовые результаты от деятельности предприятия.
Таким образом, все операции по выдаче авансов и расчетов по ним с подотчетными лицами находят подтверждение в журнале-ордере предприятия, содержащем ФИО подотчетного лица, его должность, остаток на начало периода, обороты за период и остаток на конец периода по 71 счету.