Учет и документальное оформление пособий по больничным листам, расчет очередных отпусков

При расчете основных видов выплат, таких как пособие по временной нетрудоспособности (приложение П), очередной отпуск (приложение Р) и др., следует четко понимать разницу между понятиями рабочий период и расчетный период, а также следует помнить, что указанные выплаты рассчитываются, исходя из среднедневного заработка работающих.

Рабочий период — период времени, в течении которого работник состоял в трудовых отношениях с организацией.

Расчетный период — период времени, используемый для расчета среднего заработка работника. Рабочий период и расчетный период могут и не совпадать.

Средняя заработная плата.

Правительство Российской Федерации своим Постановлением от 11.04.2003 г. № 213 утвердило «Положение об особенностях порядка исчисления средней заработной платы», которое вступило в силу с 24 апреля 2003 г [12, c.3]. Положение является обязательным для применения организациями всех форм собственности и всех организационно-правовых форм.

В положении предусмотрены особенности исчисления среднего заработка в различных ситуациях: при не полностью отработанном расчетном периоде, если работник в расчетном периоде (или более продолжительном периоде) не имел заработка, в случаях, когда в расчетном периоде и до расчетного периода работник не имел отработанных дней или заработка в данной организации, для работников, которым установлен суммированный учет рабочего времени, для работников с неполным рабочим временем, для оплаты времени вынужденного прогула и др.

В соответствии со ст. 139 ТК РФ для расчета средней заработной платы учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые в соответствующей организации независимо от источников этих выплат:

• а) основная заработная плата по тарифным ставкам (окладам), сдельным расценкам, в процентах от выручки и т. д.;
• б) стимулирующие надбавки и доплаты к тарифным ставкам, должностным окладам за профессиональное мастерство, квалификационный разряд, расширение зон обслуживания, выполнение обязанностей временно отсутствующего работника и другие, предусмотренные положениями об оплате;
• в) компенсационные выплаты и доплаты, связанные с условиями труда, — выплаты, обусловленные районным регулированием оплаты труда (по коэффициентам и процентным надбавкам), повышенная оплата труда на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными и иными особыми условиями труда, за работу в ночное время, оплата работы в выходные и нерабочие праздничные дни, оплата сверхурочной работы;
• д) премии и вознаграждения, предусмотренные положениями об оплате (премировании) работников организаций, и др.

Так как в соответствии со ст. 139 ТК РФ при расчете среднего заработка учитываются только выплаты по заработной плате, материальная помощь, оказываемая всем или большинству работников, с 1 февраля 2002 г. в расчет не включается, поскольку эта выплата не является заработной платой.

Расчет среднего заработка работника в 2005 г. производится исходя из фактически начисленной заработной платы и фактически отработанного времени за 12 месяцев, предшествующих моменту выплаты. Средний заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется за последние три календарных месяца [12; 34; 35].

На практике наиболее часто применяется методика расчета среднего заработка при выплате пособий по временной нетрудоспособности, отпускные, различные компенсации.

Примечание:

• а) ежемесячные премии и вознаграждения при определении среднего заработка учитываются: не более одной выплаты за одни и те же показатели за каждый месяц расчетного периода;
• б) премии и вознаграждения за период работы, превышающий один месяц, — не более одной выплаты за одни и те же показатели в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода;
• в) вознаграждение по итогам работы за год, единовременное вознаграждение за выслугу лет, иные вознаграждения по итогам работы за год, начисленные за предшествующий календарный год, — в размере 1/12 за каждый месяц расчетного периода независимо от времени начисления вознаграждения;
• д) если время, приходящееся на расчетный период, отработано не полностью, то премии и вознаграждения учитываются при определении среднего заработка пропорционально времени, отработанному в расчетный период (за исключением ежемесячных премий, выплачиваемых вместе с заработной платой за данный месяц);
• ж) при повышении в организации тарифных ставок (должностных окладов) средний заработок работников повышается на коэффициент увеличения тарифных ставок (должностных окладов).

Пример Расчет среднедневного заработка штамповщицы Фомичевой Т. А представлен в таблице 14.

Таблица 14 Расчет среднедневного заработка штамповщицы Фомичевой Т. А., руб.

*-не включаются для расчета суммы, выплаченные за простой цеха (300 шифр, 1 день оплачивается из расчета 2/3 от тарифной ставки рабочего).

Премия начисляется за отработанное время, поэтому итоговое значение суммы премии для расчета среднедневного заработка работника составит:

3738,59 / 247×204 = 3087,74 рублей.

Для расчета среднедневного заработка включены: оплата по тарифной ставке, дополнительная оплата за 2 смену, премии за выполнение плана, за индивидуальные результаты труда, премия за качество.

Итого заработная плата за расчетный период составляет: 36 123,81+3087,74=39 211,55 рублей.

Среднедневной заработок составляет 39 211,55 / 204 = 192,21 рублей.

Пособия по временной нетрудоспособности выдаются при заболевании (травме), связанной с утратой трудоспособности; санаторно-курортном лечении; болезни члена семьи в случае необходимости ухода за ним; карантине; временном переводе на другую работу в связи с заболеванием туберкулезом или профессиональным заболеванием; протезировании с помещением в стационар протезно-ортопедического предприятия. Основанием для назначения пособия служит выданный лечебным учреждением листок нетрудоспособности, а при его утрате — дубликат этого листка. Дубликат выдает лечащее учреждение, которое выдало листок нетрудоспособности, по предъявлении справки с места работы о том, что за данное время пособие не выплачивалось [13; 26].

Пособие по временной нетрудоспособности исчисляется в соответствии с постановлением «О порядке обеспечения пособиями по государственному социальному страхованию», утвержденным постановлением Президиума ВЦСПС от 12 ноября 1984 г. № 13−6, с последующими изменениями и дополнениями [13].

Размеры пособия при общем заболевании зависят от непрерывного трудового стажа работника:

• а) до 5 лет — 60% от среднедневного заработка;
• б) от 5 до 8 лет — 80% от среднедневного заработка;
• в) 8 лет и более — 100% от среднедневного заработка.

Пример Работница цеха Механический № 2 Худоназарова О. А. к моменту нетрудоспособности проработала на заводе непрерывно 7 лет 2 месяца. Размер пособия при общем заболевании составит 80% от её среднедневного заработка.

Законодательством предусмотрены случаи, когда независимо от непрерывного стажа работы пособие выдается в размере 100% заработной платы работника: вследствие трудового увечья или профессионального заболевания; работающим инвалидам Великой Отечественной войны и другим инвалидам, приравненным в отношении льгот к инвалидам Великой Отечественной войны; лицам, имеющим на своем иждивении 3 и более детей, не достигших 16 лет (учащихся — 18 лет); по беременности и родам; гражданам, подвергшимся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС и т. д.

Размер пособия одинаков для всех членов трудового коллектива, как состоящих, так и не состоящих в профсоюзной организации.

С 01.01.2005 г. внесены изменения в законодательство о социальном страховании. Согласно Федеральному закону № 202-ФЗ от 29.12.2004 г. на 2005 год сохранен действовавший в 2004 году порядок исчисления пособий по временной нетрудоспособности, беременности и родам.

Пособие по временной нетрудоспособности, беременности и родам исчисляется из среднего заработка работника по основному месту работы за последние 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу наступления нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам с учетом непрерывного трудового стажа и иных условий, установленных законодательством об обязательном социальном страховании. При этом, если работник в последние 12 календарных месяцев перед наступлением нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам проработал фактически менее 3 месяцев, то…

• а) 612 шифр — 25−26.07.2005г. — 2 рабочих дня;
• б) 600 шифр — 27−31.07.05г. — 2 рабочих дня;
• в) 610 шифр — 1−4.08.05г. — 4 рабочих дня.

Среднедневной заработок составляет 500 руб. 00 коп. При этом на начисленные суммы делаются следующие проводки:

• а) Д20,23,25,26,44 К70 — сумма по 612 шифру 500,00×2 =1000,00 руб;
• б) Д69−1 К70 — сумма по (600+610) шифрам 500,00×2 + 500,00×4 = 3000,00 руб.

Общий заработок к моменту болезни составляет 48 500,00 руб., поэтому никаких льгот по налогу на доходы физических лиц не предоставляется:

Д70 К68−1 сумма НДФЛ от общей суммы пособия 13% x 4000,00 = 520,00 руб.

На сумму пособия, оплачиваемую работодателем за первые два дня нетрудоспособности единый социальный налог и страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний не начисляются [15, c.3].

В настоящее время на территории РФ находятся в обращении бланки листков нетрудоспособности как устаревшего образца (синего цвета), так и новые (зеленого цвета). Бланки старого образца принимаются к оплате только до 1 июля 2005 г.

Пособие по временной нетрудоспособности исчисляется из фактического заработка, в который включаются все виды заработной платы, все виды денежных премий, предусмотренные системой оплаты труда; надбавки и доплаты к заработной плате; вознаграждения по итогам работы за год и выплаты за выслугу лет.

В сумму заработка, из которого исчисляется пособие, не включаются: заработная плата за работу в сверхурочное время, включая доплату за часы сверхурочной работы, оплата за работу по совместительству, как в другой организации, так и по месту основной работы, доплата за работу, не входящую в обязанности рабочего или служащего по основной работе, заработная плата за дни простоя, за время очередного и дополнительного отпусков, за время военного учебного или поверочного сбора, выполнения государственных или общественных обязанностей, единовременные премии, не связанные с производственной деятельностью (например, к юбилейным датам, дням рождения и т. п.), разного рода выплаты компенсационного характера (компенсация за неиспользованный отпуск, выходное пособие и др.), заработная плата за работу в праздничные дни и в дни еженедельного отдыха, если в это время работник не должен был работать согласно графику выхода на работу.

При исчислении пособия в заработок включаются премии, предусмотренные системой оплаты труда, независимо от периодичности и выплаты. В расчет включаются ежемесячные и ежеквартальные премии, премии за отдельные периоды, по итогам работы за год, а также единовременные, выплачиваемые за достижение особо высоких показателей труда. Если премия носит единовременный характер и не связана с производственной деятельностью (например, к юбилейным датам, по случаю окончания учебного заведения), то в заработок для начисления пособия она не включается.

Вознаграждение по итогам работы за предшествующий год и единовременное вознаграждение за выслугу лет включаются в заработок текущего года в размере 1/12 части их общей суммы [13; 16; 21].

Оплата отпусков. Всем основным, временным и сезонным работникам, а также лицам, работающим по совместительству, предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск (согласно ТК РФ). Минимальная продолжительность отпуска — 28 календарных дней. Некоторым категориям работников законодательством установлен удлиненный отпуск (работники моложе 18 лет имеют ежегодный отпуск не менее 31 календарного дня).

Кроме того, работнику может быть предоставлен ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, продолжительность которого определяется коллективным договором. Например, работникам, занятым на работах с вредными условиями труда — дополнительно 14 календарных оплачиваемых дней; работникам с ненормированным рабочим днем — дополнительно 3 календарных оплачиваемых дня.

Коллективным договором предусмотрено предоставление работнику дополнительных кратковременных отпусков с сохранением заработной платы в случаях вступления сотрудника в брак (3 рабочих дня), рождения ребенка (1 рабочий день), смерти лиц, состоящих с сотрудником в близком родстве (муж, жена, дети, родители, братья, сестры), или лиц, находящихся на иждивении сотрудника (3 рабочих дня).

Продолжительность ежегодного основного и дополнительных оплачиваемых отпусков исчисляется в календарных днях. Нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются и не оплачиваются. При исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском.

Для предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска работник пишет заявление на имя руководителя подразделения. Началом основного отпуска для работников Общества считается 5-ое или 20-е число месяца (согласно утвержденного графика очередных отпусков). Разрешается считать началом отпуска ближайший к этим датам понедельник.

Порядок расчета среднего заработка при оплате отпусков. В соответствии с разъяснениями специалистов управления по труду Администрации по Ульяновской области средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в календарных днях и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляются путем деления суммы заработной платы, фактически начисленной за расчетный период, на 3 и на среднемесячное число календарных дней (29,6).

В случае, когда один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью, количество календарных дней рассчитывается пропорционально:

Норма рабочего времени в днях (15 дней в июне) — 29,6 календарных дней Отработано дней (11 дней в июне, остальные дни — по б/л) — X календарных дней.

X= 29,6*11:15= 21,7 календарных дней.

Пример Электросварщик Давыдов В. М. С 01.08.2005 г. по 11.09.2005 г. находится в очередном отпуске. Ему предоставлен очередной отпуск на 42 календарных дня (28дней — обычный отпуск, 14 дней — дополнительно за вредные условия труда).

При исчислении среднего дневного заработка из расчетного периода исключаются нерабочие праздничные дни [35, c. 25].

В организациях допускается расчет отпуска по выбору: либо по рабочим, либо по календарным дням. Выбранный вариант расчета отпускных следует оформить приказом по организации. На рассматриваемом мною предприятии инструкцией «О порядке предоставления отпусков работникам ОАО УАЗ» выбран расчет отпусков по календарным дням.

Пример Работник уходит в очередной отпуск в августе 2005 г. Берутся в расчет май, июнь, июль 2005 г. Тогда в июле рассчитываем предварительные отпускные. Берем в расчет май и июнь как обычно. Перерасчет сумм отпускных производится сразу после получения сведений о заработной плате за последний месяц расчетного периода. Если, в результате перерасчета, сумма причитающихся отпускных начислена в большем размере, то производится доплата, если в меньшем — производится удержание.

Размер оплаты дней основного и дополнительного отпусков определяется умножением среднего дневного заработка на количество дней отпуска.

Пример Рихтовщику Хамидуллину И. Х. предоставлены основной и дополнительный отпуска с 01.08.2005 г. по 13.09.2005 г. (28+14 календарных дня). Для расчета суммы отпускных необходимо определить среднедневной заработок, который рассчитывается так:

• а) заработок берется за последние 3 месяца, в данном случае — это май, июнь, июль 2005 года;
• б) премия за стаж работы составит сумму 2004,46 руб;
• в) заработная плата без учета премии за стаж за три месяца составит:
  • 8139,72+5616,14+8155,93 = 21 911,79руб;
• д) график работы за три рассматриваемых месяца представлен в таблице 15;

Таблица 15 График работы, дни.

• д) при этом видно, что работник отработал дней меньше, чем предполагалось по плану. Поэтому нужно делать перерасчет доплаты за стаж и дисциплину труда:
  • 2004,46 / 46 * 45 = 2000,02 рублей;

Если бы работник отработал фактически больше, чем предполагалось по плану, то перерасчет премии не нужно было бы делать;

• ж) Итого фактический заработок для оплаты очередного отпуска составит 21 911,79+2000,02 = 23 911,81 рубль;
• к) находим среднедневной заработок: 23 911,81 / 86,8 = 275,48 рубль за день;
• л) оплата очередного отпуска составит: 275,48×42 дня = 11 570,16 рублей.

При этом 31 день очередного отпуска приходятся на август, а 13 дней — на сентябрь. Поэтому в расчетном листе работника будет сделана запись:

• а) 380 шифр — 31 день 8539,88 руб. (275,48×31 день);
• б) 390 шифр — 13 дней 3581,24 руб. (275,48×13 дней).

Компенсация за неиспользованный отпуск. Если работник увольняется и у него остались дни неиспользованного отпуска, то при увольнении он получает за них денежную компенсацию [2; 35]. При исчислении компенсации за отпуск подлежат оплате за каждый месяц работы: при отпуске в 28 календарных дней: кол-во отработанных месяцев в расчетном периоде/12*28. Аналогичный расчет при отпуске в 31, 34, 42 календарных дней.

Пример Работник увольняется 5 июня 2005 г. Он не использовал отпуск с расчетным периодом 1.01.2005;1.01.2006г. Компенсация за неиспользованный отпуск будет выдана за 12 дней (5/12*28).

Компенсация выплачивается в размере среднедневного заработка за каждый неиспользованный день отпуска.

Пример Менеджер до увольнения после очередного отпуска проработал 7 месяцев. Он имеет право на отпуск за этот период в количестве 14 рабочих дней, среднедневной его заработок — 285 руб. Сумма компенсации за отпуск составит 3990 руб. (285 * 14).

Начисленные суммы на оплату отпусков, а так же денежной компенсации за неиспользованный отпуск в учете отражаются записью:

Д 20, 23, 25, 26, 44 К 70.

Начисление сумм за очередной отпуск происходит авансом, а потом в том месяце, когда работник уйдет в отпуск будет произведено сторнирование счетов [35, c.27].

Пример Работник, принятый в организацию с 3 марта 2004 г., уходит в отпуск в октябре 2005 г. сроком на 28 календарных дней. Расчетный период для исчисления среднего заработка — июль, август, сентябрь 2005 г. Весь период работником отработан полностью. При этом ежемесячная заработная плата работника составляет 10 000 рублей. Кроме того, работнику были начислены: премия по итогам работы за 2004 год — 8000 рублей, пропорционально фактически отработанному за 2004 год времени, в июле — премия по итогам работы за 1 полугодие 2005 года — 6000 руб.

В октябре 2005 года начислена премия 3000 руб. по итогам работы за 3 квартал 2005 г.

Начисленные суммы показаны в таблице 16.

Таблица 16 Суммы, учитываемые при расчете очередных отпусков.

В 2004 г. отработано 10 месяцев, то премия по итогам работы за 2004 год начисляется ежемесячно по 1/10 части.

За 3 квартал премия начислена не в расчетном периоде и не учитывается для расчета среднего заработка.

Сумма заработной платы составит 35 400, размер отпускных 11 162,16 руб. Но если бы расчетный период был отработан не полностью, то премию надо учитывать пропорционально отработанному в расчетном периоде времени.

В бухгалтерии на начисленные суммы будут сделаны следующие проводки:

• а) Д 20 К 70 — 35 400,00 рублей;
• б) Д 20 К 70 — 11 162,16 рублей.