Организация работы с документами — это создание оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение).
К таким работам можно отнести:
- 1 — прием и регистрацию документов
- 2 — рассмотрение документов руководителем
- 3 — порядок прохождения документов в организации
- 4 — их исполнение
- 5 — контроль исполнения
- 6 — формирование дел
- 7 — подготовку и передачу дел в архив
В документационном обеспечении предприятия можно выделить три группы документов:
- — поступающие (входящие) документы
- — внутренние документы
- — отправляемые (исходящие) документы.
Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.
Порядок составления и согласования внутренних документов не имеет существенных отличий от составления исходящих документов и включает те же операции.
Для исходящих документов добавляется операция «Отправка адресату» после их регистрации.
Регистрация может проводиться для всех групп документов, прежде всего для входящих документов.
Работа по исполнению и контролю исполнения документов охватывает внутренние, входящие документы и только как исключение — исходящие.
Со стадии формирования дел все группы документов проходят одни и те же операции, кроме входящих документов, которые за редким исключением, на архивное хранение не передаются.
Основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия.
Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника, в то же время исключает дублирование операций при работе с документами.
Разделение труда между работниками закрепляется в должностных инструкциях.
Для установления единого порядка составления документов и организации работы с ними на предприятии разрабатывается инструкция по делопроизводству, содержащая образцы правильно оформленных документов по ГОСТ 6.30−2003 и правила работы с ними.
Большой вклад в совершенствование работы с документами предприятия может внести секретарь-референт руководителя.
